3 trin til Går Papirløs

En af mine områder af speciale i min produktivitet og organisere konsulentarbejde er papir management – hjælpe min klienter bestemme de bedste måder at behandle, styre og gemme papiret i deres liv og i deres arbejde. Jeg faktisk nyder at arbejde med papir og behandling af oplysninger (hey, jeg &';? Ma professionel arrangør, til højre), men jeg ved de fleste mennesker derude simpelthen don &'; t. Mange kunder i årenes løb har spurgt mig om “ gå papirløse, &"; uden egentlig at vide, hvad det betyder. Det &'; s noget jeg &'; ve altid været nysgerrig, men havde brug for en undskyldning for at forsøge at gennemføre.

Papirløs betyder behandling og opbevaring mindre papir end man havde tidligere. Papir-fri midler, ja, at være helt fri for papir – noget jeg synes er temmelig svært at gøre med de stejle mængder af papir, der synes at flyde ind i vores postkasser, uanset hvad vi gør. Går papirløs, er imidlertid absolut gennemførligt, og ikke alt, hårdt, som jeg &'; ve opdaget første hånd

I begyndelsen af ​​2009 begyndte jeg året med en rimelig mængde af papir på mit kontor -. tre fil skuffer fuld af vigtige dokumenter, og omkring femten ringbind af materialer fra seminarer, klasser og konferencer. For nogle kan et par fil skuffer af papir og nogle assorterede bindemidler ikke være meget på alle, mens andre, kan det virke som et bjerg af papir! For mig meget af, at papir var arkivering, og en stor kandidat til papirløse reduktion. Så i januar, jeg lavede en beslutning til at gå som papir-mindre som muligt, med et mål om at reducere min lagrede papir med 75% eller mere. Men hvordan? Her er de skridt, jeg brugte til at reducere mit papir:

Whittle det. I &'; er temmelig godt om at holde mine filer ned til det væsentlige, men selv jeg var i stand til at rydde ud af om 15% af min lagret papir ved at luge gennem mine gamle dokumenter og fjerne, hvad der ikke længere var brugbart eller relevant. Det &'; s lettest at arbejde på en skuffe (eller endda en del af en skuffe) ad gangen for at undgå at få overvældet. Hold en papirkurv og en pose eller kasse til neddeling handy, og gå gennem hver fil, mappe, bindemiddel eller et dokument med en kold, hård øje og holde kun, hvad du virkelig har brug – og kaste resten. Du bør stå tilbage med kun dine vigtige dokumenter. Lægge alle usædvanlige docs som officielle statslige bekendtgørelser (gerninger, fødsel /død /ægteskab /skilsmisse certifikater).

Scan det. Holde det papir, &'; s venstre blot isn &'; t nødvendigt, hvis du kan finde alternative måder at opbevare oplysninger – det &'; s de oplysninger, &'; s værdifulde, ikke nødvendigvis papiret. Især i en alder af nemme søgninger på vores computere, nogle gange det giver god mening at centralisere dine oplysninger på din computer så meget som muligt. For mig, besluttede jeg, at mens mange af de oplysninger jeg ønskede at holde var yderst værdifulde, den faktiske papir behov for at gå – så scanning var svaret. For at lette processen, valgte jeg en high-speed scanner /software-løsning fra The Neat Company, kaldet NeatWorks ADF. Når du &'; re gør et stort scanning projekt som dette, du virkelig har brug for en scanner designet til at scanne flersidede dokumenter, samt software, der kan hjælpe lette processen. Jeg anbefaler en løsning, der kan scanne til PDF i tillæg til en proprietær database. Når dokumenterne er scannet og bakkes op, kan du makulere eller genbruge originalerne.

Opbevar det. Husk de usædvanlige docs vi afsat tidligere, ligesom statslige certifikater, boliglånet docs og andre errata? Helt sikkert scanne dem også, men jeg foreslår at holde originalerne et sikkert sted, ligesom en lockbox eller værdiboks. Mens du kan få kopier af dem igen fra de organer, det &'; s regel en masse besvær at gøre det, og simpelthen nemmere at holde en lille mængde af disse papirer på hånden.

Ved at gøre det, jeg &'; ve beskrevet, var jeg i stand til dramatisk at reducere mængden af ​​papir, som jeg &'; m lagring. Faktisk, alt er blevet redigeret ned til en desktop-fil boks omkring syv inches dyb – at &'; s det. Ingen store fil skuffer eller kasser, ingen stakke af papirer. Én boks, ikke mere – alle de gamle papirer er væk nu, med tomme plads tilbage i deres kølvand.

Hvad er dine strategier til reduktion af papir? Har du prøvet at gå papirløse
 ?;