Styring af Meeting Madness

Hvor mange timer bruger du i møder, i en typisk uge? Hvis du inkluderer &'; ordentlig &'; planlagte møder (herunder 1: 1 &'; s), og tage et gæt på improviseret &'; Har du et minut &';? samtaler, der altid tager længere tid end det, det sandsynligvis tilføjer op til en betragtelig luns af din arbejdsuge. Og trods teknologi lovende færre møder, for de fleste der &'; s. Ingen tegn på, at når som helst snart

dårligt organiseret møder kan forlade dig fortvivlet med de manglende fremskridt i stigende grad frustreret af alle &'; virkelige arbejde &'; ikke startet, og kan endda forlade dig spekulerer &'; hvad laver jeg her &'; på lejligheder

Og alligevel gør ikke &';. t nødt til at være ligesom at – et godt planlagt møde sparer tid, får til &'; kerne &'; til at løse problemer, og når beslutninger hurtigt.

Her er fire Pointers at huske på, mens du forberede møder, &';. ll hjælpe dig presse mest muligt fra det tidspunkt, du giver

 Challenge Hvorvidt et møde er nødvendigt

Don &'; t bare gå til møder ud af vane eller fordi du &'; re inviteret - kun gå, hvis du kender det &'; s vil være enten virkelig nyttige for dig, eller hvis du &'; re kommer til at være virkelig nyttige for andre ved at være der.

Udtrykket '; tid &'; s penge &'; er meget rigtigt, når du tænker på tid brugt på møder – de kan være meget dyrt eller en stor investering.

Så har du virkelig brug for at være der, hele tiden? Ville det være muligt for en af ​​dine direkte rapporter (hvis du har et hold) til at repræsentere dig?

Er der en anden måde, måske ved hjælp af teknologi, for at dække de oplysninger hurtigere?

Hvilke udgange er forventet? Hvis det isn &'; t klar, med en dagsorden, hvorfor er der et møde alligevel

 Be &';? On Time &';

En hurtig begyndelse viser du værdsætter og respekterer andre mennesker &'; s tid . Hvis du bliver kendt for at nå frem til, og starte møder du kører, til tiden, det &'; ll opfordre alle til at være der også. Don &'; t stoppe mødet at bringe sene deltagere op i fart

Du kan have back to back møder så en sen start eller over-løb kan gøre dig sent til din næste aftale, forstyrre hele dagen.. Hvis det er nødvendigt, kan du nødt til at gå tidligt for at komme til dit næste møde, så sørg for formanden ved dette, så dit bidrag er blevet gjort inden da.

Vær realistisk om, hvor lang tid det kan tage at komme til møde mødested – venter på elevatorer, gå mellem bygninger, indsamling af en kaffe osv kan introducere overraskende forsinkelser

Og hvis det &';. sa møde dig &'; re kører – sætte en Afslut tid også. Dette hjælper andre til at planlægge deres dag omkring det.

 A Little Personlig Organisation kan gå en lang vej …

For regelmæssige møder (f.eks med dit team, en bestemt leverandør, et projektteam) oprette en fil mappe til hver. Relevante elementer, der dukker op mellem møderne kan tilføjes til filen, så du husker at hæve dem eller føje dem til dagsordenen. Derved undgår en sidste minut hektisk søger efter relevante oplysninger – du kan bare få fat i mappen og gå.

Selv en lidt forberedelsestid vil forbedre din indvirkning, selv for en uformel 1: 1 med din leder eller en kollega. Demonstration indlysende tanke og forberedelse skaber et stort indtryk, fremskynder dialogen og øger chancen for et succesfuldt resultat for jer begge.

 følge op

Bliv kendt for at gøre, hvad du &'; ll sige, at du &'; ll gøre i god tid til revisionen på næste møde. Og hvis du indser du &'; ll kæmpe for at fuldføre din handling til tiden, skal du sørge for de berørte kender i god tid

Hvis det &';. S dit møde, skrive de aktioner aftalte (bare en simpel &'; Hvem gør Hvad Hvornår &'; er fint) og cirkulerer med datoer, placering og sted for næste møde hurtigt. Folk vil vide, er der ingen undslippe deres forpligtelser, hvis det &'; s registreret og vil blive revideret.

Møder kan synes at dominere vores arbejdsliv, men du virkelig kan slå dem rundt for at være yderst effektive investeringer af din tid, uanset om du &';.. re der som formand eller deltager