Administrer dine handlinger og Du Befri din tid

I en nylig Wall Street Journal artikel vi &'; re fortalte om udviklingen af ​​en ny type lægemiddel designet til at kæmpe biologi. Denne farmaceutiske middel er stigende i popularitet for det hjælper søvn-berøvet enkeltpersoner til at forblive vågen, mindre groggy og angiveligt mere produktive. Ønsket om længere perioder resten blive overhalet af en iver i vores samfund til at forvise træthed og maksimere vores evne til at få mere fra hånden hver dag.

Grade skoleelever bliver introduceret til begrebet tid forvaltning på stadig yngre aldre. Disse unge bliver udfordret til at sætte flere aktiviteter ind i deres tidsplaner samtidig opretholde høje akademiske ydeevne. Uanset om undersøgelser, sport, arbejde relaterede eller fritid – disse fyldigere skemaer af unge og voksne bunke på stress for alle os, der forsøger at mesterligt jonglere en bredere vifte af begivenheder i hver dag.

Hvordan kan vi bo på toppen af ​​alle de ufærdige arbejde, opgaver og projekter uden at blive forbruges af angst og stress af at have så meget dvælende på vores daglige at gøre lister? Svaret ligger ikke så meget i begrebet, hvordan vi forvalter vores tid, men mere hensigtsmæssigt, hvor produktivt vi forvalter vores handlinger.

Kom projekter afsluttet til tiden og opretholde en følelse af kontrol over vores forretning og personlige anliggender kræver en effektiv tilsyn med en række forskellige aktioner, der er afgørende for succes i hver opgave eller bestræbelse. Disse handlinger uanset gjort eller uddelegerede behov skal prioriteres, kategoriseres og følges op for at forhindre uheld eller krise opstår. Idéen om at arbejde smartere i stedet for hårdere er bydende nødvendigt, hvis vi ønsker at nå vores mål, og stadig finde tid til at dekomprimere

Det &';. S blevet observeret, at nogle relativt simple handling ledelsesstrategier med held kan integreres i vores rutiner til maksimere vores opnåelse af stress-fri produktivitet. Beskrevet nedenfor er fem ekstremt nyttige metoder, der kan hjælpe dig med at genvinde kontrol over dit liv og opleve en klarere fornemmelse af orden og præstation.

Brug en Master Action List.

Når vi har en forpligtelse til opfylde eller et mål at nå, vi forbliver betænksomt af sin tilstedeværelse, så længe det forbliver fortrydes. Vi &'; ve alle oplevet fra tid til følelsen af ​​stress i forbindelse med at have for meget at gøre og ikke nok tid. Denne vedholdende bombardement på vores bevidste og ubevidste tanker medfører denne følelse af ubehag, angst eller angst, så længe opgaven forbliver udestående. Denne sindstilstand er uproduktivt og ofte unødvendigt. Brugen af ​​en Master List kombineret med systematiske strategier giver os mulighed for mere effektivt at styre handlinger således lette pågribelse af uafsluttede sager. Ofte føler vi en vis lettelse lige ved at begå handlingen element til listen – selv uden endnu at træffe foranstaltninger på den.

Til at begynde en Master Action List, blot skrive ned eller skriv absolut alt uanset hvor lille. Udvikle listen uden at overveje betydningen eller betydningen af ​​de enkelte punkter. Dette vil blive set på senere. Det er ligegyldigt, om du opretter din liste ved hjælp af papir eller et edb-udtænke. Det vigtige er, at du fjerner alt ud af dit hoved og få det på din liste Skriv ned alle ting, som du har selv den mindste ansvar for at ændre, slut, blive involveret med, håndtere eller gøre noget ved.

Når du er færdig, skal du oprette sub-lister ved at gruppere og konsolidere lignende aktioner. Undersøge, hvordan man bedst underkoder punkterne på din liste. Nogle opgaver kan være forbundet med bestemte dage i ugen eller skal gøres på et bestemt sted eller endda med en bestemt person. Prøv ikke at over-kategorisere men holde fordelingen enkel. Jeg foretrækker at holde min handling lister på min Palm Pilot. De kategorier, som jeg finder nyttige, er: ærinder, opkald, Online handlinger, Computer arbejde, Dagsordener (ifølge projektet, udvalg, eller partnere, med hvem I &'; m arbejdsbredde), Venter eller Afventer Response (for de aktiviteter, der er blevet uddelegeret ), til at læse /forskning og projekter. Jeg fastholder også kategorier for min partner, nøglekunder, teknologisk rådgiver og assistent. Det hjælper mig forblive fokuseret på det arbejde, som de er eller vil blive involveret. Ved at definere dine egne personlige kategorier, flytte hver handling element til en passende sub-listen. Dette vil lette gennemgå og udføre hvert trin.

Undersøg hver liste dagligt eller så ofte som du har brug for at få dem væk fra dit sind. Det anbefales nu at se på dine ventende opgaver giver hensyntagen til deres samlede betydning og forfaldsdato. Identificer de handlingspunkter, der tilbyder det største afkast af investeringen. Bemærk også de handlingspunkter, der holder det største potentiale til at eskalere til en krisesituation, hvis ignoreres. Planlæg en tid til en omfattende ugentlig gennemgang af disse lister. Revurdere og revurdere for den kommende uge.

