Sådan Start Organisering Microsoft Outlook med en tom indbakke

Microsoft Outlook er et fantastisk værktøj til at bruge til at organisere din e-mail og tid. Outlook har mange funktioner, der vil give dig store fordele i at holde sig organiseret. Denne artikel er en del af en serie af artikler, som vil hjælpe dig som begynder at organisere dit Microsoft Outlook

Måske du &';. Ve blevet ved hjælp af Outlook for en stund nu, men du tilflugtssted &'; t taget fordelene ved nogen af ​​de nyttige funktioner . Har du indset det er på tide at begynde at organisere din Microsoft Outlook? Er din indbakke overfyldte? Så det &'; s tid til at komme i gang. Og det bedste sted at starte er en tom indbakke.

Start med at gøre en hurtig oprydning af din indbakke, her er hvordan. Først oprette en mappe for gamle e-mails. Højreklik på indbakken, og vælg ny mappe. Type Gamle e-mails i navnefeltet og klik OK. Nu flytte nogen e-mail i din indbakke, der er to uger gammel eller mere. Denne isn &'; t enden af ​​vejen til denne e-mail, du stadig nødt til at sortere det. Planlæg en lille luns af tid hver dag til at sortere gennem din mappe med gamle e-mails, indtil du &'; ve tømt den. Dette betyder, at du &'; ve handlet på, indgivet, eller slettet alle dine gamle e-mails. Shift + delete vil permanent slette alle e-mails du &'; ve valgt. Du kan holde emails du har slettet en uge til to uger, før du permanent at fjerne dem.

Din e-mail er ikke et system beregnet til arkivering. Du har måske efterladt en e-mail i din indbakke, fordi du havde brug for den vedhæftede fil forbundet til det. Når du modtager en e-mail med en vedhæftet fil, bør du gemme det uden for din e-mail med det samme. Du kan gemme denne e-mail vedhæftet fil ved hjælp af en af ​​to metoder. Du kunne enten åbne e-mailen, skal du klikke på “ gem vedhæftede fil &"; i filen menuen, eller du kan højreklikke på den vedhæftede fil, og vælg derefter “ gem som &" ;. Når du gemmer din vedhæftede fil give det et navn, der vil minde dig om, hvad indholdet af det er. Det er spild af din tid til at have til at åbne op for flere vedhæftede filer, der søger efter det, du har brug for på grund af uklare filnavne. Når du organiserer Microsoft Outlook er det vigtigt at gemme de filer, du har brug for uden for din e-mail-service, så du effektivt kan tømme din indbakke.

Hvis det føles som en hel e-mail skal gemmes og arkiveres du kan gøre det i et par måder. Den første er, kan du gemme det som et word dokument. For at kunne gøre dette, er du bogstaveligt talt kommer til at kopiere og indsætte fra en e-mail ind i et dokument. Eller hvis du foretrækker du kan gå igennem en anden proces for at gemme e-mailen i mine dokumenter. Vælg først email, du ønsker. Vælg derefter “ fil &" ;, efterfulgt af “ gem som &" ;. Søg efter “ mine dokumenter &" ;, eller en anden placering på din computer, hvis du ønsker. Indtast i filnavn, du har valgt, der vil klart identificere din e-mail. I “ gem som &"; skriv felt klik på pil ned, og vælg Outlook Message Format (* .msg), og derefter gemme. Du &'; ll bemærke ikonet ved siden af ​​din fil i mine dokumenter vil vise du har gemt en e-mail

Organisering Microsoft Outlook bør begynde med en klar tom indbakke.. I fremtiden kan huske din indbakke er ikke en registreringssystem! Når du har renset ud din indbakke af dine gamle e-mails ved at handle på dem, gemme dem, eller slette dem stoppe problemet gentager sig. Guiden Regler i Microsoft er et godt sted at starte. Dette vil hjælpe dig med at organisere dine indgående e-mails i passende mapper, så de er lettere at sortere og handle på. Så vil du aldrig blive begravet i e-mail igen! Tag det første skridt og begynde at rydde dem ud i dag
.