Sådan Sound Professional på telefonen

I en tid med Internet teknologier den e-mail, sociale medier og livet chat er alle måder at udveksle oplysninger, men stadig telefonen er foretrukket kommunikationsværktøj, især når vi taler om business samtaler . Den måde, du besvarer dine telefonopkald reflekterer over din virksomhed eller afdeling og om, hvordan dine potentielle kunder vil gøre firs indtryk på dig. Det er derfor, det er en topprioritet at lyde professionel, når hængende, bliver nice og nyttige. Din stemme og adfærd kan gøre en forskel, så overvej disse ting, når hængende op:

- Svar telefonen
Prøv at besvare telefonen hver gang, når du modtager et opkald, og svar, før det 4. ring. I en sag, at du har noget arbejde uden for kontoret, som vil ikke dig til at svare, dine opkald har fremsendt til din mobiltelefon eller overveje at ansætte en sekretær, men aldrig forlade dine potentielle kunder, nuværende kunder og samarbejdspartnere til at hænge på ringer telefonen uden et svar. Men det er umuligt at være på telefonen i løbet af hele dagen, så optage en besked på din telefonsvarer, der giver oplysninger om nogle alternative måder at forbindelse med dig, og når det ville være muligt at ringe tilbage. Retur opkaldene hos dem, der forlader deres navne og numre, uanset på telefonen eller e-mail, fordi denne måde du vil forlade indtryk af sikker og pålidelig organisation

-. Identificer jer
Brug indbydende stemme og sætte et smil på dit ansigt. Selvom personen ikke kan se det, vil du lyde mere høflig og venlig. Du må ikke besvare telefonopkald blot med "Hello". I stedet identificere den person, for hvem du svarer og give ham eller hende en titel, Mr. eller Mrs. Derefter nævner dit fornavn, efternavn og din arbejdsstilling. Lad det lyder sådan her: "Hr Miller kontor, hans sekretær Susan Jones på telefonen Hvordan kan jeg hjælpe dig.?«. Sørg for at du stemme er rolig og positiv

-. Tal langsomt og tydeligt
Selv i kontoret er et stort rod, og alle ønsker noget fra dig på samme tid, besvare telefonen taler langsomt og tydeligt . Hvis du taler hurtigt og personen på den anden side vil ikke forstå dine ord, vil han bede om at gentage, og det vil tage længere tid end en ro komponeret samtale

-. Forblive positiv og professionel
Brug professionel sprog. Sig: "Godmorgen." i stedet for "Hej.", "Tak for at kalde." ingen "Bye- farvel." og noget mere ligesom "Ville du give mig et par sekunder for at kontrollere de oplysninger?" i stedet for "jeg ved det ikke." Altid lyd positiv og høflig og efterlade den, der ringer imponeret over din samtale og adfærd

-. Præsentere oplysningerne
Alle der ringer med en grund, så de får brug for nogle oplysninger fra dig. Opdater fakta og detaljer, og forsøge at besvare alle spørgsmål fuldt ud og udtømmende. I en sag, som du ikke er sikker på de korrekte oplysninger, præsentere dine undskyldninger og tjek hurtigt. Giv aldrig forkerte eller ufuldstændige oplysninger.

- Tag beskeder
person, som du svarer ikke altid har tid til at modtage alle de opkald, især i tilfælde af, at du kan præsentere den, der ringer den nødvendige information og støtte. Bed om en liste med vigtige kunder eller partnere og en sort liste med navne på folk, at din overlegne er ikke tilgængelig for. Med disse oplysninger vil du være i stand til at reagere korrekt efter at have navnet på den, der ringer. Hvis din leder ikke er i stand til at besvare et opkald på det tidspunkt, tjene din undskyldning til den, der ringer, og tilbyde ham eller hende til at lægge en besked. En komplet meddelelse indeholder følgende oplysninger: fulde navn på den person og virksomheden, dato og tidspunkt for opkaldet, alle andre oplysninger, den, der ringer gav dig og dine svar på de spørgsmål, han eller hun spurgte. Gentag beskeden, inden hænger på at være sikker på, at alt er korrekt og klar. Når man giver din vejleder de venstre budskaber, organisere de vigtigste på toppen af ​​listen.

Fortsæt telefonopkald som din ansigts- til-ansigt møder er høflig, smilende og venlige, besvare professionelt og høflig måde. Denne måde vil du forlade godt indtryk, og det er mere sandsynligt den, der ringer for at huske den behagelig oplevelse, de havde, at tale med dig i telefonen. Dette er en præposition af voksende virksomhed at tiltrække nye kunder og fastholde gentage dem
.