Håndtering af dine papirer: Indbakke, Udbakke, og alt der imellem

Konfigurer et system, der synkroniseres med livscyklus papir

Uanset hvor organiserede resten af ​​dit kontor kan være, det &';. er nemt at føle sig som tingene er ude af kontrol, når dit skrivebord er dækket med papirer. Selvom du måske har hørt rygter om, at den såkaldte “ papirløse verden &"; har ankom, du og jeg begge ved, at vi har mere papir, der kommer på os end nogensinde før. Hvis du har lyst papir er en smerte i butt, du &'; re ikke alene. Men den gode nyhed er, hvis du sætter de rigtige systemer på plads, kan du få papirerne i dit kontor under kontrol.

For at komme med strategier for, hvordan man håndtere papir, er vi nødt til at forstå, at papir har en livscyklus sin helt egen:

1. Papirer kommer i dit kontor – udskrives fra computeren, via e-mail, eller måske bragt ind fra møder eller konferencer
2.. Du sortere papirerne – du lægger regninger i én stak, magasiner og tidsskrifter i et andet, korrespondancer skal du skrive ind i en tredje
3.. Du behandler papirerne – du betaler regninger, læse magasiner, eller skrive breve
4.. Du arkiverer papirerne – papirer, du &'; re at holde langsigtet sættes i din arkivskab eller en boks
5.. Du fjerner papirerne –. Du taber uønsket post i papirkurven eller makulere følsomme dokumenter

Disse fem etaper – i, sortere, proces, arkiv, og ud – er de grundlæggende rammer for dit papir-strategi . Nøglen til at styre dit papir er at have dedikeret plads til hver fase i dit papir &'; s livscyklus: en indbakke for alle de ting, der er helt nye; a “ hot filer område &"; at håndtere sortering og bearbejdningstrin; et arkiv område for alle de papirer, du ønsker at holde på lang sigt; og en udbakke til papirer, der forlader din plads helt. Lad &'; s. Kig på hver af disse i en lidt mere detaljeret

Først er en indbakke. Dette kan simpelthen være en kurv, kasse eller bakke, hvor du placerer alle indgående papirer – mail, udskrifter, etc .-- holde det hele på ét sted, så det gør ikke &'; t fare vild i det kaos af dit skrivebord. Når det &'; s tid for dig at faktisk sidde ned og behandle dine nye papirer, du don &'; t har at spilde tid på at søge din plads. Bortset fra at indsamle dine indgående papirer, denne første fase er helt handling gratis

Selvfølgelig mange papirer gør kræver en vis indsats fra din side –. En underskrift, et svar, en betaling. Det er her, de fleste mennesker &'; s systemer har tendens til at falde ned. Der vil typisk være en “ To-Do &"; stak, men at isn &'; t altid nyttigt, fordi vi simpelthen har for mange forskellige slags handlinger, vi har brug for at tage på en given papir. Jeg tror, ​​det &'; s nyttigt at have et varmt filer område: Det kan simpelthen være en desktop-fil boks, måske 6 &"; til 8 &"; dyb, som er let tilgængelige i ethvert kontor forsyning butik. Inde i denne fil boks, du ville have en serie af hængende filer; dette gør det muligt at bryde ud af din gøremål ind i de forskellige handlinger, du skal tage, med specifikke ord for hver handling, som dine papirer repræsenterer – “ Call &"; til telefonbeskeder, “ Sign &"; til papirer, der kræver underskrifter, “ Kalender &"; for begivenheder, du har brug for at tilføje til din tidsplan, og" Korrespondance &"; for breve, og så videre. Nu, når du går gennem din indbakke kan du sortere dine papirer ind i de specifikke foranstaltninger, at hver papir behov. Det gør det meget lettere for dig rent faktisk at tage disse handlinger: nu kan du få fat i ldquo &; Call &"; mappe og gøre alle de telefonopkald på en gang, eller tage “ Log &"; mappe og underskrive alle dokumenter på én gang. Snarere end at gå gennem en stak gøremål og gå frem og tilbage og skiftende gear, nu &'; re strømline hvordan du &'; re beskæftiger sig med dit papir. Oprettelse af dette system skal spare dig for en masse stress, en masse frustration, og forhåbentlig en hel del tid samt

Når du &';. Ve truffet foranstaltninger på dine papirer via din varme filer område, vil der være nogle du har brug for at holde fast. De vil gå i dine arkiver og- en fil boks, arkivskab, eller fil skuffe. Dette er din langsigtede, kolde lagerområde. Du kan navngive disse filer, uanset hvad du kan lide – hvad gør mest intuitive mening for dig

Selvfølgelig ikke hver papir, du tager action med behov, der skal gemmes.. Nogle af dit papir skal genanvendes, strimlet, eller sendes tilbage til verden. Det er nyttigt at have en papirkurven og en shredder lige ved siden af, hvor din nye post eller papir kommer i Til aviserne, der har brug for at gå tilbage til verden (udgående post eller interoffice dokumenter), det &';. Bedst at have en tilsvarende udbakke lige ved siden af ​​din indbakke. Dette ville være, hvor alt det, du &'; re at tage tilbage ud i verden ville leve, indtil du &'; re faktisk forlader
.