Tilpasning af dokumentet Fastholdelse og Retssager Hold strategier er nøglen til Defensible sletning af data

Fra det øjeblik, vi sætter os ned på vores skriveborde til vores sidste Smartphone kontrol før seng, vi hele tiden mindet om den store mængde af e-mails og data rettet mod os. I 2010 gennemsnit viste, at cirka 294 milliarder e-mails blev sendt hver arbejdsdag. Statistik fra 2011 viser, at den typiske business e-mail-konto sendt eller modtaget et gennemsnit på 105 e-mails hver dag. (“ Hvor meget ved du om din e-mail &";? www.dynamicbusiness.com.au, September 1, 2011) Mere vanskeligt at kvantificere, er virksomhedens elektroniske dokumenter (rapporter, regneark, wikis, SharePoint poster, MS Office-dokumenter, osv .), fordi mængden af ​​dem afhænger af selskab og industrien lodret. Men tendensen er klar og det stadigt voksende bølge af data har – eller burde have – en enorm indflydelse på dokument fastholdelses- og retssager hold strategier, især i betragtning af den nederste linje.

Datalagring er dyrt på sådan en stor skala og har et direkte forhold til omkostningerne i forbindelse med risikostyring, især for virksomheder, der er udsat for retssager eller offentlig regulering. Fuld blæst forarbejdning, gennemgang og produktion kan have en retssag udgifter til $ 2,70 til $ 4,00 per dokument. (Degnan D. Regnskab for omkostningerne ved Electronic Discovery Minnesota Journal of Law, Science & Technology 2011; 12 (1):.. 151-190.) Mens ingen ønsker at risikere sanktioner for plyndring, klart det er i en virksomhed &' ; s bedste interesse at kunnet forsvares reducere de millioner af dokumenter, der ofte unødigt bevaret. Ikke blot vil denne praksis reducere omkostningerne ved retssager ved bortskaffelse af data, der er enten gamle, ubrugelige eller ikke business-relaterede, vil det også mindske nogle af de risici og omkostninger, der kan opstå som følge af unødvendige opbevaring af potentielt skadelige data i endnu skal indgives eller forventet retssag

Justering et selskab &'; s. dokument fastholdelsespolitik med retssager hold strategi kan være en udfordring, når der findes konkurrerende interesser. For at opnå den omkostningsoptimale balance mellem de to planer, juridiske og it-afdelinger skal bedre koordinere deres indsats. Risikostyring kan være det endelige mål for begge afdelinger, men deres perspektiver adskiller sig nok, at de ofte ikke at værdsætte hinanden &'; s bidrag til opfyldelsen af ​​dette mål. For at formulere den ideelle dokument fastholdelsespolitik, disse afdelinger nødt til at stole på hinanden &';. Ekspertise

Alle dokument opbevaring politikker er underlagt kontrol, hvis retssager eller statslig regulering kommer ind i ligningen. Dette niveau af kontrol er baseret på en rimeligheden standard – er din bestemt dokument fastholdelsespolitik “ rimelige &"; for din organisation &'; s behov og udsættelse for retssager eller regulering? At måle denne tærskel for rimelighed, en organisation har brug for at spørge sig selv en række spørgsmål om forretningsmæssige behov, forpligtelser, branchestandarder, og eksponering for retssager. Ved besvarelsen af ​​disse spørgsmål, vil Legal ønsker at rådføre sig med it. I mellemtiden vil det være nødvendigt at stole på Legal i forhold til hvilke typer af dokumenter undergår opbevaring specifikke politikker.

En passende dokument fastholdelsespolitik vil også tage hensyn til vedtægter for begrænsninger eller lovgivningsmæssige krav, der styrer opbevaringsperioder af visse Dokumenter. Hver type dokument, herunder kontrakter, personskade /produktansvar, skat, Sarbanes-Oxley, EPA og OSHA relaterede dokumenter bør bevares og bortskaffes i overensstemmelse hermed. For eksempel, afhængigt af kompetence, den periode, hvor en tvist kontrakt kan bringes spænder fra tre til tyve år, målt fra tidspunktet for bruddet. Men de fleste kontrakt tvister bragt i løbet af den pågældende kontrakt eller lige efter ophør, således at virksomhederne kan snævert skræddersy deres kontrakt relateret dokument fastholdelse. Den bedste dokument fastholdelsespolitik vil også have indført procedurer vedrørende back-up bånd og andre former for dybere arkiv opbevaring på grund af de høje omkostninger, der er forbundet med at identificere, adgang til og producerer data fra disse.

Hvornår fokus skiftet fra dokument fastholdelse til en forpligtelse til at sætte en retssag hold på plads? Pligten til at bevare tillægger når en part først sat på meddelelse om potentielle retssager. “ Når en part med rimelighed forventer retssager, er det forpligtet til at suspendere sit rutine dokument fastholdelse /politik ødelæggelse og gennemføre en &'; retssager hold &'; at sikre bevarelsen af ​​relevante dokumenter &"; Goodman v. Praxair Services, Inc., __ F.Supp.2d __ 2009 WL 1.955.805 ved * 14 (D.Md. jul 7, 2009) (citerer Zubulake IV, 220 FRD ved 218). Der er nogle åbenlyse (og mere subtil) “ trigger events &"; der kan nødvendiggøre retssager hold. Stævninger, domstol beordrede produktion, modtagelse af proces eller en klage, er klare indikatorer, som du og din organisation har en forpligtelse til at bevare relevante data. Hertil kommer, trusler om retssager af en medarbejder, kunde eller kontrakt partner, såsom i en efterspørgsel brev eller via e-mail, vil også forpligter virksomheden til at sikre relevante data mod plyndring. Klager over arbejdskraft spørgsmål af en medarbejder, som f.eks fjendtligt arbejdsmiljø, sexchikane, og aldersdiskrimination vil også udløse en retssag fat efter relaterede, relevante dokumenter.

retssager hold proces kan være yderst vanskeligt, tidskrævende , og dyrt at gennemføre i fuld overensstemmelse med discovery regler og retspraksis. Heldigvis sammen med udbredelsen af ​​elektronisk lagret information i det seneste årti, flere Software as a Service (SaaS) løsninger er blevet tilgængelige til at hjælpe med denne besværlige proces. Disse værktøjer hjælper uden råd og interne Corporate Counsel hurtigt overføre retssager hold notater til de relevante vogtere og derefter spore accept af hold bekendtgørelser.

Collaboration, rimelige praksis og politik, og varierende lagringsperioder for forskellige dokumenter er alle medvirkende til forebyggende reducere din virksomhed &'; s retssager bruge. Ikke blot vil omkostningerne til opbevaring reduceres, men når den tid kommer til at gennemgå og producere disse dokumenter, din virksomhed er tilbøjelige til at opleve betydelige besparelser. For yderligere at maksimere effektiviteten, kan din virksomhed indarbejde nye teknologier, der vil off-set den skræmmende opgave at håndhæve en juridisk hold. På trods af den konstante tilstrømning af e-mails, rapporter, regneark og andre data, behøver ledelsen af ​​dit dokument fastholdelse og retssager hold implementering ikke være overvældende
.