Klar dokumentation Lig bedre resultater fra din IT Project Underleverandører

Mange it-projektledere finder, at bruge underleverandører er et glimrende alternativ til ansættelse på fuld tid stabsmedlemmer. IT projektledere kan vælge at ansætte uafhængige entreprenører til at hjælpe med et projekt, eller bringe dem om bord på et langsigtet grundlag. Uanset hvad, ved hjælp af underleverandører giver kunderne den støtte, de har brug for og samtidig udvide din virksomhed &'; s tilstedeværelse – . uden din virksomhed at skulle betale for personaleydelser og andre frynsegoder

Men, der arbejder med underleverandører isn &'; t risikofri. At &'; s hvorfor No. 1 reglen i denne situation er: “ Dokument, dokument, dokumenter &";. Før du formelt begynde en underleverandør engagement, skal du sørge for at forpurre misforståelser og fejltrin ved klart at dokumentere dine forventninger med både en underleverance forvaltningsplan og en 1099 uafhængig kontrahent aftale underskrevet af både dig og din entreprenør.

Hvis det spørgsmål til Projektet, sætte det skriftligt

Når du opretter en underleverance forvaltningsplan, ingen detaljer er for trivielt. Ifølge projektstyring ekspert Karl Wiegers, planer om at arbejde med freelance underleverandører bør indeholde så mange oplysninger som muligt om din underleverandør &'; s projekt. For en underleverance forvaltningsplan Skabelon og ressourceforbrug ved Karl Wiegers, som du kan tilpasse til brug med dine egne projekter, se gratis downloads i slutningen af ​​denne artikel.

Først Wiegers siger, din plan bør omfatte en kort oversigt over projektet, at din uafhængig kontrahent vil blive involveret i, herunder eventuelle bekymringer eller potentielle problemer, der kan skal løses

Derefter skal du &'; ll nødt til at definere de menneskelige ressourcer dele af projektet:.

- Hvem vil blive inddraget

- Hvad roller vil hver person spille

- Hvem er de primære kontakter

- Hvem er den største beslutning -makers

- Hvilke processer vil disse beslutningstagere bruger til at løse problemer i forbindelse med projektet

Sørg for at dokumentere den måde, du forventer at kommunikere med din uafhængig kontrahent:??

- Vil du arbejde primært ved videokonference, telefon, e-mail eller in-person

-?? Hvor ofte vil du modtage projektets opdateringer og hvor detaljeret skal de være

- Vil der være regelmæssige tekniske peer reviews eller ledelse statusmøder

-?? Hvis disse interaktioner vil finde sted lange afstande, hvor meget der er budgetteret til at betale for dem

Du vil måske også ønsker at skitsere en strategi for projekt sporing og tilsyn:?

- Hvor ofte vil du have din underleverandør til at opdatere din klient selskab, og hvordan

- Hvordan vil projektet blive målt (tid, størrelse, omkostninger, fejl, status)

-? Hvem vil være ansvarlig for risikostyring, og hvad vil denne proces indebærer

-?? Hvordan vil forpligtelser og problemer spores og løses

- Hvornår vil periodiske øverste ledelse anmeldelser planlægges

Som med enhver it-projekt, der &';? er altid en chance for, at projekt krav vil ændre sig. Før det sker, det &'; s god idé at have en skriftlig strategi, som beskriver, hvordan ændringer skal indsendes og evalueres, som vil blive inddraget i beslutningsprocessen i forbindelse med forandringsledelse, og hvilken proces de beslutningstagere vil bruge
.

For at undgå forvirring, mange it-projektledere er også i deres planer en klar definition af, hvornår et projekt, vil blive betragtes som fuldstændig. Krav sporing er nyttigt her, da det giver dig en metode til at sikre, at alle funktionelle krav din klient bad om faktisk behandles i slutproduktet. Du kan også ønsker at etablere en plan for, hvordan du &'; ll overgang den resulterende IT-løsning til bygherren, og hvordan du og dit team vil støtte det på lang sigt

Underleverandør Kontrakter
Når din uafhængig kontrahent har indvilget i at din plan og er klar til at begynde arbejdet, der &'; s stadig en mere vigtig detalje, du har brug for at løse: sikring af sin underskrift på en underleverandør aftale Salg

Disse typer af kontrakter. indeholder specifikke sprog for at forhindre din uafhængig leverandør fra at blive hyret bort af din klient. På samme tid, kan din kontrakt være designet til at beskytte din virksomhed &'; s intellektuelle ejendomsret; skitsere din underleverandør &'; s ansvar; og bidrage til at sikre et sundt, langvarigt forretningsforbindelser med din underleverandør.

Oprettelse af en kontrakt fra bunden er en bekostelig proposition, især hvis du har brug for at gøre det hver gang du outsource arbejde. Mange it-projektledere blot købe standard 1099 uafhængig kontrahent aftale formularskabeloner. Sådan form kontrakter er designet til at blive tilpasset og kan bruges gentagne gange til en enkelt, lav pris. Når du tilpasse din kontrakt, så den passer til dine behov, kan du ønsker at betale en advokat til at kigge aftalen forbi, bare for at være sikker på der &'; s. Intet du overset

Ved at give din underleverandør med detaljerede oplysninger om dine forventninger før et projekt begynder, kan du undgå misforståelser, bane vejen for en smidig gennemførelse projekt, og styrke din professionelle relation med din entreprenør. Vigtigst er det, kan du undgå mange af projektets faldgruber, der kan resultere i en utilfreds kunde
.