Hvordan virker en DMS hjælp til at samarbejde på arbejdspladsen?

Et dokument management system hjælper organisationer med at spare tid og rum, og øger produktiviteten på en arbejdsplads betydeligt. Tidligere deling af filer og mapper af oplysninger blev gjort fysisk, nu gennem et dokument management system mange enkeltpersoner kan få adgang til samme fil samtidigt på et dokument management system nemt. Corporates brug for at opbevare dokumenter i et sikkert miljø, virksomheder, der tilbyder DMS har en tjeneste kaldet Workflow Solutions Matrix, det hjælper med at reducere tidsforbruget med at finde og forvalte projekterne og deres dokumenter.

Samarbejde er et iboende træk ved en DMS, et hierarki som regel regulerer en organisation, der skal lagres og deles i henhold til disse niveauer i en organisation filer. Et dokument management system hjælper med at give adgang til visse filer ved hjælp af et workflow løsning matrix, kan adgangen aktiveres eller deaktiveres for forskellige afdelinger eller medarbejdere i en organisation. Til tider flere personer får adgang til en enkelt fil, kan flere personer adgang til og gemme disse dokumenter. Med andre former for samarbejde, bliver filen ændres, og visse ændringer kan ikke vises, mens du bruger et dokument management system forskellige versioner af filen eksisterer med forskellige modifikationer, ville den resulterende endelige dokument har alle de revisioner, der er anført.

Processen med at have flere versioner af den samme fil kaldes versionering; Denne funktion er nyttig for de virksomheder, der modificerer filer ofte. Enkeltpersoner kan gå tilbage til forskellige versioner for at opdatere filer, når og hvis det er nødvendigt. Forskellige personer inden for samme organisation kunne gøre disse versioner; DMS bidrager til at øge samarbejdet. Lad os tage et scenario, hvor der er flere brugere adgang til en word-dokument, blev denne fil oprettet af en person en gruppe af personer har fået adgang til den samme fil, bliver hver redigere de gør lagres og forskellige versioner gemmes. Disse redigeringer kunne gøres min flere redaktører på forskellige datoer og steder.

Workflow løsninger matrix er en service er en del af visse dokumenthåndteringssystemer; det hjælper organisationer med at have et depot, som hjælper i lagring, hentning, organisering og routing af dokumenter online. Typisk dokumenter oprettes organiseret og grupperet sammen, enkeltpersoner derefter givet adgang til disse filer via en kontrolliste. Dette gør det muligt derefter brugere at søge efter filerne; de kan abonnere på disse filer og få besked, når der foretages ændringer. Disse filer kan nu deles og redigeret af forskellige individer kan tilføjes, kan versioner skal foretages, og kan laves rapporter baseret på den endelige kopi af filen kommentarer.

Arbejdet skal gøres systematisk i organisationer, samarbejde er nøglen til succes for en organisation, det hjælper med at øge produktiviteten ved at reducere tid tilbragt i påfyldning og finde filer. Dokument management systemer kan digitalisere dokumenter til organisationer disse kunne være juridiske dokumenter eller funktionelle tegninger for visse brancher. Digitalisering tjenester kan hjælpe dokumenter, der skal struktureres; de scannes gennem en optisk tegngenkendelse, hvorefter de opbevares og organiseres. Disse filer bliver derefter indekseres, så enkeltpersoner kan finde disse filer via et workflow-løsninger matrix.

DMS hjælper samarbejde på arbejdspladsen ved at strukturere dokumenter, der enten scannet eller gemt på et workflow-løsninger matrix. Inden for en arbejdsgang organisationen kan give adgang til bestemte filer til udvalgte personer i organisationen. Dokumenter kan gemmes sikkert og adgang til dem på flere steder med flere brugere på samme tid. Tidligere deling af filer var svært, som de var fysisk, nu disse dokumenter kan scannes og deles mellem flere brugere uden at skade papiret. .. Søgning opsparing og hente disse dokumenter er hurtigere nu ved hjælp af et dokumenthåndteringssystem