Den SKAL og MÅ for Business Møder

Når planlagt og udført korrekt, kan møder være en effektiv måde at dele information eller løse problemer. Når møderne er uorganiseret, planlagt uden grund, for ofte eller ikke ofte nok, bliver de spild af tid og energi, og er en frustration for alle. Møder kan være et meget nyttigt værktøj i en organisations produktivitet. Succesen med et møde afhænger af, hvordan den gennemføres. Her er et par ting at overveje, hvad de skal gøre, og hvad man ikke skal gøre, når du planlægger og kører et møde.

Har du ikke et møde, hvis der ikke er nogen grund til at have en.

Har have et møde, hvis der er et emne at diskutere.

Mange organisationer har møder regelmæssigt (en gang om ugen, hver anden måned, etc.), som er i orden, hvis der er noget at tale om i mødet. Hvis et møde er planlagt, men har ikke et punkt, det ender med at spilde tiden, ikke kun under mødet, men i den tid det tager for alle at forberede. Hvis du har regelmæssigt planlagte møder, og du ved, at en uge er særlig langsom og der vil være noget at diskutere, annullere den og træde, når du har et problem, der kræver opmærksomhed.

Medtag ikke folk, der er ikke involveret i emnet.

Gør invitere dem, der har et værdifuldt input eller har brug for at blive involveret.

Vær forsigtig med, hvem du invitere til mødet. Gennemgå emnet og inddrage alle, der vil få store bidrag til at gøre, eller bliver nødt til at vide om det i fremtiden. Hvis der er deltagere, der ikke har forbindelse med emnet, er du spilder deres tid. Desuden, hvis du ikke er forsigtig om hvem du invitere, kan du udelukke folk, der kan have brug for at blive inkluderet. Der kan være medarbejdere, der ikke kan arbejde på det på det tidspunkt, men kan være nødvendigt at deltage for at forstå det senere. Hvis det er et nyt projekt, kan du ønsker at invitere dem med mere information. Der kan være folk, der ikke er direkte forbundet med projektet, men er mere vidende om det. I dette tilfælde kan de give nyttige oplysninger, som andre ikke kan.

Gå ikke i uforberedt.

Har har en dagsorden at følge og en grundlæggende struktur for mødet.

Hvert møde skal have en grundlæggende plan. Du skal vide, hvad der skal behandles og udføres under et møde, og hvordan du kommer til at gå om at gøre det. Dagsordenen skal angive, hvad der skal præsenteres i mødet, og hvornår. Strukturen af ​​mødet er, hvordan det er organiseret. Hvis dette er et møde, hvor alle har brug for at deltage, bestemme den bedste måde at gøre det (at give tid til spørgsmål, der går rundt i lokalet til hver person om feedback, etc.). Hvis formålet med mødet er at brainstorme, så tænk over, hvordan du ønsker at generere ideer. Hvert møde har brug for en dagsorden og struktur, men hvordan hver bruges vil variere baseret på mødet.

Må ikke antage en anden vil køre den.

Har en facilitator.

Når en dagsorden er indstillet, skal der være nogen, der sørger for, at den er fulgt. Et møde kan have én plan, men de fremmødte har deres egne dagsordener, og et møde kan nemt gå af sporet, når ingen er stikning til planen. Hvis du ikke kan gøre det lettere, finde nogen, der vil se på uret, skal du følge tidsplanen, og holde alle på sporet.

Må ikke være egoistisk med tiden.

Må respektere andre tidsplaner.

Møder er effektive, når de anvendes ansvarligt. Planlægge tid nok til at fokusere på spørgsmålet ved hånden, men brug ikke tid selvisk. Andre medlemmer af dit team sandsynligvis har andre spørgsmål, der er lige så eller måske vigtigere end den nuværende, og har brug for tid til at gøre deres eget arbejde. Endvidere, når møderne er for lange, deltagerne mister interessen. Hvis det bliver klart, at du ikke har tid nok til at løse problemet i mødet, planlægge en anden. Bruddet mellem møderne vil give deltagerne til at komme tilbage frisk og åben for nye oplysninger.

Du må ikke ejer mødet.

Gør giver mulighed for input og diskussion i den tildelte tid.

Emnet for mødet er ikke det eneste formål. Formålet er at dele disse oplysninger. Dette vil ikke ske, hvis en person gør alle taler. Tillad altid tid til feedback, spørgsmål, og diskussion. Hvis du ikke har disse elementer, bliver mødet en forelæsning.

De mest produktive møder er dem, der har den mest tænkte lagt i dem. Emnet, deltagerne, og strukturen er alle vigtige komponenter. Med den rette opmærksomhed, og planlægning, kan du få mest muligt ud af dit møde, og de medarbejdere, der deltager
.