Papir arkiveringssystemer

• Fil og finde dokumenter hurtigt
Den eneste grund til fil papirer er at give dem et sted at være, indtil du skal bruge dem igen. Et godt registreringssystem bør tage dig meget tid til at indgive eller finde dokumenter. Don &'; t bruge tid på at skabe et omfattende system, og don &'; t automatisk fil alt, hvad der kommer din vej. Undersøgelser viser konsekvent, at 80 procent af papirer arkiveres aldrig omtales igen
Der &';! S ingen bedste registreringssystem. Det bedste system til dig, afhænger af hvilken slags dokumenter du filen, og hvordan du vil tænke at søge efter dem. Design dit eget system, som du opdager, hvad der virker bedst for dig. Og hvad der virker bedst kan være en kombination af systemer. Her er nogle ideer til at få dig til at tænke
• Hold kategorier bred
Arkivering efter kategori giver en logisk struktur for filer, fordi lignende emner er grupperet. Hvis du vælger en anden farve for hver kategori, det &'; s nemt at se, hvor de &'; re placeret, så snart du åbner filen skuffen. Målet for kategori etiketter bredt nok, at de fleste nye dokumenter passe en af ​​dem. Opret en ny kategori når det er nødvendigt, men don &'; t gøre dem så specielle, at du opretter en ny fil for hver ny stykke papir
For eksempel i de fleste små virksomheder, der &'; s. Ingen grund til at opdele en kategori kaldet “ Legal &"; i tilladelser, licenser, registreringer varemærke osv Du skal bare don &'; t nødt til at være, at specifik; én fil er masser. Hvis det har at gøre med juridiske spørgsmål, drop det i; hvis du skal hente det senere kan du bladre gennem den fil, indtil du finder den rigtige dokument. På den anden side, en kategori kaldet “ Kunder &"; wouldn af &'; t være specifik nok. Det ville være upraktisk at sætte alle dine individuelle kundes mapper i én hængende fil; du &'; d ønsker separate filer for hver enkelt, sandsynligvis arrangeret alfabetisk. Og du &'; d vil have dem alle til at være den samme farve, så du ved med det samme, at en fil, &'; s. Gul, for eksempel, er en klient-fil
ideelt, når du tilføjer nye oplysninger, som du &'; ll placere den i front af filen, men jeg don &'; t synes, det &'; s stort problem, hvis du don &'; t. Filer shouldn af &'; t være så tyk, at det tager mere end et øjeblik eller to for at finde det, du &'; re leder efter, uanset hvor det er i filen. Hvis filerne bliver for overfyldt, underkoder eller frasortere forældede oplysninger

• Find filer baseret på hyppigheden af ​​brugen
Hold filer, du bruger hele tiden i den mest bekvemme beliggenhed, ligesom du ville gøre med enhver anden kontor værktøj. Behold dem, du bruger mindre hyppigt lidt længere væk –. Måske på tværs af lokalet, og dem, du sjældent bruger endnu længere væk, måske i et lager skab
• Fil rutinemæssige opgørelser efter måned
Tænk på, hvor hurtigt og nemt arkivering ville være, hvis du simpelthen droppet alle regninger fra den aktuelle måned i én fil og blev færdig med din ansøgning! Selv om de fleste af os har lært at indgive ved sælgers – telefonregninger sammen, kreditkort erklæringer sammen osv, det &'; s langt nemmere at indgive alle de regninger januar sammen, alle de regninger fra februar sammen, og så videre. Arkivering efter måned kan være en smule mere besvær, hvis du har brug for at finde en bestemt regning, da du &'; d nødt til at gætte på omtrentlige timing og måske nødt til at tjekke et par forskellige filer. Men det meste af tiden, vi aldrig henvise til tidligere regninger alligevel, så indgivelsen tid, du vil helt sikkert spare op foran mere end opvejer den tid, du kan bruge senere
Det &';. Oven god idé at holde to års månedlige filer , roterer det indeværende år til tilbage, når året slutter og bringe sidste år &'; s fil frem. Da regningerne kommer ind til det nye år, gennemgå, hvad &'; s i filen fra to år siden, og hvis du ikke længere har brug for det, sønderdele det. Hvis du har brug for det, kan du flytte det til en permanent “ kategori &"; fil på det tidspunkt. Ikke alene er denne teknik hurtigt og nemt, det automatisk holder dine filer fra at blive fyldt med forældede papir
.