Kalender clutter: Når din kalender er ikke reel, kan det være virkelig Forvirrende

Når jeg ser på de kalendere af mine klienter, de &'; re uvægerligt viser “ udnævnelser &"; at Aren &'; t reelle forpligtelser. Mange af dem er påmindelser eller opgaver og nogle af dem konkurrerer møder eller muligheder. Og ingen af ​​dem skulle være der

Når disse elementer viser på din kalender på én gang, det muddies din vision om, hvor din tid der rent faktisk sker, og hvad du &';.. Re virkelig forpligtet til

Hvad du ser, er en masse side-by-side aftaler og overfyldte dage. Og hvis nogen bad dig om at planlægge en rigtig møde eller ringe med dem, du &'; d nødt til at luge igennem en masse mere information end nødvendigt, tager mere tid og energi, for at sige “ ja &"; eller “ nej &"; hurtigt.

Jeg vil gerne gøre det let for dig. Først lad &'; s starte med en adskillelse af oplysninger: den type, der går på din opgaveliste og den type, der går på din kalender. Det er to separate systemer til forskellige typer af information og to forskellige formål. Når det bruges korrekt, kan du hurtigt og nemt gennemgå dine forpligtelser og ansvar

Din kalender er for planlagte aftaler og forpligtelser kun: møder, opkald, besøg, læge &'; s aftaler, ferier, pick-ups, drop-. offs, etc … Uanset hvad det er, skal det planlægges og vise på din kalender for den nøjagtige – eller tæt på nøjagtige – tidsramme.

Opgaver, gøremål, og påmindelsen skal gå på din opgaveliste. . De er ikke bogstaveligt planlagt, men bør opføres og målrettet for handling på visse dage i ugen. Medmindre du har brug for en stor blok af tid til at lægge beslag på dig selv og få noget gjort, opgaver sjældent planlagt på kalenderen

Hvis du &';. Re ikke klart om, hvordan man bedst bruger disse systemer, I &'; ve delt fire spørgsmål og svar under, der blev født fra virkelige samtaler med kunder om deres kalender til at hjælpe dig lettere adskille dine oplysninger og de-clutter din kalender.

1. “ Hvordan kan jeg huske, at hun &'; s ved lejren &";?
Du vil måske huske, når en medarbejder er på ferie, eller når en ægtefælle tager en forretningsrejse. Min klient ønskede at huske, at hans datter skulle lejr for ugen og havde de datoer og tidspunkter planlagt på hver eneste dag, men det muddied sin kalender og viste en række side-by-side udnævnelser: dem for sig selv og derefter hans datter &'; s lejr engagement. Men det &'; s ikke lide han måtte droppe hende eller hente hende eller gøre noget relateret til dette. . Han ville bare huske det

Så for at slippe af med side-by-side aftaler kæmper om pladsen på sin kalender, vi oprettet lejren rekord som en “ All Day Event &"; fra mandag til fredag ​​i denne uge, så den tid, hun var på lejren var faktisk viser i toppen af ​​hans kalender og ud af sin arbejdsdag tidsplan.

2. “ Hvordan kan jeg huske den anden møde Jeg kunne &'; t deltage &";?
Nogle gange har vi konkurrerende møder, opkald eller muligheder og ønsker at huske, at alternativet er til rådighed i tilfælde den første forpligtelse er aflyst eller er kortere varighed at forventet

I stedet for side-by-side aftaler, viser KUN udnævnelsen dig &';. ve forpligtet til at deltage. Periode. Derefter sætte den alternative møde, så ring eller begivenhed på din opgave liste som en opgave om eventuelt at deltage i andet møde, hvis du har mulighed for

Du bør se på din opgave liste hele dagen alligevel, så du &';. Ll være opmærksom på dette alternativ hele dagen lang. Hvis du får ud af dit første møde tidligt, eller det &'; s aflyst, du &'; ll regne ud, hvis du ønsker at deltage i alternative møde eller ringe eller ej. Men indtil da, kan du vælge kun ét sted at være på et tidspunkt. Beslut. Pick en. Dette vil forenkle dit arbejde dag og reducere din stress.

3. “ Hvad skal jeg gøre ved mit ugentlige møde &";?
Hvis du har en ugentlig, bi-ugentligt eller månedligt møde, som du &'; ve oprettet som en tilbagevendende aftale, men for en dag du &'; ve fik at forpligte sig til endnu et møde, opkald eller begivenhed, der vil ske på samme tid, skal du don &'; t forlade tilbagevendende møde, der viser for den pågældende dag. Tag det af! Igen, kan du af &'; t være to steder på en gang

Hvis du aren &';. T kommer til at gøre det for din tilbagevendende møde, slet den! Systemet vil give dig mulighed for at slette en forekomst uden at slette hele serien, og du vil have din kalenderen for at vise præcis, hvor du &';. Ll være den dag

Når du separate opgaver og forpligtelser, og gøre din kalender præcise og til dato, du &'; ll hurtigt se, hvor din tid går hen, og hvad tid er stadig tilgængelig. Uden for dine sande forpligtelser bør resten af ​​din tid enten være åben og klar til muligheder eller beskyttet og blokeret for arbejde.

Brug for hjælp til at adskille dine opgaver fra kalender forpligtelser og få et fast greb om alt hvad du behøver at gøre, er nødt til at gøre, og ønsker at gøre fra uge til uge? Kom i gang med Taskology &handel; Videnskaben om Getting Things Done. Tal det over med Leslie i en 20 minutters strategi session – GRATIS – bare ved at udfylde denne hurtig ansøgning. Så kan du være fri for en rodet kalender og snesevis af to-do lister og begynde at gøre kraftig fremgang i dag. Udfylde ansøgningen.

VIL BRUGE DENNE ARTIKEL? Du kan, så længe du medtage denne bagsidetekst sammen med det:.