Beskæftiger sig med Afbrydelser som leder

Beskæftiger sig med Afbrydelser

Når du styre folk, lærer du, at alle har en anden idé om, hvad der er vigtigt. Du lærer også, at alle kæmper for at styre vores tid effektivt. Disse to kommer sammen for at danne hvad der virker som kontinuerlig strøm af afbrydelser. Så hvordan kan vi reducere disse afbrydelser og stadig bevare den rapport med vores team?

Først er vi nødt til at udvikle en metode til at træffe beslutninger om, hvad der kan vente og hvad der skal gøres med det samme. Stephen Covey introducerede ideen om Haster vs Vigtige flere år siden. Hans idé er, at vi kan træffe beslutninger om, hvordan man reagere på disse afbrydelser ved at placere hver enkelt ind i en kasse eller kategori på denne matrix. Baseret på hvor varer lander, du reagere i overensstemmelse hermed

Urgent elementer er de ting, der kommer op og har tendens til “. Vises &"; at har brug for øjeblikkelig opmærksomhed. Et godt eksempel kunne være din telefon ringer. Du har kun 4 ringe, før den, der ringer sendes til din telefonsvarer. Det meste af den tid, vi stoppe, hvad vi gør, og reagere ved at besvare telefonen. Det kan være vigtigt, det kan ikke.

Vigtige elementer er dem, der på linje med vores mål og målsætninger, eller få alvorlige konsekvenser ved ikke at reagere i tide. Et eksempel på vigtige ville være nogen på dit hold at have en medicinsk nødsituation. Ikke at handle med det samme ville have en meget alvorlig resultat. En vigtig kunde, som var rasende og ønsker at tale med dig er et andet eksempel på vigtige. Du kan have elementer, der er både vigtigt og presserende, ligesom eksemplet med den medicinske nødsituation. Elementer, der er vigtige, men ikke påtrængende behov, der skal gøres, bare ikke det samme.

Så nu, at vi forstår at afgøre, om vi skal handle på noget, så lad mig dele nogle specifikke teknikker til at reducere antallet af afbrydelser du oplever i løbet af dagen. Først vil jeg ikke anbefale at have nogen stole i dit kontor eller aflukke. Du bør have en stol eller to i nærheden af, men aldrig inde i dit kontor område. Hvorfor? Når folk går ind dit arbejdsområde og se en stol, den første ting, de vil gøre, er at sidde ned. Det er en kendsgerning, at samtaler, der finder sted stående er kortere end dem, der finder sted, mens du sidder (fantastisk til møder ved den måde). Uden en stol på dit kontor, vil folk gå i, starte en samtale, men vil ikke blive nær så længe, ​​hvis de står ved siden af ​​dig, mens du sidder.

Et andet forslag er at placere på din tidsplan, en tid om morgenen og en anden gang i eftermiddag for åbne diskussioner. Disse er tidspunkter, hvor dit hold ved, at de kan stoppe ved og snakke om ting eller stille et spørgsmål om noget. Deres plan er at markere, at tiden ud som tilgængelig, og hvis ingen kommer til at tale, mere tid til dig. Dette vil virkelig skære ned på de hyppige afbrydelser og bare forlader presserende og vigtige samtaler.

Endelig mødes med dit team og gå over Haster vs Vigtigt koncept. Lær dem at tænke deres spørgsmål eller problemet gennem en lille smule før bare smide det på din måde. Dette vil også hjælpe dem med at forstå, hvor du kommer fra, når de bare stoppe i. Du er både ved hjælp af den samme proces at beslutte, hvad der skal øjeblikkelig opmærksomhed, og hvad der kan vente, indtil det planlagte åbne tid eller den næste på et møde.

Så brug disse teknikker i din rolle som leder, og du vil finde tid, du aldrig har haft mens undervisning dit team til at tænke selv og arbejde sammen om at løse flere af de daglige problemer
.