Hvad du ikke skal gøre: 3 Ting du skal undgå, hvis du ønsker at blive mere produktive og mere vellykket

Har du nogensinde fundet dig selv på vildspor, når faktisk du troede, du var på den rigtige? Jeg synes, at mange mennesker har nogle misforståelser og forvirring om de vaner, de har, når forvaltningen af ​​deres kontor og deres dag. Når folk finder ud af, hvad jeg gør som konsulent, de ønsker at fortælle mig alle de store ting, de &'; re gør for at støtte deres organisation og produktivitet. Og jeg elsker at høre det!

Nogle gange I &'; ll høre nogle fantastiske vaner og store praksis. Men desværre, i årenes løb I &'; ve hørt alt for mange mennesker sige et par ting til mig, at der faktisk er dårlige vaner, og som ikke støtter ægte organisation eller produktivitet. Fordi jeg konsekvent høre disse, jeg troede, jeg ville plukke tre på listen, og uddybe, hvorfor de er ikke den bedste fremgangsmåde.

Du kan undgå disse i 2009 (og evindelig) og prøve en ny tilgang og se, hvad der sker med din produktivitet. Du &'; ll sandsynligvis blive glædeligt overrasket …

1. Hvad jeg hører: “ Jeg rydde op mit kontor på regelmæssig basis, men det gør ikke &'; t ophold på den måde i lang &";

Hvad man ikke skal gøre:! Don &'; t bare “ rydde op &"; dit kontor

Hvad jeg finder er, at folk får begejstrede “! oprydning &"; deres kontorer, men de udelader det virkelige arbejde for at få en fuldgod filsystem på plads eller andre betroede systemer.

Ingen bør have til “ rydde op deres kontor &"; Det skal være så nemt at sætte ting, hvor de hører, at oprydning isn &'; t nødvendig længere. Hvis du holder op med dine oplysninger, så er kun en lille opretning op nødvendigt fra tid til anden, men det shouldn &'; t være meget. Bestemt ikke en “ rydde op &"; indsats.

Når vi taler om &'; oprydning, &'; kun et lille stykke af arbejdet er afsluttet. &'; Oprydning &'; isn &'; t svaret på at få organiseret. Du skal få systemer og processer på plads. Primært fil og e-filsystemer og derefter processer til at håndtere alle indgående information, papirer, filer osv

Jeg arbejdede med en klient i slutningen af ​​december, og han var forbavset over forsvinden alle hans papirer og filer fra toppen af ​​skrivebordet og laterale arkivskabe. Han brugte ordet “ vantro &"; i at beskrive, hvordan han følte, så det må have været god. Vores session sammen var et perfekt eksempel på, hvad jeg ser hele tiden.

Jeg kan garantere, at hvis du anser dig selv uorganiserede og /eller du er omgivet af masser af papir og filer omkring dig på dit skrivebord, på gulvet, uanset hvor, så 80-90% af hvad du har “ ud &"; gør ikke &'; t nødt til at være.

Ting, papirer eller filer vil sandsynligvis hører hjemme i en af ​​tre andre steder: (1) Gemt væk i en skuffe, hvor du kan referere det senere, fordi det &'; s nyttige oplysninger; (2) opbevares uden for dit kontor, fordi det gør ikke &'; t hører hjemme i din egen eller du &'; re uddelegering; eller (3) Tossed fordi det &'; s gamle /forældede /udløbet eller ubrugelig for dig.

I går min klient endte med en lille bitte bunke på sit skrivebord, der var mindre end en tomme høj, der repræsenterer hans sande “ handling &"; varer. Det var kun de aktioner repræsenteret af papir, ikke e-mail eller noget andet. Han var forbavset over, hvor meget var forsvundet. Hans kommentar da jeg forlod hans kontor var “ Wow, jeg don &'; t har noget til at blande omkring længere &"!; … og jeg tænkte “! Præcis &";

Jeg anbefaler, at du tager dig tid nødvendigt at oprette et filsystem, der kan holde din reference oplysninger, så det gør ikke &'; t nødt til at være på skrivebordet eller andre steder rod op dit kontor. Ud over dette, at vende og den afgående er nemme, men det &'; s ikke gjort nær nok. At &'; s proces, der skal gøres hver dag.

Jeg anbefaler, at du gøre tid til at gå igennem alt det, &'; s “ ud &"; og begynde at sortere efter de 3 steder det kan gå. Don &'; t bare “ rydde op &"; At &'; s ikke pointen. Begynde at skabe brugbare filer til dig selv, så du altid kan finde det, du &'; re leder efter, når du har brug for det. Pointen er, at have et system på plads, der vil støtte dig altid. Så slippe af med resten. Du &'; ll finde, at du vil være opdateret, forynget og mere fokuseret på, hvad &'; s vigtigt for dig.

