Kommunikere hurtigt og nemt

I dagens &'; s arbejdsplads af information og kommunikation overbelastning, vi svarer med mange mennesker gennem mange medier hver dag. Denne artikel giver tips til at kommunikere med andre på en hurtig og nem måde, hvilket fører til mere kontrol over din tid og kommunikation

Mail flytter landet, og postnumre flytter mail -. Godt, måske ikke længere. Ikke desto mindre er de fleste beskeder, du modtager, enten i form af e-mail, fax eller notater, kræver dit svar. Jo hurtigere og lettere du svarer, jo bedre din dag, uge, karriere, og livet være - og jo mere vil du være i kontrol over din tid. Der er mange muligheder til rådighed for dig til hurtigt at håndtere svarmeddelelser.

Hvad mener du vil sende, og hvorfor?

Hvis du er i salg eller en type position, hvor du tage kontakt med potentielle kunder eller klienter, så vil din post og meddelelser er proaktiv i naturen. Du sender oplysninger eller litteratur designet til at få en anden part interesseret i, hvad du kan tilbyde dem i vejen for varer eller tjenesteydelser. Det er sandsynligt, at størstedelen af ​​de oplysninger og meddelelser, du sender til andre, repræsenterer et svar på en anmodning, de har lavet, eller en forpligtelse, som du har brug for at opfylde.

Håndtering Korrespondance hurtigt

Mange gange korrespondance, du gerne vil straks tage fat falder ved Vejen; du er nødt til at passe alt for mange andre ting. En vigtig tidsbesparende element, når at reagere på beskeder er dette: Når et svar ikke kræver en formel business-protokollen (dvs. når du kender den anden part godt), eller elementet kun fortjener korte hensyn, der er mange måder at håndtere korrespondancen hurtigt.

1. Nogle mennesker bruger fortrykte meddelelser såsom "Undskyld den uformelle, men jeg føler, at det er mere vigtigt at reagere hurtigt, end at tilbyde en mere formelt svar, der ville tage meget længere tid."

Spørg folk, hvordan de føler, når de modtager sådanne svar, og langt de fleste vil være enige, at de hellere ville få en hurtig, uformel reaktion, der besvarer deres spørgsmål, end at vente uger for et formelt svar.

2. Opbevare oplysninger afsenderadressen på konvolutter fra mail, du modtager. Derefter kan du bruge deres adresser som din adresse etiket tilbage til dem, og undgå at skulle engagere din printer, kopimaskine, eller etiket papir. Sådanne adresser kan klippes eller revet ud med en lineal kant.

Når jeg modtager en pakke fra en person, jeg klippe etiketten fra deres kuvert og fastgør den til de dokumenter, der fulgte inde med en stor papirclips eller aftagelig tape. Når jeg er klar til at lave et svar, adressen label part allerede tilgængelige

Ofte, når du ikke kan få et svar fra andre, er det fordi de er overvældet -. De har ikke udtænkt systemer til let reagere på de oplysninger og meddelelser, de modtager. Ofte deres manglende evne til at reagere i tide (eller overhovedet) har meget lidt at gøre med den fordel, at din anmodning. Det er et resultat af deres personlige ineffektivitet eller deres organisations ineffektivitet.

3. Bestil en gummi stamper fra dit kontor forsyning butik, der siger "Speed ​​Svar." Jeg har sådan en stamper. Det er overdimensioneret og udskriver i lyse rødt. Når du modtager et brev, som fortjener et hurtigt svar, stemple det med "speed svar", og tilbyde dit svar på plads i bunden af ​​brevet. Alternativt kan du udskrive etiketter, der siger "speed svar", og anbringer dem til siden.

Dyb, fed, rødt blæk vises som sort, når indsendes via telefax, så du har mulighed for at faxe brevet. Du kan endda kopiere og sende brevet. Sådanne teknikker gør det muligt at få et svar på den anden part hurtigt, og giver dig en oversigt over korrespondancen, der er blevet transmitteret. En sådan reaktion er nyttigt at modtageren så godt, fordi det samtidig præsenterer deres budskab og dit svar. Tænk på hvor mange gange du har skrevet til en person, og de svarede, men du kan ikke huske, hvorfor du indledte korrespondance.

