Er du Holding en brandslange stedet for en Golf Club? 4 Starter trin til brug af Outlook opgaver at give dig mere kontrol, mere frihed og mindre stress

Hvis du &'; re at holde en brandslange hele tiden, betyder det, du &'; re at være mere reaktive end proaktive i din arbejdsdag, og du &'; re at slukke brande alt for ofte i stedet for at bruge din tid til at komme foran, nå nye højder eller komme på golfbanen – eller gøre hvad foretrukne hobby, du kan lide. Og det betyder også dine daglige systemer og processer kan være mangler i effektiviteten eller de simpelthen nyresten &'; t arbejde

putt

Så hvad &';. Er min favorit-system? Microsoft Outlook. Nogen overraskelse for jer, mine trofaste læsere, I &'; m sikker

Og 90% af mine klienter don &';. T vide, hvordan du maksimerer Outlook, når vi begynder at arbejde sammen for at tænde deres produktivitet. Selv de få, der havde leget lidt med Outlook-kalender eller opgaveliste var uklare om, hvordan du gør det virkelig arbejde for dem. Mange af mine klienter fortalte mig, at de forsøgte at bruge task listen, men så opgav det, fordi “ det bare didn &'; t arbejde &"; for dem

Men det kan arbejde … og det gør for så mange mennesker, inklusive mig og mine klienter. Og grunden til at det virker, er, fordi en klar sammenhæng er foretaget mellem ldquo &; stuff &"; af en typisk arbejdsdag (papirer, post-its, e-mails, voice mails, filer, til dos osv …) og hvad de kan gøre med det hele i Outlook (sammen med et par andre betroede systemer i dit kontor. ) Og så liv og arbejde er så meget lettere.

Hvorfor skal jeg elsker Outlook så meget? Fordi det &'; s en af ​​de nemmeste, mest kendte og mest kraftfulde værktøjer derude. Plus, det &'; s almindeligt forekommende i de fleste virksomheder og selskaber i disse dage, såvel som mange af de kontorer solo-sættere. Dette gør det nemt for os at arbejde sammen, fordi klienter don &'; t nødt til at løbe ud og få ny software. De har allerede de værktøjer, de har brug for. . Desværre, de &'; re bare ikke bruge det til fuld kapacitet
Her er mine 4 favorit starter trin for, hvordan man bruger Outlook Opgaver:
1. Indtastning opgaver i Outlook er så enkel

De to vigtigste spørgsmål, du nogensinde har brug for at besvare, når du opretter din liste er “.? Hvad skal jeg gøre, &"; og “? når &"; Få alt ud af dit hoved: påmindelser, opgaver, gøremål, uddelegerede opgaver og potentielle smilende womanideas (selvom ideer, nyresten &'; t handlingsrettede kan skilles ud.) Dokument præcis, hvad trin du &'; re kommer til at tage næste, starte med en verbum og skrive dem alle i. Ja, dem alle.
2. Du don &'; t har til over-komplicere brugen af ​​liste Task

Skip bruge “.% Complete &"; og “ status &"; områder. Dine opgaver bør være små handlingsrettede trin, ikke store projekter, og du don &'; t nødt til at micromanage disse små opgaver. For eksempel, du enten du har foretaget et opkald, eller du didn &'; t. Mærkning det som 40% færdig eller “ I gang &"; er ikke en god brug af din tid.
3. Tænke på, når du &'; ll gøre noget, ikke når det &'; s. På grund

Hvis du løbende bruge feltet Forfaldsdato, som hvis du &'; re spore masser af projekter, så er du &'; ll aldrig få en fornemmelse af, hvad du &'; re gør hver dag. Det &'; s vigtigt at vide, hvornår store projekter skyldes, men hvad &'; s vigtigere er at vide, når du &'; ll gribe ind og gøre en opgave relateret til dette projekt, og hvor meget tid du har til at gøre det i
4.. Når de &'; re alle i, du &';. Re alle sæt

Når du har alle dine til dos, påmindelser og opgaver, der er anført, du &'; ll nemt se, hvor dine prioriteter ligger. Når du vælger måldatoer at gøre dem og gruppe opgaver for dag, så du don &'; t har at se på alle de fremtidige opgaver og få overvældet. Du kan bare fokusere på opgaver målrettet for i dag, let og stress-fri. Fra da af kan du bare holde tilføje, ændre og slette fra listen, og du &';.. Ll altid være på toppen af ​​din dag