2) Hvad hører jeg:. “ Jeg laver lister hele tiden. Jeg altid skrive tingene ned, fordi min hukommelse bare gør ikke &'; t holde det hele længere &";

Hvad man ikke skal gøre:!! Don &'; t gøre tilfældige lister over gøremål

Jeg synes, at en masse mennesker vil tage et minut til at få nogle ting ud af hovedet ved at snuppe en pude eller et stykke papir og skrive ned en masse ting, de ved, de har brug for at gøre. Nå, I &'; m glad for de &';. Re at få det ud af deres hoved, men vi er nødt til at tage dette et par skridt videre, for at det virkelig at arbejde

Først vil jeg anbefale at bruge en elektronisk liste, en, der du kan føje til, slette fra og ændre i en anden. Det &'; s troværdig, fordi det vandt &'; t blive tabt i shuffle på dit skrivebord. To-do-lister på papir er meget let tabt blandt andre papirer og filer. Det kan lande i en bunke, og aldrig komme ud igen.

I &'; m altid interesseret i at se, hvor mange to-do lister jeg finder med klienter, når vi arbejder i deres kontor. I et tilfælde kan jeg huske, at finde 12 juridiske puder fyldt med noter og gøremål i en klient &'; s kontor. At &'; s ikke tælle de mange opgaver, der er repræsenteret af hendes papirer og filer, post it noter, osv

Alle disse kilder gøremål skal konsolideres. Ikke kun det, men der er behov for en følelse af prioritet i forbindelse med opgaven. Jeg don &'; t betyder &'; høj, &'; &'; medium &'; eller &'; lave &'; betydning. Jeg mener at målrette en dato, hvor du planlægger at tage affære. En to-do er ubrugelig, medmindre du planlægger en dato, hvor at gøre det. Jeg anbefaler, at du tildeler måldatoer for hvornår du skal tage en handling skridt på alle dine gøremål, opgaver, påmindelser, forpligtelser, projekter mv Dine prioriteter vil flyde til toppen lige ved at gøre denne øvelse. Og datoerne er mål. De vil ændre sig med dine stadigt skiftende dage.

Så hold ved hjælp af listen, når du opretter det … ONE liste kun vejledende. Hvis du bruger det korrekt og flittigt, det vandt &'; t lade dig ned

3) Hvad hører jeg:.. &Ldquo; Mine dage er vanvittigt. Jeg don &'; t har meget tid mellem møder og alle de afbrydelser jeg får &";

Hvad man ikke skal gøre:. Don &'; t give væk al din tid

Hvis du kan lide hustle! og travlhed i din travle dag på arbejdet, og du elsker den energi, det skaber, at &'; s stor. Men det kan have sine ulemper.

Ja, det &'; s sjovt at have folk kommer fra dit kontor og snakke eller sladder eller fortælle historier. Ja, det &'; s rart at få e-mail, instant messages og telefonopkald. Disse bryde op arbejde en smule, men de er også utrolig distraktioner. Hvordan kan du vide, hvornår det &';? S for meget

Tja, det &'; s for meget, når du kan &'; t fuldføre den opgave, du startede to eller tre timer siden, og tilflugtssted &'; t været i stand til at komme tilbage til det siden

Det &';. er for meget, når du mangler deadlines, følge ups eller du &'; re sent til møder.

Det &'; s for meget, når du &';. re altid mentalt miste overblikket over, hvad du lavede i første omgang

Det &'; s for meget, når du &'; ve ikke været i stand til at planlægge resten af ​​din dag eller de følgende dage.

Det &'; s for meget, når du pludselig &'; ve fundet dig selv i en fælde, bag mure af papir og filer, fordi du tilflugtssted &'; t gjort tid til at træffe beslutninger på dem og holde dem bevæger sig fremad.

Hvis det er dig, så anbefaler jeg igen vurdere, hvad du vil gøre det muligt at bryde din fokus. Valget er dit. Du kan fortsætte med at gå ned ad samme vej og få de samme resultater, eller du kan beslutte, at der vil være en tid i løbet af dagen, at du lukker døren, don &'; t se på e-mail, don &'; t besvare telefonen, skal du slukke instant messaging og slukke for intercom. Gøre alt dette på én gang, fordi hvis du &'; dem alle re vil tillade én ting bryde dit fokus, du kan lige så godt have bryde den. En miss er så godt som en mile her.

Du bliver nødt til at være til rådighed for andre, for resten af ​​dagen, men tager noget tid for dig selv hver dag for en lidt fred, så du kan fokusere og noget udført at &'; s. vigtigt for dig

jeg wouldn af &'; t give al din tid til møder enten. Hvis du &'; re i tilbage til tilbage møder, hvornår vil du få dit arbejde? Og hvordan kan du være fleksibel nok til at håndtere virkelige prioriteter som de dukker op og ikke når de sprænge
 ?;