Sådan Komponer mest effektive Email

Forståelse for hvordan skal organiseres på arbejde betyder at forstå, hvordan man skriver og modtage færre e-mails. Det er vigtigt at lære at få dit budskab igennem hurtigere og mere klart. Med mindre nødvendige tid til at afsætte til e-mail du vil have mere tid til dine andre projekter!

Definition af Mål: Når du sender en e-mail skal du have et resultat i tankerne. Hvad er det, du ønsker, at modtageren skal gøre, når de modtager din e-mail? Hvis du don &'; t har en klar idé om, hvad du ønsker at modtageren skal gøre, når du skriver din e-mail chancerne er, at du vandt &'; t få den effekt, du &'; re faktisk håber på. Hvis du ønsker at spare tid, få svar, du både har brug for og ønsker, og være mere produktive sende meget klare e-mails. En e-mail skrevet med et mål for øje vil mindske antallet af e-mails, der skal skrives på grund af forvirring eller forkerte svar.

De mulige Action Svar: Der er flere forskellige måder folk kan reagere på din besked. Vide, hvad disse resultater er, vil hjælpe dig med at skrive en effektiv e-mail. Den første er din modtager kan være nødvendigt at rent faktisk at tage fysisk handling som reaktion. Eller du måske kun brug for et skriftligt svar fra dem. Du kan også sende en “ Læs kun &"; e-mail. Som navnet antyder du kun har brug for denne meddelelse, der skal læses. Endelig er den ldquo &; FYI &" ;. Modtageren behøver kun at indgive denne e-mail. Ønsker du at vide, hvordan man skal organiseres på arbejdet? Her er et tip. Når du modtager FYI emails have et system til arkivering dem. Og husk din indbakke er IKKE et register

Oprettelse af en Emnelinje:. Du vil skrive din emnelinjen EFTER du skriver brødteksten i din e-mail. Din modtager skal kunne fortælle, før de nogensinde klikke på din e-mail for at åbne den, hvilke foranstaltninger de vil blive forventes at tage. Dit mål er at opsummere dit mål lige i emnelinjen. Ovenstående svar kan sammenfattes på følgende måde, “ Action Nødvendig &" ;, “ Reaktion Nødvendig &" ;, “ FYI &" ;, og “ Læs Kun &" ;. Hvis du don &'; t ved hvad der skal sættes i emnelinjen hvordan vil den person, du sender e-mailen for at vide, hvordan man reagerer på det!

Vedhæftede filer: Vær sikker på at du vedhæfte eventuelle supplerende dokumenter, der vil være nødvendige. Disse dokumenter er nødvendige til meddelelsesmodtager at fuldføre forventede resultat. Huske på, når du sender supplerende oplysninger ved hjælp af hyperlinks er kun relevant i interne e-mails

Liste over modtagere:. Hvem får denne e-mail? Holde din “ Til &"; line organiseret vil hjælpe folk til at forstå, hvordan de er vel at reagere på en e-mail. Den primære “ Til &"; linje skal indeholde navnet på den eller de personer, der rent faktisk nødt til at tage handling på e-mail. I dit “ CC &"; linje, du vil inkludere navnene på mennesker, der er berørt af denne e-mail, men don &'; t nødt til at tage handling eller endda reagere på det. Hvis du har brug for at holde en person i løkken, men don &'; t vil de andre modtagere til at vide sætte dem i “ Bcc &"; linje. Det holder dem skjult for andre, der modtager den samme mail. Vær retslig, don &'; t kopiere alle på en e-mail, fordi du kan. Respekter folk &'; s indbakke, holde dem medtages, når det er nødvendigt, men det &'; s alt

Emailing er en nødvendig del af i dag &'; s. Forretningsverden. At være effektiv med din e-mail vil reducere frustration og give dig mere tid i din arbejdsdag. At lære at være organiseret på arbejde på arbejdet via e-mail vil ikke kun gavne dig, men alle, du email
.