De 3 Regler for Organisation der er afgørende for Small Business Owners

Er du uorganiserede og overvældet? Er dit arbejdsområde en katastrofe zone med papirer strøet på tværs af dit skrivebord, ingen processer på plads til at fuldføre daglige opgaver og overdreven oplysninger, der kommer på dig både online og off?

Problemet er, at denne tilstand af fysisk og mental forvaltningsmæssigt og overvælde kan smitte af på dit personlige liv også. Dette gælder især for hjem baseret virksomhedsejere, fordi vores personlige og forretningsmæssige liv er så forbundet med hinanden, og det er vigtigt, at vi forvalter vores tid fornuftigt.

Men hvordan kom du til denne tilstand af forvaltningsmæssigt? Det sandsynligvis krøb op på dig som din virksomhed voksede og du begyndte at fokusere mere på arbejdet ved hånden og mindre på administration af dit kontor.

Hvordan kan du få fra uorganiserede tilbage til organiseret? Løsningen er enkel, hvis du følger disse 3 regler og begynde at strømline dine systemer til at styre overvælde:

Regel # 1: Ryd dit skrivebord. Før du hopper ind i din arbejdsdag, tage 10 til 15 minutter til at rydde dit skrivebord og klare dit sind du sparer mere end den tid, du har investeret. Sørg for at have en procedure på plads for at holde dit arbejdsområde pæn og sikre papirarbejde er let at få adgang. Værktøjer såsom litteratur arrangørerne at sortere papirarbejde og beholdere til dine skriftlige redskaber vil gøre det lettere at vedligeholde din kontorplads og administrere dine optegnelser

Regel # 2:. Dokumentere dine processer. Hver gang du gør noget for første gang, er det en god idé at gøre trin for trin noter. Hvis du ikke har gjort dette, skal du starte nu. Igen, kan det tage lidt ekstra tid til at dokumentere, men du vil have en reference til at hjælpe dig med den opgave næste gang, og det vil spare dig tid i det lange løb. Dette er især nyttigt, hvis det er en opgave, som du ikke gentager på regelmæssig basis. Og denne information vil være uvurderlig, når din virksomhed er vokset til det punkt, at du beslutter at outsource eller underentreprise arbejde i fremtiden. Sørg for at du dokumentere dine noter i et Word-dokument med separate overskrifter for hvert emne eller i en notesbog eller bindemiddel dedikeret kun til optagelse procedurer. Du behøver ikke mere løst papir at administrere

Regel # 3:. Administrer dine oplysninger. Undgå information overload og oplagring overflødige oplysninger. Vi indsamler så mange oplysninger, og det ofte er ikke organiseret på nogen bestemt måde. Der er så meget nyttig information derude, og nogle, som vi indsamler vi ikke behøver at bruge med det samme. Start op en fil til at indsamle alle disse oplysninger. Jeg har oprettet en fil jeg kalder "Tips og Tools" inden min Outlook Opgaver. Det er en simpel tabel med følgende overskrifter hvor jeg kan kopiere og indsætte alle de info i punkt form, der kommer på tværs af mit skrivebord eller indbakke for nem reference, når behov: "Firmanavn /Site Name /URL", "Funktion" og "Detaljer" . Du kan oprette et lignende system enten i Word eller inden for en bærbar eller bindemiddel. Nu har du en handy henvisning, og du kan slette e-mails eller genbruge papirerne indeholder den oprindelige information. Slut med at lede forskellige steder som alle oplysninger er nu på ét sted.

I første omgang vil det tage nogen tid og energi til at komme fra en tilstand af forvaltningsmæssigt til en velordnet effektivt system. Stick med denne plan i flere uger, og du vil have kontrollen tilbage. I et par måneder vil du blive høste frugterne af større produktivitet
.