Hvordan man skriver Effektivt

Peter Drucker hævder, at mere end 60% af alle ledelsesmæssige problemer skyldes nedbrud i kommunikation.

En stor undersøgelse fra Rockefeller Foundation fandt, at 68% af de kunder, der holder op køber fra deres faste leverandører gør det, fordi medarbejderne undlader at kommunikere effektivt med thosecustomers.

Effektivitet eksperter hævder, at mindst 40% af den gennemsnitlige arbejdstagers tid bliver brugt gør opgaver, der enten unødvendige eller skal gøres over, fordi de var ikke gjort i henhold til vejledningen.

Så, som du kan se, evnen til at kommunikere med præcision har en enorm indflydelse på bundlinjen. En måde at kommunikere præcist er at sætte det skriftligt.

Ledere kan formere deres indflydelse ved at lære de teknikker til insisterende skriftligt. Kraftige forfattere lære at fokusere ord den måde, en laserstråle fokuserer lys.

For et par år siden, Earl Nightingale og jeg indspillede en kassette program om dette emne. I det, anbefalede jeg nogle relevante retningslinjer:

- Fokuser din målsætning. Hvad er formålet med det materiale, du ønsker at skrive? Skrivning kan hjælpe dig med at opnå de fem Jeg er: Det kan informere, spørge, indflydelse, instruere og anspore.

- Fokuser din målgruppe. Skriftlige materialer såsom rapporter og brochurer kan være værdifulde positionering værktøjer. De skal være skrevet med en bestemt målgruppe i tankerne - den målgruppe, du ønsker at påvirke til at købe dine produkter eller tjenester.

- Fokuser dit indhold. Sørg for, at din besked er det rigtige budskab til den rigtige målgruppe. Lad ikke unødvendige ideer bryde ind på din hovedbudskabet. For at citere professor William Strunk Jr., den berømte autoritet på engelsk brug:

"En sætning bør ikke indeholde unødvendige ord, et stykke ingen unødvendige sætninger, af samme grund, at en tegning skulle have nogen unødvendige linjer og en maskine ingen unødvendige dele. "

- Fokuser din organisation. Et godt stykke skriftligt flyder som en symfoni. Organiser dit materiale, så hvert emne flyder let og naturligt ind i den næste.

- Fokuser din klarhed. Nogle forfattere mener, at de kan skjule fuzzy tænkning ved at begrave det under en masse ord. At have indflydelse, må ideer udtrykkes præcist og koncist. Gettysburg Address Lincolns kræves kun 275 ord, og 196 af dem var af en stavelse.

- Fokuser din raffinement. Perfektion sjældent fremgår et første udkast. Ambrose Bierce sagde engang, at "en helgen er en død synder revideret og redigeret." Stor skrift er ru kopi revideret og redigeret.

- Vær din egen hårdeste editor, men ikke stoppe der. Lad andre læse, hvad du har skrevet, før du sender det til dit publikum. Du ved, hvad du mente, men du kan ikke vide, hvordan andre kan fortolke det, indtil andre har læst den.

- Fokuser dine resultater. Medmindre resultater er bygget i, de ikke ske.

God skrivning altid gør fire ting:

-Det skaber en følelse

-Det giver en idé

-Det giver læseren en fordel.. .

-Det frembringer en ønsket reaktion.

En super bog, jeg læste for nylig er Anatomi af en Entrepreneur ved min kære ven, Dr. Joe Jacobs, formand for Jacobs Engineering. Joe grundlagde sit firma i 1948 på en shoestring og bygget det ind i en af ​​verdens 10 største byggefirmaer. Hans bog er fascinerende læsning og et godt eksempel på klar skriftligt. Nogle af de teknikker, der kommer igennem i Joe forfatterskab kan være nyttige for dig:

* Teknik Number One: Få din tankegang lige

Al kommunikation begynder med tanker.. Faktisk tanker er de køretøjer, hvorigennem du kommunikerer med dig selv.

Før du kommunikerer dine tanker til omverdenen, tage tid til at organisere dem.