4. Hvis du mailing et svar til en anden part, skal du indsætte en af ​​dine egne adresselabels. Dette hjælper den anden part holde kontakten med dig. Jeg vedlægger min adresse etiket med næsten al korrespondance jeg mail. Hvis du forventer mere kontakt med den anden part, kan du selv ønsker at inkludere ekstra etiketter adresse.

Herefter vil du begynde at glæde bemærke, at du modtager svar fra den anden part hurtigere, og at de " re at bruge de adresseetiketter du havde leveret dem. Dette fortæller dig, at de har købt ind i dit system. Du har med succes trænet en korrespondent til at være mere dygtige til at kommunikere med dig, så nu både du og den anden part fordel.

5. Bestil et gummistempel eller oprette en etiket, der letter dine fax svar så godt. Sådan en stamper eller etiket vil omfatte dit navn, telefonnummer og faxnummer. Du ville stemple eller anbringe dette mærkat på korrespondance, du modtager. Dette fungerer godt og undgår at bruge modtagerens fax papir.

Når du modtager faxer fra en fritstående faxmaskine, halvdelen af ​​tiden den anden part bruger en hel side bebuder, at en fax er på vej, bruger derefter en anden side til at sende dig en seks eller otte linje besked. Hele kommunikation kunne have taget en tredjedel af en side.

Når du indleder et mærkningssystem, du lader den anden part ved, at du respekterer deres tid og ressourcer. Også, du holde dine omkostninger nede. Det koster langt mindre for en tredje eller en halv faxet side at gå over ledningerne end to sider.

Hvis du bruger et faxmodem, anvende de samme principper. Hold din fax identifikation oplysninger kortfattet og nær toppen af ​​den første side. Hold din besked kort. Det holder din transmission koster ned og faktisk øger chancerne for et svar. Mange af dine korrespondenter allerede får for mange budskaber, og de er mest tilbøjelige til at svare på dem, der er korte og koncise.

6. Ved længere hardcopy korrespondance, bruge bagsiden af ​​den side, du modtager. Lav en kopi af forsiden og bagsiden til dine egne hardcopy filer, hvis det er nødvendigt. Nogle gange kan du konsolidere korrespondancen du har modtaget, og dermed konsolidere korrespondance, du sender. Hvis en person sender dig en to-siders brev, men du behøver kun at reagere på en tast stykke, klip dette stykke, omfatter det i toppen af ​​din transmission, og tilbyde dit svar nedenfor.

7. Du er velkommen til at nummerere punkter i korrespondancen du har modtaget, og behandle hvert enkelt punkt i dit svar. Dette vil skære ned på den tid og energi, det tager for dig at tilbyde et svar. Ellers får du fast at skulle skrive, "Baseret på dit kontoudtog i punkt to ... du sagde XYZ, jeg føler, at ... ABC. I punkt fire du udtalte, at ... JKL."

Når du nummerere punkterne i den korrespondance, du modtager, kan du normalt løse alt i én side. Mens erhvervslivet og organisatorisk protokol ofte kan kræve formelle svar, din mission er at forsøge at tilbyde så mange uformelle svar, som du kan. Formelle løsninger, som tager to sider eller mere, kræver kopi-redigering. Også, når at blive nedsænket i en sådan langtrukken korrespondance, er den tid, suget ud af din dag og liv.

8. Vær på udkig efter måder at kombinere din faxmaskine eller faxmodem, printer og kopimaskine, til hurtigt og effektivt at generere passende reaktioner på meddelelser, du modtager, i stedet for at lade korrespondance hober sig op.

9. Design former til at håndtere rutinemæssige kommunikation. Bedre endnu, se om nogen i dit kontor allerede har skabt sådan form, eller overlade opgaven til en person. Mange kontorartikler butikker bære bøger med pre-designede korrespondance former. De er værd $ 10-15, da du sandsynligvis at spare tid nok den første dag, du bruger sådanne former for mere end retfærdiggøre købet.

I en tid med information og kommunikation overbelastning, for mange karriere fagfolk angiver, at de har brug for mere tid til at få deres job gjort. Denne form for tænkning holder dig Enslaved til uret. Mere tid ikke er på vej, det er heller ikke løsningen, hvis du ikke allerede effektivt i drift
.