Home Office Organization, der sidst giver mening

Løb et hjemmekontor kan være meget at prøve, uanset om du bruger det til at holde styr på familiens økonomi eller kører en lille virksomhed der. Hvis du ikke holde styr på dine papirer og andre elementer på en måde, der giver mening, vil du aldrig kunne finde ting, når du har brug for dem. Regninger kan ikke få betalt til tiden, pådrage sent gebyrer og andre sanktioner, blot fordi de blev begravet under andre poster. Der er en række systemer, som du kan bruge til at gøre dit hjem kontor, der meget mere effektiv, men der er en række ulemper at overveje med dem. Salg

systemer, der kræver Scannere eller labelers

Nogle dokument management systemer kræver, at alle dine sagsakter scannes og derefter formateret til et diskdrev for "arkivering". Der er ofte mange ting, der ikke kan scannes, og der er problemer med scanneren selv. Hvis du ikke har en scanner, ville denne type registreringssystem foreslå, at du køber en. Og dette dokument management system er måske ikke ideelt, fordi når du har scannet alt og sætte det på computeren, hvad hvis det systemnedbrud, eller du ikke er i nærheden af ​​din computer for det øjeblik?

Med en scanning dokument management system , mærkning alting ikke altid arbejde enten, især fordi det ikke noget at få alt organiseret. Sikker på, du ved, at de er alle hjem regninger sidder der i pænt mærkede mappe, men de bliver flyttet fra sted til sted, fordi de ikke har nogen reel udpegede stedet, og de ender begravet igen.

A Hybrid, bedre løsning

Der er et registreringssystem til kontorer med en hybrid af traditionel arkivering og edb søgning opfindsomhed, der har evnen til at hjælpe dig med at strømline dit arkiveringssystem og finde dine emner uden at skulle løbe ud og købe dyre udstyr. Du behøver ikke at scanne dine emner, så du kan bruge den samme registreringssystem software til at organisere bøger og andre emner, som du ikke ville være i stand til at scanne. Dine filer er sat op i indekset nummererede, hængende filer med etiketter, som du udskriver fra software. Disse filnumre aldrig ændre sig, men de oplysninger, der er gemt i dem kan. Efter alt er hvor det skal være, og post navne og nøgleord vedrørende punkterne blive indekseret indgået softwarens database, er de oplysninger, konverteres til søgbare filer. Alt du skal gøre er at få adgang til en computer og foretage en google-lignende søgning for at finde præcis det, du leder efter i sekunder.

Dit hjem kontor er nu organiseret som en miniature databank, ligesom din egen personlige version af World Wide Web. Alle dine sagsakter er lige der til at få adgang til ved en hurtig søgning. Indgivelsen softwaren vil generere et søgeresultat, der viser dig præcis, hvilke hængende filmappe de ønskede oplysninger i og hvor man kan få adgang til det. Der er ingen søge gennem flere forskellige filer for at finde et punkt på grund af forskellige tankeprocesser for indgivelsen fra dag til dag
.