3 nemme måder at få opgaver Off Your Plate (og ind på en andens)

Du kan strømline, kombinere og massage opgaver uendelige, men de fleste af os vil nå et punkt, hvor der er simpelthen for mange ting for et individ til gøre. På det tidspunkt, har du et par muligheder - 1) omprioritere og fjerne nogle opgaver fra din liste; 2) arbejder døgnet rundt for at afslutte alle dine opgaver; eller 3) dele nogle af dine opgaver med andre. Jeg anbefaler typisk den tredje mulighed

Her er hvordan du gør det:. Lav en delegation listen. Under forløbet af hver dag, vil du sandsynligvis komme på tværs af en række opgaver eller pligter, som ikke nødvendigvis en god brug af din tid, viden eller ekspertise, eller dem, du bare aldrig finde tid til at gøre. Desuden er der sandsynligvis masser af andre opgaver, som du simpelthen hader gør. Begynd at skrive alle disse opgaver ned, og før du ved af det, vil du sandsynligvis har en temmelig lang liste! Når du har fanget de fleste af de opgaver, du hellere vil ikke gøre, begynde at gruppere dem efter type eller kategori. Før du ved af det, har du lavet mini-jobbeskrivelser for de forskellige områder, som du har brug for hjælp med.

Dokument hver opgave. Ideelt set, du ønsker at være i stand til at videregive opgaver sammen til en anden, uden at blive krydret med "hvordan gør jeg det?" spørgsmål hele dagen lang. For at få det til at ske, er du nødt til at gøre to ting - dokumentere opgaverne, og træne den person, der vil gøre dem. For hver opgave, tage lidt tid til at skrive ned hver eneste skridt, der går til at gøre det ske. Ideen her er at fjerne gætterier, og jo mere detaljeret du er, jo mere sandsynligt er det, at nogen vil være i stand til effektivt at gøre denne opgave for dig. Opret en trin-for-trin proces for hver opgave, og slutresultatet skal et dokumenteret sæt af trin, der er så klare, bør en person med lidt at ingen forudgående kendskab til opgaven være i stand til at samle den op og gøre det uden besvær . Når du har skrevet en proces ned, sæt den til side for en dag. Når du vender tilbage til det, så sørg for hvert skridt er klar, og at der mangler ingen trin. Først da er det klar til at blive losses til en anden.

delegat effektivt. Når du har oprettet skriftlige processer for hver af de opgaver, du gerne vil tage din tallerken, så er det tid til at finde folk til at uddelegere dem til. Du kan vælge at finde én person til at håndtere dem alle (måske en virtuel assistent), eller du kan bringe på en række folk til at hjælpe dig (måske en virtuel assistent for nogle opgaver, en in-person assistent for andre, og en praktikant for den resterende del). Når du har bragt på rette person eller folk til at hjælpe dig, så sørg for at tage tid til at gå dem igennem hver af de opgaver, du har dokumenteret. Selvom du har brugt tid på at skrive de processer ned, er det nyttigt at guide folk gennem dem, især da de er at komme i gang. For alle opgaver, du har losses til en anden, skal du også oprette et system, så både du og de kan holde styr på, hvilke opgaver er blevet uddelegeret, som er ansvarlig for hver enkelt, og status for hver. Uden dette, både du og de risikerer at miste overblikket over, hvem der gør hvad, og hvornår. Lav en regelmæssig vane at gå over disse opgaver med din uddelegering, (e) at holde alle på samme side.

Hvis du er vant til at gøre alting selv, jeg kender tanken om at give væk opgaver til en anden kan virke både befriende og skræmmende. .. At være bevidst om at uddelegere og skabe dokumenterede systemer og processer vil hjælpe dig og den person, du deler opgaver med at gøre overgangen meget lettere, glattere og mere effektiv