Prioritering Nødsituationer at skære ned på afbrydelser

En af de største tid wasters bliver løbende afbrudt af nødsituationer, der viser sig ikke at være nødsituationer overhovedet. Endnu værre er ikke at få afbrudt af en person, når der var en reel nødsituation, som du kunne have gjort skade kontrol eller, hvis informeret tidligt nok, forhindres.

I denne artikel vil jeg vise dig, hvordan til at prioritere, kommunikere og håndtere såkaldte nødsituationer, så du kan begynde at tage tilbage kontrol over din tid og styre dit skrivebord mere effektivt.

Først lave en liste over de problemer, som folk er kommet til dig med i fortiden.

Eksempler:

1. En leverandør vil være for sent med en del
2. En medarbejder har et uventet problem med en opgave, der kan påvirke deadline
3. Nogen blev såret på arbejdspladsen
4. Nogen har rapporteret at blive seksuelt chikaneret
5. Der er et problem med et stykke udstyr, der ikke påvirker sikkerheden
6. En medarbejder har brug for en afklaring på, hvordan du gør en igangværende opgave
7. Et værdifuldt velgørenhed ønsker at anvende en af ​​dine stykker udstyr

Og så videre. Derefter oprette en klasse eller standard for prioritering

Eksempler:.

Emergency
Haster
Vigtig
SOP (standardprocedure)
I en perfekt verden
ikke en del af vores mission

Derefter placere hver af de spørgsmål i en kategori. I denne liste en skade arbejdsplads eller en seksuel chikane klage ville være en nødsituation. En leverandør bliver sent med en del kunne være en nødsituation, haster, vigtige eller SOP, afhængigt af fristen, og hvor vigtigt den del er. En medarbejder behøver afklaring med en igangværende opgave vil være SOP. Et problem med et stykke udstyr ville være SOP eller vigtigt. Et værdifuldt velgørenhed kunne klassificeres som vigtigt eller i en perfekt verden kun din strategiske plan vil give dig vejledning.

Udgiv din liste med retningslinjer for, hvordan man kommunikerer og håndterer hver type problem.

Emergency-banke på døren, så ring eller afbryde, tekst og e-mail, spore dig ned
Haster-Kvalificer følelse af hastende karakter og derefter ringe, stoppe ved eller e-mail, afhængigt.
Vigtig-Kvalificer niveau og derefter kommunikere gennem kanaler
SOP-mail eller oprette en coaching session
i en perfekt verden-fil til anmeldelse under Corporate Citizenship møde

Næste: Når afbrudt ASK "Som vi har defineret spørgsmål er det en nødsituation, Haster, Vigtigt, SOP eller i en perfekt verden? "

Hvis det er en nødsituation-reagere med det samme. Hvis Haster spørge-"Er det noget, end der kan vente til i eftermiddag, eller vil det påvirke vores kunder, hvis det ikke er taget hånd om i morges? Hvis VIGTIGT" Er det noget, der vil skade vores forhold til vores kunder, hvis vi vente vores møde i to dage, eller gøre vores vi nødt til at håndtere det inden da? "Hvis SOP-" Kan dette vente til vores træningspas eller ROI nok til at berettige en mere umiddelbar coaching session? Hvis i en perfekt World-"Er dette vigtige nok til at bringe op på vores corporate møde statsborgerskab?"

Som de fleste procesforbedringer det vil tage mere arbejde nu for at gøre en bedre verden i morgen. Meget hurtigt vil du opdage, at du og dit team vil komme i enighed om, hvordan man håndterer problemer. Kort efter dette vil du finde dig selv at blive afbrudt langt sjældnere, og endnu vigtigere, vil du blive kaldt ind på ægte nødsituationer hurtigt nok til at gøre en forskel.

Action poster.

1. Etablere en klasse af betydning for spørgsmål som Emergency, Haster, Vigtigt, SOP og I
2 a Perfect World.. Opstille en liste over hvilke spørgsmål går, hvor på din prioriteringsliste.
3. Opret kvalificerede spørgsmål.
4. Fastlægge, hvordan og hvornår man skal kommunikere hver klasse af prioritet.
5. Nyd større effektivitet på arbejdspladsen.
6. Har mere tid til at arbejde på ting, der betyder
7. Afbrydes sjældnere
 !;