Optimering af Forsinkelser og Short Windows of Time.

Forvent det uventede som planlægning sæt backs er uundgåelige. Vær forberedt på at udfylde huller, som de opstår. Holde på hånden læsning /referencemateriale, filer /mapper og kontakt management værktøjer, så du kan gøre brug små pakker af tid på at lave aftaler, vender tilbage telefonopkald eller besvare e-mails. Når der ikke arbejdes på hånden overveje sortering kvitteringer eller rengøring en mappe eller tegnebog. En betydelig indvirkning kan foretages på jeres handling management lister ved regelmæssigt at tage små bidder. Udvikle den vane at håndtere øjeblikkelige opgaver (2 minutter eller mindre), da de opstår eller ved første rimelige lejlighed. Du &'; ll gradvist gøre en forskel som du fortsætter med at tage små bidder

Formål for succes ikke perfektion

Ethvert job eller projekt har et punkt for faldende afkast... Tænk på tiden som afkast af investeringen. Vil payoff af denne opgave være den indsats værd, at du &'; re at sætte ind i det? Det er tidspunkt, hvor yderligere tid eller kræfter brugt ikke vil have væsentlig indflydelse eller forbedre slutresultatet. Pas på at forsøge at udføre en handling skridt mere perfekt end nødvendigt for at tilfredsstille din chef, klient eller dig selv. Et job, der er gjort “ også &"; vel kan kræve hengivenhed af tid, der kunne være bedre anvendt et andet sted.

Baglæns Planlægning.

Bestem den tid, du har brug for at forlade kontoret, og at der skal være afsluttet før overskriften hjem. Planlæg dine opgaver i dag begynder med den tid, du har brug for at afslutte. Sørg for at overvurdere den tid, det vil tage at udføre opgaver som tingene altid synes at tage mere tid, end vi forventer. Hvis rejser er involveret, tillade en stødpudezone for trafik eller metro syltetøj. Medtag pause tid til frokost og en snack, da dette også vil forbedre din produktivitet.

Identificer og Master Tilbagevendende timewasters.

Minimering uden afbrydelser er et afgørende aspekt af en effektiv indsats management program. Det første skridt er ved at blive bevidst om, hvordan, hvorfor og hvornår afbrydelser forhindrer dig i at fuldføre arbejdet. Derefter overveje måder at afskrække disse fælles pauser i din tidsplan. Etablere privat tid i løbet af arbejdsdagen, hvis din virksomhed vil tillade en sådan praksis. Private arbejde tidsperioder bør ideelt set være uden instant messaging afbrydelser eller distraktion af pinge meddelelser om ankommende e-mails.

Opkaldere bør enten tale med en sekretær eller dirigeres i voicemail. Husk at ændre din hilsen under “ vil ikke forstyrres &"; perioder for at informere personer, der ringer, at du er på kontoret, men utilgængelige, indtil en given tid. Enten fremad opkald til en passende udpegede eller rådgive dem, hvordan at nå dig, hvis de har en nødsituation, der kræver din umiddelbare opmærksomhed. Du ønsker måske at udpege medarbejdere som samarbejdspartnere til regelmæssige opkaldere eller kunder

medarbejder kunne titlen “. Kundechef &"; eller “ personlige repræsentant &"; og beføjelser til at håndtere alle opkald af en rutinemæssig karakter – videresendelse kun problematiske spørgsmål til dig. Return kalder alle på én gang, hvis det er muligt og holde dem korte. Plan tilbagekald, når folk er mindre tilbøjelige til at chatte – såsom før frokost eller i slutningen af ​​dagen.

Drop-in besøgende er en anden udfordring, der kræver omtanke og finesse. Spørg din sekretær til at beskytte dine afbrydelse-fri perioder og engel hendes skrivebord til at give en fysisk barriere mellem dig og vordende ubuden gæst. Hvis du don &'; t har sekretær, kan du vælge at flytte dit eget skrivebord for at undgå direkte udsigt over dem forbi dit kontor, lukke din dør i løbet af privat arbejde tid og sætte et skilt op-anmelde besøgende, når du vil være tilgængelige. Hvis du planlægger at etablere regelmæssige afbrydelse-fri perioder hver uge derefter underrette personale af denne nye praksis i et notat. Når nogen gør formår at komme foran dig, mens du &'; re travlt med andet arbejde, spørge, om sagen kunne vente og hvis ja, planlægge en tid senere på dagen for at løse det

Efter at have arbejdet for mange. år som sygeplejerske, jeg indrømmer at have filosofiske konflikter, når jeg tænker over udbredte brug af narkotika, der skal hjælpe os arbejde hårdere og i længere perioder. Ingen vil bestride eksistensen af ​​det hurtige tempo, højtryks-miljø, der omgiver vores hjem og arbejdspladser. Survival of the fittest stadig en floskel, og hvis vi skal nå nye højder på produktiviteten fitness skalaen, må vi tilegne effektiv indsats management metoder og strategier i vores rutiner. Succeser vil blive opnået, når vi finder en ordentlig balance i de forskellige områder lever. I &'; m meget skeptisk, at enhver farmaceutisk middel kan give os dette; dog vil gennemføre de strategier, der er beskrevet ovenfor, få os skyhøje i den rigtige retning
.