Praktisk papir Management

Den udøvende, der ønsker at få hans miljø og professionelle liv under kontrol vil investere i flere tilpassede papir management systemer. Den kyndige business person værdier hendes tid, og tæller udgifterne til spilde tid på at lede efter forsvundne dokumenter.
Den gennemsnitlige udøvende affald en time om dagen på udkig efter vigtige papirer, i alt mere end seks uger om året. Baseret på en $ 40,000 årsløn, udgifter til denne søgning er $ 5.000. (1)
Indirekte skadelige omkostninger (som i sidste ende koste penge eller eventuelt et job) omfatter følgende:
beskadiget troværdighed
Personlig stress
Interpersonel spændinger
Formindsket kompetence
Manglende tillid
forpurret produktivitet
Alle vores ressourcer er gaver, der skal styres med formålet. Dette omfatter vores tid, vores miljø, vores ejendele, og selv de dokumenter, der registrerer og afspejler vores liv aktiviteter. Det er en sjælden person, der har fuldstændig kontrol over deres miljø, deres tid og deres papir. Strømmen, opsamling, og genfinding af papir forårsager mere angst og forvirring for mennesker end noget andet område for at organisere behov.
Faktisk hver klient med hvem jeg arbejder med behov for hjælp at styre deres papir, i varierende grader. Nogle har bare brug for et system til at fange deres indgående papir. Nogle mangler et registreringssystem, så permanente papirer har ingen destination. Vi hober fordi vi don &'; t fil
overveje den tid, du vil bruge oprette effektive papir management systemer som en investering i din tilregnelighed.. Det koster $ 30 til korrekt indgive et dokument, $ 120 i ekstra lønomkostninger hvis dokumentet fejlarkiveret og $ 250 til genskabe en tabt dokument. (2)
i virksomhedernes verden, I &'; ve observeret, at der er mindst fire papir management systemer mine klienter synes at brug for. De omfatter et papir system, en nuværende eller verserende projekter, et henvise eller stedfortræder systemet og et registreringssystem. Jeg kan ikke understrege nok, hvor vigtigt det tilpasse hvert system til rollerne, tænker mønstre, vaner og arbejde stil af hver klient. Jeg udførligt interviewe hver kunde i deres enestående miljø til at opdage deres individuelle behov. Systemer, der er pålagt en tendens til at hindre en person &'; s produktivitet, og kan i sidste ende blive opgivet. Systemer, der er intuitiv at den enkelte er nemt for kunden at bruge og vedligeholde.
1. Gennemføre et Papir Processing-system
Dette system vil give dig et sted at pre-sortere din mail og indgående papir. Det er generelt bedst, hvis det er kategoriseret efter handlingsrettede poster (AT GØRE, AT LÆSE, TIL FIL at beslutte, at kalde, etc.). Men nogle mennesker er mere topisk-orienteret, og for dem, jeg oprette et aktuelt papir behandlingssystem bygget op omkring deres specifikke roller (finansielle, administrative, markedsføring, etc.) Dette system bør være placeret på skrivebordet, meget tæt på den bruger og kan tage flere former, afhængigt af behov, miljø, og visuelle tolerancer af
2 bruger.. Opsæt en nuværende eller Afventende Projekter systemet
Alle har brug for et sted at sætte papirer, som de ofte refererer. Det gør ikke &'; t give mening at sætte disse ldquo &; varm &"; papirer i et registreringssystem, hvor de vil opholde sig blandt langsigtede eller reference- papirer. Disse papirer kan omfatte aktuelle projekter, der skal gå ind i en bedrift mønster, indtil en afgørelse er nået. Dette system bør tilpasses den enkelte, og dets papirer adskiller sig fra AT GØRE elementer i at der som regel flere trin, flere elementer, eller en tilbagevendende behov for at få adgang til
3 oplysninger.. Opret en Se eller delegat-system
Corporate ledere normalt partner med en arbejdsgiver, kammerater, og underordnede, og har behov for at kommunikere på mange niveauer med disse grupper. Et andet system er nødvendig for at indfange information og papir relateret til disse mennesker og alle samarbejde. I stedet for hele tiden selv at afbryde, at det tidsfølsomme udøvende skal fange e-mails, artikler, anmeldelser af dokumenter og andre oplysninger relateret til disse mennesker eller samarbejdsprojekter, og sætte det på ét sted senere overføre til den pågældende person. Henvise papirer er dem, der bevæger sig op ad stigen til en arbejdsgiver eller sideværts til jævnaldrende. Uddelegere papirer er dem, der kan afsiges – eller delegeret – til team spillere. Dette system er også fremragende til at opfange møde oplysninger, især til tilbagevendende personale eller afdelingsmøder.
4. Etablere en permanent reference registreringssystem
Ingen af ​​ovennævnte systemer vil vare, hvis papirerne hentet fra dem af varig karakter ikke har nogen permanent “. Hjem &"; En af de store fejl folk gør, er at forsømme denne del af papir ledelse, sandsynligvis fordi det tager længst tid at sætte op, og kræver mange beslutninger. Papir bunke-up er et symptom på forsinkede beslutninger
En ordentlig registreringssystem vil tage hensyn til den udøvende &'; s. Roller og vil være let at vedligeholde. Den vil blive skabt omkring kun de oplysninger, som den udøvende er ansvarlig for, mens andre dokumenter vil blive uddelegeret eller udliciteres
Fra den udøvende &'; s. Roller og materialer, store kategorier (mellem 3-6 er bedst) vil blive opdaget. Inden for hver kategori, er underkategorier opdaget, og de enkelte dokumenter vil finde et hjem inden for en underkategori inden for en kategori
arkivering normalt er sat op i fil jakker og /eller hængende filer, men det gør ikke &';. T nødt til at være. Det kan være anbragt i bindemidler, på lodrette desktop-filer, i harmonika-filer, i transportable beholdere eller et utal af andre muligheder.
Summary
Når man tænker over det, vores papir afspejler vores personlige og professionelle aktivitet. Det dokumenterer vores resultater, projekter og mål. Når vores papir er korrekt behandlet, fulgt op, og lagret, vil vi begynde at høste frugterne af vores investering. Ikke alene vil vi blive bedre selv-ledere, men vi vil også blive mere respekt for, og samarbejde med kolleger. Vi vil være i stand til at lægge vores hænder på, hvad vi vil, når vi ønsker det. Vi vil tænke mere klart om vores roller og ansvar. Som et resultat, vil vi begynde at træffe valg, der ærer vores prioriteter.

Fodnoter
(1) Chicago Sun Times, November 11, 2000
(2) Office World News, September, 1996

Af Vicki Norris
© genoprette orden ® . 2002