Hvordan man vælger den rigtige Kommunikation Metode og hvorfor det er vigtigt

Kommunikation er en integreret del af arbejdspladsen. Det &'; s vigtigere i dag, med de forbedringer i teknologien - både hardware og software. Der er masser af forskellige metoder, du kan kommunikere med andre ansatte
Det kunne være en smule overvældende og forvirrende til tider
Det &';.. Er noget, jeg stadig har problemer med. Det vil sige, der ønsker at vælge, hvilken metode til kommunikation er det bedste for en given situation. I &'; ve sat sammen nogle tips til at hjælpe dig med at afgøre, hvilken en er ideel til enhver situation
Der er flere metoder for dig at kommunikere med andre, som omfatter:

Telefonopkald (mobil eller skrivebord telefon).
SMS
Email
Instant messaging (f.eks Microsoft Lync /Communicator)
Videoopkald Salg In person,

Der er faktisk gode måder og dårlige funktioner for hver af disse forskellige kommunikation metoder, og den har brug for en smule erfaring og viden til at få at vide, hvilken type til at bruge - men jeg &';. ll forsøge at hjælpe her

Når man bruger Telefonopkald

Telefonopkald er en god måde at kommunikere på. Du ringe til et nummer, den anden person opfanger deres telefon, og du taler. De er efter min mening, en undervurderede form for kommunikation på arbejdspladsen.

Ulempen ved telefonopkald er, godt, er du nødt til at vide, hvordan man taler til andre mennesker. Dette kan synes ganske enkel, men hvis du &'; ve arbejdet i IT til et beløb af tid, du &'; ve sandsynligvis opdaget nogle mennesker er bedre til at kommunikere end andre. En række mennesker - måske endda dig selv - måske ikke så behageligt eller så sikker taler i telefon til andre mennesker. At &'; s OK - det kommer med praksis og tillid med hvad du gør

Telefonopkald burde bruges, hvis du har brug for at forstå eller forklare noget til nogen, der kan tage lidt tid.. Hvis noget kan &'; t beskrives let over e-mail, så et telefonopkald er bedst. Hvis du har et spørgsmål, som bør beskrives godt, så telefonopkald er normalt bedre.

Telefonopkald kan også være ideel til at få hurtige svar. Du kan afhente din telefon (uanset om det &'; s fastnettelefon, en mobiltelefon, eller endda et headset er forbundet ved hjælp af din pc og netværk), dial de enkelte du &'; re leder efter, og har et svar på bare et minut. Dette er betydeligt hurtigere end andre kommunikationsteknikker.

Når man bruger e-mail-

E-mail er en anden populær form for kommunikation i IT arbejdsmiljø. Vi IT folk elsker email. Vi &'; re teknisk af natur og generelt finder, at e-mail er mere hensigtsmæssigt at forklare vores detaljer eller få tingene gjort

Men det &'; s. I risiko for blive misbrugt. Jeg får ofte mails gennem hele min dag, og jeg &'; m sikker på at du gøre det så godt, fra folk om emner og tænke, “ Dette kan være bedre egnet til et telefonopkald &" ;. Jeg indrømmer, jeg &'; m sandsynligvis skyldig i det så godt. E-mails er som regel lidt af en rod, hvis de er misbrugt eller ikke brugt effektivt. Salg

E-mails er normalt anvendes til at tale om eller forklare eller arbejde noget ud mellem en masse mennesker. Det &';. Er nemt at gøre dette ved hjælp Til og CC felter - lægge dine navne i, tilføje nogle detaljer eller problemer eller diskussion, hit Send, og vente på svarene

Dette er imidlertid, hvordan rod kommer i. E-mails bliver sendt frem og tilbage, ganske ofte med ingen reelle resultat, og kan være svært at følge, og også distrahere folk fra andet arbejde. De er som regel langsomme (ved at få respons).

Hvis du er nødt til at få svar eller oplysninger fra nogle få mennesker, andre kommunikationsmetoder er som regel mere egnet, såsom telefonopkald eller et ansigt-til-ansigt møde ( hvis det &';. er muligt)

Der er flere upsides til e-mail kommunikation, selv om. Det &'; s fantastisk til at forklare komplicerede emner, der kræver supplerende oplysninger, såsom diagrammer. Det &'; s fantastisk til kommunikation statusrapporter eller minutter til en gruppe af mennesker. Det &'; s ideel til én måde kommunikation. Det &'; s også godt til bekræftelse af en tidligere telefonopkald (noget jeg fik at vide på min allerførste dag i det!)

