Brug projektstyringsværktøjer til at være på forkant med Marketing Project Scope Creep

Når marketing konsulenter er hyret til et projekt, det &'; til fælles for både konsulent og klient komme med nye idéer undervejs. Men pas på “ rækkevidde creep &" ;: de små ændringer i omfanget af et projekt, der i sidste ende tilføje op til en stor kursændring – . og en stor indvirkning på budgettet

Som en marketing konsulent, du ønsker at være sikker på, at som et projekt &'; s rækkevidde vokser, din kompensation vokser tilsvarende. Samtidig, du vil undgå blot at sige “ nej &"; og risikere anstrengte forbindelser med din klient. At &'; s hvorfor det &'; s så vigtigt klart at etablere projektet &';. Oprindelige omfang, samt en formel rækkevidde-change control processen for revision af planerne, når arbejdet er i gang

Staying et skridt foran rækkevidde krybe &'; s omkostninger og tidsfrist konsekvenser hjælper med at holde dit projekt til tiden og inden for budgettet, mens en formel proces til håndtering af projektændringer sikrer, at alle interessenter har en fair chance for deres ideer, der skal overvejes

Oprettelse af en. logiske forandringer-management metoden åbner også kommunikationslinjerne mellem teammedlemmer og giver dem en måde at rapportere eventuelle problemer, de ser dukker op i løbet af et projekt. Det viser også, at alle interessenter &'; bidragene værdiansættes, og samtidig hjælpe dig med at opretholde kontrollen over projektet og de ressourcer til det

Hvor begynder

Det første skridt er at skabe en skriftlig definition af, præcis hvad &';.? s inkluderet i dit projekt, og hvad isn &'; t. Ved at skitsere grænserne for projektets &'; s muligheder for alle teammedlemmer, du etablere en basislinje, hvorfra hele holdet vil arbejde

Når dit projektets omfang dokumentet er på plads, skal du oprette en rækkevidde-change. kontrol proces, som vil gøre det muligt for alle projektets interessenter til at fremsætte forslag, der falder uden for dette anvendelsesområde. Processen bør indeholde en formel metode til vurdering hver enkelt anmodning rækkevidde forandring, såvel som for gennemførelsen af ​​eventuelle godkendte ændringer. Du &'; ll nødt til at etablere denne proces, før arbejde, der faktisk begynder – ideelt set tidligt i projektet analyse og planlægningsfase

Mennesker og processer

Når du opretter en ændring-management proces, det &';. til sa god idé for marketing konsulenter uddelegere en del af ansvaret ved at skabe a “ skift-styrekort &"; der vil evaluere foreslåede projekt omfang ændringer. Bestyrelsen Formanden vil have myndighed til at træffe endelige beslutninger om de foreslåede ændringer, og vil også være ansvarlig for at tildele opgaver til andre, såsom at evaluere ændringsanmodninger og gennemføre godkendte ændringer

Derefter skal du &';. Ll nødt til at oprette en proces til teammedlemmer til at indsende deres forslag eller bekymringer til projektet &'; s forandring-styrekort, som har brug for et regneark eller database til at spore hver enkelt anmodning forandring og dens status, tid og ressourcemæssige krav, samt andre noter

Her &'; s hvordan det typisk virker: Når en medarbejder forelægger en anmodning til bestyrelsen forandring, formanden tildeler nogen til at vurdere ideen &'; s relevans for projektet, feasibility, impact kvalitet, tid og ressourcemæssige krav, potentielle risiko, og andre faktorer. Baseret på denne person &'; s vurdering, kan bestyrelsen enten opsøge mere information eller beslutte, om ikke at gennemføre ændringen

At give Ændrer Green Light

Medmindre bestyrelsen godkendte projekt forandring. er meget lille, kan du ønsker at præsentere den for kunden, inden du flytter videre med implementering, især hvis det indebærer ekstra omkostninger, tid eller menneskelige ressourcer.

Når kunden har underskrevet på ændringen, bestyrelsen formand kan tildele gennemførelsen til den rette person. Som marketing konsulent, det &'; s dit job at revidere tidsplanen projektet; jonglere projekt forpligtelser med alle berørte teammedlemmer; og holde alle interessenter orienteret om konsekvenserne af ændringen på deadlines, budgetter eller andre projektplaner.

Selv om det kan synes som en masse arbejde up-front, hvilket skaber en formel proces til at afværge rækkevidde creep hjælper dig holde din klient klar over, hvordan et projekt vokser og ændringer over tid, og sikrer, at du &'; re betalt for noget ekstra arbejde, der opstår som følge af anvendelsesområdet ændres. Plus, en formel ændring-management proces giver en komplet konsekvensanalyse for enhver foreslået ændring, bidrage til at identificere og reducere risikoen for marketing konsulenter
.