Top Fem tip til Running Produktiv & Effektive Møder

Har du nogensinde været i et møde, hvor der er en dagsorden, men det er ikke fulgt? Eller, hvor man diskuterer det samme problem flere gange, uden nogen løsning? Hvis du svarede ja, du er i flertal. Gennem hele min karriere har jeg siddet gennem hundredvis af møder, der var uproduktivt og spild af tid. Men med ordentlig planlægning og udførelse, kan du være vært for en veldrevet møde. Følgende artikel giver nogle tips til at udvikle og drive effektive møder:

1. Beslut hvorfor du ønsker at have et møde. Hvad er formålet med mødet? Hvad er du forsøger at udrette, adresse eller løse? Hvis du kan håndtere problemet ved dig selv eller med en anden person, så et møde er ikke nødvendig. Kun planlægge et møde, når du har brug for input fra en større gruppe af mennesker, eller har et problem, der skal drøftes med en bestemt gruppe af mennesker, så som din ledelse /ledergruppe eller et særligt udvalg.

2. Hvis du bestemme, at et møde er nødvendigt, udvikle og dele en dagsorden med dem, der vil deltage i mødet mindst en uge i forvejen. Den skal angive dagsordenspunkter, der skal diskuteres, hvilken type resultat du forventer i forhold til hvert enkelt punkt (f.eks brug for tilstrækkelig input til at træffe en beslutning, ønsker at udvikle en handlingsplan), den tid, der er afsat til hvert punkt på dagsordenen, er start- og sluttidspunkt for mødet, og hvordan mødet vil blive afholdt (f.eks, ansigt-til-ansigt, telekonference opkald). Fremsendelse af dagsordenen en uge i forvejen vil give mødedeltagerne mulighed for at stille spørgsmål eller søge yderligere oplysninger forud for mødet. Det vil også hjælpe deltagerne til at være forberedt til mødet, hvilket frigør værdifuld tid under selve mødet for at komme til hjertet af sagen.

3. Den person, der kører for mødet (facilitator), bør holde sig til punkterne på dagsordenen. Hvis nogen rejser et spørgsmål, som ikke er på dagsordenen, eller uden forbindelse med de punkter på dagsordenen, placere den i “ parkeringspladsen &"; Parkeringspladsen tjener som en påmindelse om at drøfte dette spørgsmål på et senere tidspunkt, om det er i slutningen af ​​mødet eller på et kommende møde.

4. Facilitatoren skal også sørge for, at den tid er afsat til hvert punkt på dagsordenen er beæret. To forslag til at opnå dette er:

en. Etablering af en regel, på forhånd, at folk ikke kan gentage, hvad en anden person allerede har sagt. De kan dog tilbyde nye ideer eller forslag, eller stille spørgsmål til præcisering.

b. Hverve input fra hver deltager først før at lade en person, der allerede har talt til at tale igen. Dette sikrer, at du høre alle &'; s perspektiv, og forhindrer verbose individer fra monopolisere samtalen.

De ovenstående forslag skal flytte dagsorden, der sikrer, at mødet slutter på det tidspunkt, på dagsordenen.

5. Når mødet er slut, distribuere minutter i tide, generelt inden for en uge efter mødet. Referatet skal gentage de punkter på dagsordenen, der blev besluttet, hvilke foranstaltninger skridt vil blive taget, som var tilknyttet en bestemt handling skridt, og når handlingen skridt der skal udfyldes. Koordinatoren eller en udpeget person bør følge op med mødedeltagerne til at sikre, at de fuldføre deres opgaver i aftalte deadlines. Når folk tager handling, fremdriver tingene fremad, dette tilskynder folk til at deltage i fremtidige møder, da de kan se fremskridt og succes.

Ved at følge de fem tips nævnt ovenfor, bør du være i stand til at køre møder, der er mere effektive og effektivt. Udvikling af en specifik dagsorden og dele det på forhånd, stikning til dagsordenen, indstilling tidsfrister for hver enkelt punkt på dagsordenen, der sikrer, at alles bidrag er blevet anmodet, og følge op for at sikre alle har afsluttet deres opgaver i tide kan gøre møder mere produktiv og succesrig. Når folk deltager veldrevne møder og se, at der sker fremskridt, er de mere tilbøjelige til at overvære og deltage i fremtidige møder

Copyright 2009 &kopi; Sharon L. Mikrut, Alle rettigheder forbeholdes
.