Håndtering Intern Email Overload

Vi sender og modtager snesevis af arbejdsrelaterede e-mails hver dag. Beskeder – ofte dem, der er interne kommunikation – crowd vores indbakker og vores tid. Men hvor mange af disse indgående e-mails er virkelig nødvendigt og vigtigt? Hvornår mængden af ​​brugt læsning og reagere på kolleger &'; emails bliver kontraproduktive? Disse spørgsmål er dukket som virksomheder er begyndt at udforske nye måder at forbedre effektiviteten og at lindre deres medarbejdere fra daglige oversvømmelser af overflødige beskeder. I dette indlæg vil jeg diskutere en CEO &'; s gennemgribende ændring intern kommunikation i hans selskab – plus et par små måder, du kan forbedre e-mail-teknikker blandt dine egne kolleger.

E-mail er blevet sådan en uundværlig del af den interne kommunikation, at det er svært at forestille sig at opgive det helt. Alligevel én CEO har gjort netop det: sidste måned, Thierry Breton, administrerende direktør for Atos, en informationsteknologiske tjenester selskab, meddelte implementeringen af ​​en hele virksomheden internt forbud til at begynde i år. Dette er ikke nogen lille bedrift, da Atos har 80.000 medarbejdere, der spænder over 42 lande.

Meddelelsen vakte opsigt både i virksomheden og fra medierne, men Breton forsvarede kraftigt hans beslutning under et interview med BBC i december. Han forklarede, at begrundelsen for den interne e-mail-forbuddet var til “ øge kvaliteten af ​​arbejdsvilkårene &"; for alle 80.000 medarbejdere, der jævnligt oversvømmet med e-mails. En anden bekymring var for kvaliteten af ​​hans virksomhed, som blev tilbragt “ for meget tid på interne e-mails og ikke nok tid på ledelse &"; Desuden vil eksterne e-mails stadig være en primær form for kommunikation med klienter.

Hvad er det så, er alternativerne til effektiv intern kommunikation, især i en virksomhed, hvor medarbejderne spænde over flere kontinenter og tidszoner? Breton citeret en række værktøjer, som Atos er begyndt at indarbejde og vil fortsætte med at gennemføre i de kommende måneder, hvilket Breton selv bruger nu helt i løbet af intern e-mail. Mulighederne omfatter instant messaging, interne sociale netværk (såsom Yammer, omkring som du kan læse mere i en tidligere blog-indlæg), cloud computing, og mikro blogging. Blandt mine foretrukne indstillinger er dokument sharing sites, der går ud vedhæftede filer og give et online forum, hvor kolleger kan skrive kommentarer og spørgsmål omkring dokumenter. Salg

De fleste virksomheder ikke er klar til at fjerne de interne e-mails. Selv Breton forudsiger det vil være 10 til 15 år, før alle forretningsområder vedtage sådanne metoder. I stedet er her et par forslag til, hvordan at skære ned dine egne e-mails – og velkommen til at dele dem med kolleger

-! Start med en beskrivende endnu kortfattet emnelinjen. Hvis emnelinjen klart, dit formål, vil det hjælpe dig til at skære ned tekst i selve e-mailen

- Inden du “. Svar til alle &"; eller CC andre på e-mail, overveje, om alle modtagere virkelig brug for at se e-mail. Det tager et stykke tid at læse gennem lange e-mail-kæder og er en ineffektiv udnyttelse af tid, hvis samtalen ikke er relevant for modtageren

- Hvis du er ved at besvare en e-mail med enkle “. Tak, &" ; reflektere først på hvem du sender den til. Nogle mennesker sætter pris på en afsluttende email af taknemmelighed; andre finder det unødvendigt og spild af tid og rum

-. Genlæs og redigere e-mails, før du sender dem. Arbejde e-mails skal være kortfattet og til det punkt, og hver gang du læser igennem, vil du opdage flere ord til at eliminere. Dette er især vigtigt for e-mails sendt til en mobil enhed.

Hvis du har et par punkter at diskutere, nedbryde din email i punktform. Dette organiserer dine tanker på en klar måde, og din modtager vil sætte pris på at læse et par punkttegn i stedet for langtrukne stykker
.