10 tips til brug af telefon

Som tidligere telefon system salg person, jeg har lyttet til mange mennesker, som de foretage og modtage telefonopkald. Nogle mennesker er rigtig gode til det, og andre har brug for forbedring. I dag med så mange mobiltelefon-brugere ringer fra næsten hvor som helst vi alle kan være myndigheder om, hvad der gør en god opfordring. Vi får at lytte til flere fremmede foretage og modtage opkald hver dag. Yuk! Jeg er rystet over antallet af mennesker, der taler højlydt på deres mobiltelefoner i en offentlig indstilling. Her er nogle af mine telefon etikette forslag for folk at foretage opkald:

1. Privat sted – Det er bedst at gøre dit opkald fra et sted, hvor der ikke er nogen distraktioner. Stedet skal være stille-no baggrundsstøj. Hvis du har brug for at tage noter på opkaldet, skal du sørge for at have pen og papir til rådighed. Du ønsker at være i stand til helt at koncentrere sig om, hvad den kaldte person siger.

2. Vær venligt til den person, der besvarer – Sekretærer og assistenter gør deres job. Venner med dem og de &'; ll gøre dit arbejde lettere. Modvirke dem, og dit opkald kan blive ignoreret. Et smil kan høres, når du taler så for at holde samtalen venlig og optimistisk og sørg for at smile.

3. Har en kort indledende tale Udarbejdet – Når du ringer nogen, der ikke kender dig, når du når denne person, bruge din elevator tale at introducere dig selv. Hvis du kender personen, skal du sørge for at starte samtalen med dit navn og formålet med opkaldet.

4. Anmodning tilladelse til at tale – Efter den indledende tale sørg for at spørge den person, hvis de har tid til at tale med dig på det tidspunkt. Du kan give den person en idé om, hvor længe du tror samtalen vil vare. Hvis personen gør ikke &'; t har tid til at tale så planlægge en aftale for at ringe tilbage, når personen ikke har tid til at tale med dig. I &'; m på telefonen en masse i min virksomhed. Hvis jeg får dit opkald mellem planlagte indkaldelser kan jeg ikke tid nok til at lytte til dig, når du kalder mig.

5. Lad dit telefonnummer På begyndelsen og slutningen talemeddelelse – Sommetider kan du ønsker at forlade en voice mail, så personen kan ringe tilbage til dig. (Dette er sandsynligvis ikke en stor mulighed, når du ringer nogen for første gang.) Sørg for at holde dit budskab kort og lade dit opkald tilbage nummer både i begyndelsen og slutningen af ​​stemmen mailen. Jeg hader bare det, når nogen efterlader mig en lang meddelelse og et telefonnummer i slutningen. Hvis jeg don &'; t har en kuglepen til at skrive nummeret ned, når jeg først lytter så jeg er nødt til at lytte til den hele lange ting IGEN

6!. Hold Din besked korte og Remember Voice Mail er ikke privat – Når du forlader en talebesked holde det kort. Indholdet af opkaldet skal gemmes til den tiltænkte modtager. Da folk har ofte sekretærer og admin folk kontrollere deres telefonsvarer, bør fortrolige oplysninger aldrig efterlades på en stemme meddelelsessystem. Nogen, der får et stort antal af talebeskeder vil takke dig for at være korte og til det punkt!

7. Gøre udgående opkald i morgen – Tage en time hver morgen for at gøre alle dine udgående kald. Det er den tid, når du er frisk og opmærksom. Lad folk kender de specifikke tidspunkter, du er til rådighed for tilbagevenden opkald, hvis du ikke nå dem, når du ringer. Folk, der frygter gør telefonopkald kan få det gjort første ting og har resten af ​​dagen til at gøre det arbejde, de nyder!

8. Lav dine egne opkald – Nogle mennesker forsøger at spare tid ved at have en sekretær ringe til nummeret, og derefter sende opkaldet til dem. Dette giver indtryk af at den kaldte part, at den, der ringer er meget vigtigt og er for travlt til at ringe op til et opkald. Dette synes prætentiøst til mig og kan være truende til den person, der modtager opkaldet.

9. Aldrig Brug en Speaker Phone, medmindre du bede Tilladelse – Hvis du ikke er i et privat kontor don &'; t bruge højttaler telefon på alle. Have nogen i en åben kubisk brug for højttaler er meget distraherende for alle omkring. (Det &'; s ligner at skulle lytte til nogen, &'; s. Mobiltelefon samtale Det er uhøfligt at den kaldte part og de mennesker omkring den, der ringer.) Selv når du er i et privat kontor få tilladelse fra den kaldte person, der skal sættes på en højttaler telefon. Personen ønsker måske at være sikker på, at ingen andre er på kontoret. Ofte lyden er anderledes, når den, der ringer er på en højttaler telefon. Lyden kan gøre det vanskeligere for den anden part til at forstå den, der ringer.

10. Overvej at bruge e-mail i stedet – Nogle gange er det hurtigere at bruge e-mail til at oprette et opkald eller for at levere budskabet. Ulempen ved e-mail er, at det ikke er sikkert. Det efterlader også et papirspor, som du måske eller måske ikke ønsker. Fordelen er, at det kan være en mere effektiv måde at bruge din tid
.