Sådan oprettes systemer til succes

Systemer er simpelthen måder at automatisere eller strukturere processer, så de kan opstå uden så meget tanke eller opmærksomhed – og med mere end blot én person, således at virksomheden kan fortsætte med at køre, hvis du beslutter dig at tage en ferie.

finde ud af hvad at systematisere

For de fleste af os, der er snesevis af lignende gentagne opgaver, store som små, i vores virksomheder eller job, der kunne systematiseret. . At identificere, hvor du kan anvende systemer, træde tilbage fra din virksomhed eller liv og prøve at se på det objektivt

Her er et par nyttige spørgsmål for at komme til hjertet af, hvad du kunne systematisere:

Hvor er dine frustrationer? Dette er en vigtig test af to grunde. Først, du er mere tilbøjelige til at blive frustreret, hvis du annullere Fortryd opgaver, der bringer nogen særlig tilfredsstillelse. For det andet, vil du blive frustreret, hvis du skal genlære en opgave eller “ genskabe hjulet &"; hver gang et specifikt behov kommer op.

Hvad holder tilbage din virksomhed? Hvad er flaskehalsene? Har du brug for at generere flere kundeemner? Har du udsigter, men en lav konvertering? Har du konvertere kunder, men taber dem gennem dårlig opfølgning igennem? Strategisk fokus på din virksomhed på denne måde er mere tilbøjelige til at få øje på høj værdi muligheder for systematisering.

Hvad får dig stress? Er det forbereder de kvartalsvise MUS? Afslutning af din trykte katalog? Forberedelse til dit årlige make-or-break messe? Selv hvis du kender de trin udenad, systematisere det mindste en del af disse stress-fremkaldende aktiviteter kan afkaster store fordele for din virksomhed –. Og dit velbefindende

Start med at skrive det ned

Det første skridt i at systematisere en proces er at skrive det ned. Hvad der præcist er den proces du går igennem for at håndtere en salgs- bly? Placer en købsannonce for din forsendelse degnen? Uddanne en ny receptionist? Hvis du kæmper for at få alle de trin ned, prøv ldquo &; baglæns &"; fremgangsmåde. Start med slutresultatet, og derefter afgøre, hvad du gjorde lige før det, og så videre, for hvert trin.

En anden værdifuld øvelse er at dokumentere, hvad alle i organisationen gør. Glem jobbeskrivelser: Du ønsker at vide, hvad de rent faktisk gør. Dette kan fremhæve høj værdi muligheder for at opbygge systemer, der kan gearede i hele organisationen.

Ofte den dokumentation, du opretter i denne proces er alt det system, du har brug for. Næste gang opgaven kommer op, kan du trække filen og gemme genlæring. Det bliver også kernen af ​​træningsmanual for nye medarbejdere, som ofte er en af ​​de mest værdifulde systemer, du kan bygge
.