Tid til at organisere din computer Arkivering System

Først kommer tænkt; derefter organisering af den tanke, i ideer og planer; derefter transformation af disse planer til virkelighed. Begyndelsen, som du vil observere, er i din fantasi. ~ Napoleon Hill

I en tid med “ big data, &"; Vi vil blive opfordret til at hente oplysninger ofte. At have et edb-register kan være en stor hjælp. Holde det så simpelt som muligt, hjælper også

Du kan altid bruge ldquo &;. Søge og hente &"; funktionen på din computer, men at vide hvor tingene er, er meget hurtigere.
Hvordan du indsende dine papirer? I kategorierne, og derefter alfabetisk? Anden måde? Hvis dette er, hvordan du henter papirarbejde, vil det være enkelt at bruge det samme system (kategorier, og derefter alfabetisk) i tilrettelæggelsen computerfiler. Jo mere du bruger disse samme kategorier, jo lettere er det at finde ting begge steder

Generelt, din virksomhed egner sig automatisk på kategorier for eksempel:. Kunder, kreditorer, salg, marketing, shipping, osv Uanset disse kategorier er i dine sagsakter, bruge de samme dem til at mærke dine kategorier, mapper og undermapper. Når du har disse mapper oprettet, kan du blot trække hvad du har i øjeblikket ind i det nye edb-register.

Udvikle et effektivt navngivning strategi for dine dokumenter. Du bør være i stand til at fortælle et overblik, som dokumentet er den, du søger efter

Kan du huske i “. Gamle dage, &"; filnavne havde et begrænset antal tegn, du kunne bruge? Det &'; s så rart, at de &'; ve udvidet det. I dag, kan du bruge en rigtig lang streng af tegn. Du kan sætte tingene i filnavnet som en beskrivelse af, hvad filen er om, dens versionsnummer, dato skabte, som skabte det – de oplysninger, du &'; d behov, således at kigge på navnet identificerer filen uden at åbne og lukke det . Dette kan være en stor tidsbesparelse. Hvis du &'; ve nogensinde åbnet en mappe fuld af dokumenter, og du var nødt til at åbne og lukke hver enkelt dokument for at finde den, du &';. Re leder efter, ved du, hvor meget tid du kan spilde gøre det

Beslut dig for en navngivningskonvention til dine dokumenter, som du kan følge fremadrettet. Bruge denne struktur for eventuelle filer, som du opretter; på den måde alle dine nye dokumenter vil blive tilrettelagt på en måde, hvor det &'; s meget lettere at faktisk finde dem og hente dem senere.

Og hvis, eller når du har tid, gå tilbage til dine gamle filer, omdøbe dem pr den nye navngivningskonvention, og integrere dem i din nye computer register
.