Træt af møder? 5 Væsentlige skridt til at gøre dine møder den mest produktive de kan være

Billede dette scenario …

Du sidder i et 09:00 møde, og i øjeblikket er det &'; s 9:10 og ikke alle de forventede deltagere er ankommet. Lederen af ​​har fået i gang med post # 1 af en over-loaded dagsorden. Mødelederen &'; s dagsorden er egentlig bare en liste over punktopstilling emner, der skal diskuteres.

Flere deltagere netop afleveret dig deres handouts, der skal drøftes på dette møde. Du tilflugtssted &'; t set denne information før, så du forventer at kunne læse noget af det, men foretrækker at fokusere på højttaleren i øjeblikket, så for ikke at være uhøflig

Ved 09:15,. to mennesker åbne døren for mødet og viftede i af moderator. Den nuværende diskussion bliver afbrudt, og folk begynder at chatte med de nyankomne, som de sidder ned. Så et par minutter er brugt få disse folk op i fart på diskussionen.

Som hvert emne diskuteres, indser du, at ikke alle emner vil være passende i tidsrammen for dette møde. Et af de emner er af stor interesse for dig og din afdeling, men er blevet skubbet frem fra dagsordener forudgående møde 4 gange nu, og du &'; re væddemål de vandt &'; t komme til det … igen

Nu kan du &';. re lytte til et af de emner, der fulgte med en handout. Højttaleren forklarer hele baggrunden af ​​emnet, og endelig, 6 eller 7 minutter senere, kommer til det punkt, om beslutningen denne person er på udkig efter. Deltagerne bliver bedt om at læse hånden ud og får et par minutter til at gøre det.

Når alle har læst uddelingskopien, flere mennesker, at de har brug for at gå til andre personer inden for deres afdelinger for at stille spørgsmål eller diskutere yderligere emnet ved hånden. Så højttaleren accepterer at tabel denne diskussion og beslutning til næste møde, en måned senere.

Så bliver klar til at forklare deres emne den næste taler, og alle indser, at det nu er 10:05, og folk har brug for at gå videre til deres næste møde. Mødet skulle have været udsat kl 10:00, da den kun skulle være en time.

Er dette møde scenario lyd overhovedet bekendt?

For nylig talte jeg med en klient om møderne foretaget i hendes selskab, og vi diskuterede nogle af de bedste måder at skabe og drive effektive, produktive møder så scenarier som den ovenstående don &'; t ske længere.

Her er de top 5 ting, du kan gøre for at få bedre resultater og udfald fra dine møder og bruge din mødetidspunkt mest produktivt

1) Opret en dagsorden, der indeholder følgende komponenter..:
en. Navn møde øverst
b. Dato og tid
c. Forventede deltagere
d. Dagsorden emner betegnet med tal, romersk eller andet.
E. En kort beskrivelse af hver dagsorden emne
f. Den person til at tale for hver dagsordenen emne
g. Den tid, at personen tale om dette emne

2.) Brug en moderator /leder, et minut-taker og en tid keeper for hvert møde. Det er tre forskellige personer. Mødelederen kan fokusere på indholdet af de emner og højttalerne, bidrage til at klarlægge eller styre diskussion. I det øjeblik taker skal tage minutter, og den tid keeper kan holde højttalerne fra at køre over deres tildelte tid.

3.) Ingen bør være tilladt at indtaste et møde sent. Kulturen kan ændres med det passende opbakning fra ledelsen. Forventningerne kan ændres, hvis du forklare reglerne og holde sig til reglerne. Døren bliver låst efter mødet starter. Denne isn &'; t en havefest. Det &'; s et møde. Møder bør starte til tiden og slutter til tiden.

Hvis du har brug for folk til at træffe beslutninger i disse møder, så de rent faktisk nødt til at være der, for emner, der skal drøftes, og beslutninger, der skal foretages. Det &'; s ikke en god brug af tid at bakke om emner, fordi folk kommer for sent, og har brug for at blive fanget op i fart. Sande nødsituationer kan håndteres separat. Langsommelighed og manglende respekt for resten af ​​deltagerne er uacceptabelt, hvis disse møder er at blive taget alvorligt.

4.) Dagsordener og uddelingskopier nødt til at blive sendt ud en uge før mødet, hvis du vil have beslutninger, der skal foretages på mødet. Det er så at folk ved, hvad emner der skal drøftes, hvilke materialer der skal læses forud for tid og hvad beslutning eller henstilling der forventes af dem på mødet.

Hvis du er overraskende alle på mødet med de emner og materialer, det isn &'; t altid sandsynligt, at en beslutning kan nås eller anbefalinger foretages på stedet. Deltagere skal være klar på en forventning om, at materialer skal læses før møderne, og at de skal bringe deres henstillinger eller beslutninger til mødet. En beslutning vil blive nået meget hurtigere på denne måde.

Dette hjælper også med spørgsmålet om sidste minut nødsituationer, der kan trække en person væk fra mødet også. Hvis de har læst det materiale, og er kommet op med deres anbefalinger, men blev kaldt væk på en uventet nødsituation, så kan de sende deres afgørelser eller henstillinger til mødet moderator til at indgå i mødet, og referatet.

Uanset om du sender en e-mail med vedhæftede filer eller en fysisk handout, omfatter kort baggrund til emnet og årsagen til den nødvendige afgørelse eller henstillinger og puh-lease være kort, præcis og til det punkt!

5) Don &';. t overbelaste dagsordenen med emner, der ikke passer ind i mødet tidsramme. Don &'; t give håb til en person eller en afdeling, når det &'; s sandsynligt, at tiden løber ud. Brug tidsrammer for hvert emne foreslået i tip # 1 ovenfor, så du kan retfærdigt og noget præcist vise tidsrammer for hvert emne inden for grund. Prioriter de emner og være selektiv. Beslutte, om emnet foreslået for diskussion er bedst egnet til dette møde eller ved en anden metode. Så hvis du &'; re stadig ude af plads på dagsordenen flere gange, overveje at øge den tid afsat til hvert møde eller øge hyppigheden af ​​møderne
.