Når man bruger SMS

SMS eller Short Message Service, er. findes på næsten alle mobiltelefoner produceret i de sidste ti år. Det &'; s praktisk, fordi det lader dig sende ud et enkelt budskab til alle på din telefon, uanset hvor du er. Det &'; s ikke en almindelig kommunikationsmetode i IT verden, men det er bestemt af dit job som til når det &';. S bruges

SMS er fantastisk til når du &'; re ude. Det &'; s fantastisk til at fortælle folk, hvor skal opfylde, hvor du er, eller hvis du &'; re kører sent. Det &'; s også godt at sende små bidder af information til andre mennesker, hvor de kan være ude af stand til at få en e-mail eller et telefonopkald - måske detaljer, de &';. Re forventer

SMS er ikke den bedste metode til at stille udfordrende spørgsmål eller tale med en række personer. Det er bestemt isn &'; t den bedste måde for at fortælle din chef dig &'; re at have en sygedag! Men at &'; s emne for en anden artikel …

Når man bruger Instant Messaging

Mange kontorer nu har deres egne implementeringer af en instant messaging service for brugen af ​​deres ansatte. Nogle gange er det &'; s Microsoft Lync eller Office Communicator. Det &'; s. Svarende til MSN Messenger-programmet, eller ICQ, eller nogen af ​​disse programmer, der var stor før Facebook

Det giver dig mulighed for at sende en tekst via din computer til en anden medarbejder i virksomheden. En chat vindue vil dukke op på deres skærm, så de kan interagere - dybest set at have en samtale med dig ved hjælp af PC. Afhængigt af programmet, skal dette har forskellige funktioner. Office Communicator, som et eksempel, kan du sende filer og tale til flere mennesker.

Det har sine ulemper selv. Det kan være påtrængende - folk kan begynde at sende dig meddelelser, og du har chatte vinduer popping op over det hele, distraherende dig fra din opgave. Det kan være trættende - at skrive en diskussion generelt er meget mere arbejde end at chatte med nogen

Der er mange fordele ved instant messaging, selv om.. En af disse er, godt, at det &'; s øjeblik. Du kan sende en note til en person, og de modtager med det samme (hvis de &'; re på deres skrivebord). Du kan endda få et svar hurtigt - meget gerne et telefonopkald

Det &'; s også velegnet til at sende information, der bare kan &'; t ske på telefon eller tale, da det &'; s hurtigere end e-mail.. Hvis du &'; re gør softwaretest og har brug for at sende nogle koder til en kollega, som et eksempel, det &'; s sandsynligvis hurtigere end e-mail for at åbne et chatvindue, kopiere og indsætte koderne i vinduet, og tryk på Enter
.

Når man bruger videoopkald

Der er en stigning i organisationer, der bruger video-teknologi i disse dage. Måske er det den lavere pris af teknologi, eller evnen til at arbejde med mennesker i andre steder, men det synes at være mere almindelige. Under et videoopkald ligner et taleopkald, men det giver dig mulighed for at se hinanden på en skærm.

Dette kan virke påtrængende eller unødvendige, men det kommer med sine fordele. Det &'; s perfekt til engagement - du kan præsentere tingene for mange mennesker, og hjælpe dem med at fokusere på hvad du &'; re siger. Du kan læse deres kropssprog og udtryk og justere korrekt. Også kan du fortælle, hvis de &'; re faktisk lytter

Videoopkald dog shouldn &';! T blive misbrugt. Det kunne være ret personligt at have et videoopkald med en individuel du don &'; t ved, at godt, eller om et problem, der gør ikke &';. T nødt til at have en video-interaktion

Når at kommunikere på Person

Kommunikation i person er en fantastisk metode til kommunikation. Det indebærer to eller flere personer bliver på samme sted har en samtale. Det &'; s stor, som du få opmærksomhed på den person eller personer, du &'; re samtale med, kan du bedømme kropssprog, kan du skrive og tegne tingene sammen for at hjælpe diskussionen, og næsten altid ender i et resultat for de involverede - som i, du don &'; t nødt til at vente på et svar, som du gør med e-mail

Kommunikation i person har én stor ulempe - du nødt til at være placeret sammen.. Det er ikke virkelig muligt i it-branchen i dag, overvejer mange forskellige mennesker gør arbejdet i forskellige bygninger, forskellige byer og endda forskellige lande. Hvis det kan &'; t udføres i person, så en anden metode bør anvendes, men hvis du &'; re i stand til at komme til at tale med nogen i person, det &'; s anbefales, at du gør

En anden fordel ved. taler i person er det hjælper dig med at finde ud af den rigtige information eller få en reel dom om noget. Det &'; s temmelig nemt for folk at tale om ting på telefon eller e-mail, for at spille hårdt-bold eller for at undgå dine anmodninger, men hvis du &'; re i stand til at sætte spørgsmålstegn ved dem personligt du måske opdage, at de er mere nyttige. Det hjælper ofte. Jeg prøver ikke at sige noget via e-mail eller telefon, I &'; m ikke er villige til at bakke op i person (bare i tilfælde), men nogle mennesker don &'; t gøre dette

Min egen favorit metode til kommunikation er. personligt, men det &'; s ikke nødvendigvis er muligt, så det kommer ned til at gøre dine egne beslutninger baseret på din viden og situationen ved hånden
.