Nogle vigtige tips om at arbejde som Administerative assistent

Job art en administrativ assistent

Den største luns af arbejdet handler om dokumentbehandling, korrespondance osv Årsagen er, at ledere eller højere ledere gøre ikke har tid, eller har brug for at fokusere andre steder, i stedet for grundlæggende arbejde. Derfor er nogle af de centrale funktioner kredser specielt omkring personlige arbejde på den person bliver serveret.

For eksempel, hvis en udøvende er på et opkald, og har brug for at oprette en aftale, vil han overdrage opgaven til sin Administrativ assistent. Sekretæren vil derefter se på kalenderen, og sikre tilgængelighed, og lås derefter tid med udsigten på telefonen. Du vil måske undre, hvorfor kan &'; t den udøvende gøre det selv

Oftest fordi det betragtes som modstridende til executive status dvs “? Smålige arbejde &"; såsom kigger på tværs af en kalender. Så nogle af de centrale aspekter af den administrative assistent jobbeskrivelse omfatter håndtering personlige korrespondance og tidsplan for den udøvende magt.

Uddannelse, kvalifikationer og arbejdserfaring Påkrævet

En handy femårig erfaring er noget værd at nævne på en administrativ assistent følgebrev, når leder efter en smuk assistent lønpakke. Men de fleste midt-plan roller bede om mindst 3 års erfaring i almindelighed office management og procedurer.

Med hensyn til graden, er et traditionelle 4 årig grad normalt kræves af organisationer for sådanne job. Interessant, Belgien er et land, der rent faktisk tilbyder en “ Bachelor i Office Management &" ;.

I USA, den “ National sekretærer Association &"; blev dannet i 1942, med henblik på at fremme professionalisme over marken. I dag er denne organisation kendt som International Association of Administrative Professionals (IAAP)

Viden & Evner
Computer Literacy

knowhow af jobbet naturligvis indebærer at være computer og teknologi læse og skrive. I en verden domineret af informationsoverførsel af sekunder, skrivemaskinen operatøren gør ikke &'; t virkelig har en masse chancer
Kommunikationsfærdigheder

Endvidere en administrativ assistent CV indeholder også meget gode sprogkundskaber, talt og. skrevet. Ofte fordi den person fungerer som en bro mellem intra-officielle elementer, og inter-officielle elementer.
Kendskab til Contemporary Kontorudstyr

Desuden vil der med fremgang i standarderne kontorudstyr, generel viden om betjeningen multi-funktion telefonsystemer, faxmaskiner, kopimaskiner osv skal være i hånd.

Core Pligter og job ansvar

Den største luns af den administrative assistent jobbeskrivelse indebærer dokument-orienteret arbejde ud over åbning, sortering og distribution af indgående dokumentation for personale.
Performing generel kontorarbejde opgaver såsom bogføring, kopiering, fax, mail og arkivering.
Da virksomheden korrespondance omhandler sende markedsføringsmateriale til efterforskning lister, kan jobbet forveksles med den for en marketingassistent jobbeskrivelse eller et personale assistent jobbeskrivelse, men , det er ikke tilfældet.
også en del af den administrative assistent jobbeskrivelsen er skabelsen eller ændring af officielle dokumenter såsom medarbejdernes optegnelser, fakturaer, rapporter, notater mv Af denne grund, administrative assistenter i dag, nødt til at være dygtige i nyeste tekstbehandling applikationer såsom Microsoft Office eller Quickbooks.

højt niveau Opgaver
Deltagelse og Optagelse Møder

Nogle gange arbejdet kan variere fra kontor-typen arbejde til højt niveau arbejde. For eksempel deltager bestyrelsesmøder og registrere minutter-of-møde. Pladen skal være nøjagtig og præcis, fordi nogle af de oplysninger, derefter skal fremlægges for aktionærerne eller formidles til medarbejderne senere.
Ture og Trip Koordinering

Også, til tider omfattende ture planlægges af forvaltning. Den administrative assistent skal koordinere disse ture, herunder booking og hotelreservationsdetaljerne opgaver, og derefter videregive oplysninger tilbage til touring personale. Dybest set, placere billetter i deres hænder og fortælle dem, at de &';!. Re alle sæt