Tænk på de ting, du ønsker at sige . Hvad er det vigtigste punkt? Hvilke fakta, data eller argumenter har du brug for at støtte dette punkt? Organiser dine point i prioriteret rækkefølge, sammen med støttepunkter. Derefter beslutte på en effektiv, vægt-få introduktion.

Dernæst præsentere dit materiale i prioriteret rækkefølge. Afslut ved at opsummere materialet eller fortælle dine læsere, hvordan du vil have dem til at reagere på det

* Teknik Number Two:. Skriv hvad du mener. Skriv hvad du mener.

I ansigt-til-ansigt kommunikation, kan højttaleren modtage øjeblikkelig feedback fra lytteren. I skriftlig kommunikation, feedback ikke er umiddelbar. Faktisk kan du modtage noget feedback. Så du skal få dit budskab igennem præcist første gang, eller din kommunikation er nytteløs

* Teknik nummer tre:. Kom til sagen

Hvis du skriver et brev for at bede om. en udnævnelse, bede om det i det indledende afsnit. Hvis du ønsker mere information, anmoder om det. Hvis du vil have nogen til at købe noget, bede om ordren

* Teknik Number Four:.. Vær kortfattet

Spild ikke ord. Hold sætninger og afsnit korte og enkle. Brug altid de korteste og mest kendte ord. Må ikke bestræbe sig, når du kan prøve. Må ikke afslutte, når du kan afslutte. Må ikke udnytte et instrument til manuel udgravning, når du kan grave med en skovl.

For at citere Winston Churchill, en af ​​de store mestre i sproget, "Korte ord er bedst, og de gamle ord, når kort er . bedste af alle "

* Teknik nummer fem: Være reel

Hver af os har en personlighed, en blanding af træk, tankemønstre og manerer - som kan hjælpe os med at kommunikere klart. . Være naturlig, og lad den virkelige du kommer igennem. Forsøg ikke at skrive som en Harvard forsker medmindre du virkelig er ét. Forsøg ikke at efterligne gade sprog, medmindre det kommer naturligt til dig.

* Teknik Number Six: Brug billeder. Et billede er værd tusind ord.

Min bog, Hvordan at være en Great Communicator: personligt, på papir & På podiet, vier en hel sektion til den dygtige brug af billeder. Hvorfor vægt? Fordi vi tænker i billeder eller mentale billeder. Et godt eksempel er den linje, der engang delte den kommunistiske verden fra den frie verden. Det var bare en anden politisk grænse, indtil Churchill kaldte det "jerntæppet". Det gav det et kraftfuldt billede, der gjorde det klart, dens sande natur.

Når du har en abstrakt idé, du ønsker at udtrykke, prøv at tænke på noget velkendt at sammenligne det at. Sørg for, at det er velkendt for dig og dit publikum. En forfatter, der forklarer funktionen af ​​en atomreaktor, sammenlignede kernen af ​​et atom til et rack af kugler på et billardbord, klar til at flyve fra hinanden, når ramt af en fremskyndelse stødbal. Instruktører i problemløsning gerne sammenligne knudrede problemer blokader, som kan brydes ved at finde og frigive nøglen log.

Kommunikation er ikke en nice-to-have færdighed. Det er afgørende for succes i erhvervslivet. At producere og markedsføre de produkter og tjenester til at støtte de milliarder af mennesker, der nu bebor jorden kræver et niveau af kommunikation uanede af i tidligere århundreder. Når kvaliteten af ​​dit produkt afhænger af de kollektive indsats af snesevis, hundreder eller tusinder af enkeltpersoner, bliver kommunikationen livsnerven i din virksomhed.

Faktisk kommunikation er i centrum for alt, hvad vi gør. Det er grundlaget for interaktion mellem mennesker. Kommunikation har at gøre med betydninger, med forståelser, med følelser, med begær, med behov, og med idéer. Vores verden er fyldt med informationer

Men det største behov er for at forstå -. For at bygge bro mellem mennesker, så vi bedre kan leve sammen, arbejde sammen, får sammen med hinanden, og gøre denne jord bedst muligt hjem for den menneskelige race
.