TIME ledelsesstrategier: Få mere fra hånden, bedre og hurtigere

Hvis du tror, ​​der er bare ikke nok timer i dag at gøre alt, hvad du behøver at gøre, hvis det ofte virker som om du jagter din hale, hvis du er ineffektivt, eller stresset, og ved ikke, hvad at gøre ved det, kan det være lige hvad du har brug for.

Til denne dag jeg altid chokeret, når jeg opdager de fleste af de klienter jeg coacher på tid management har ingen organisatoriske systemer overhovedet plads. Mine kunder er normalt super travle iværksættere, selvstændige startere, business folk, der forsøger at jonglere karriere og familieliv ... men de har ingen plan! Og når du ikke har nogen plan, kan alt ske.

I erhvervslivet og i livet, kan du ikke lade tingene til tilfældighederne. Eisenhower Matrix er en tid ledelsesværktøj jeg ikke gøre op, men det er efter min mening en af ​​de mest effektive og nyttige værktøjer nogensinde. Steven Covey, Owen Fitzpatrick og mange andre meget roste personlig udvikling forfattere har præsenteret det i deres bøger. Bøger, du har måske læst. Men har du været at bruge det? Hvis du læser dette indlæg, mit gæt er nej.

Nå, lad mig bryde det ned for dig!

Overvej et øjeblik alle de ting, du gør på daglig basis. Arbejdsopgaver, hjem gøremål, måltider, træning, familie tid, "mig" tid, tid med venner, tid på at surfe på nettet ...

De har alle henhører under en af ​​følgende kategorier:

HASTER & VIGTIGT

(krise ledelsesopgaver-have en dato /tid grænse)

dvs: læge udnævnelse - Mandag @ 10:00

arbejde møde - Tirsdag @ 02:00

rapport levering - fre @ 01:00

klient aftaler - Salg

ikke-hastende & VIGTIGT

(afspejle dine værdier-ting, der er vigtige for dig, bare fordi)

dvs: arbejde ud

tage lidt Jenny til at spille i parken

gåtur ved havet med mor

HASTER & IKKE-VIGTIGT

(ting, der bør gøres, men ikke med det samme)

dvs: rengøre huset

shopping

ryddeligt skrivebord

ikke-hastende & ; IKKE-VIGTIGT

(tid wasters-visse telefonopkald, visse samtaler, TV, internet ...)

dvs: facebook

google

TV

En masse mennesker skriver lister, men de ved ikke, hvordan man bruger dem til deres fordel, så de ting på dem måske eller måske ikke få gjort. I stedet lave en liste over alle de ting, du nødt til at få gjort i dag.

Nu, si dem gennem matricen. Første gang du gør det, kan det være svært at identificere det rigtige sted, men som du gør dette mere og mere, kan du finde det lettere og lettere. Hvis du vil have visse ting gjort hurtigst muligt, kan du tildele en dato /tid grænse for dem, så de bliver Urgent & Vigtigt. For eksempel, hvis din skrivebord er virkelig sjusket, til det punkt, at du spilder timer hver dag bare på udkig efter ting, så giver det mening at prioritere rydde det op, så alt andet bliver lettere. Du er nødt til at organisere tingene på en måde, at du vil være i stand til at håndtere dem bedre fra nu af. Du behøver ikke vente til du absolut stinke at tage et brusebad, gør du? Du tager et brusebad hver dag. Det hedder "vedligeholdelse"

Når du har sigtet dine opgaver gennem matricen overveje dette:.!

HASTER & VIGTIGT

Du gør det

ikke-hastende & VIGTIGT

Du gør det

HASTER &!! IKKE-VIGTIGT

Du udskyde det eller uddelegere IT

ikke-hastende & IKKE-VIGTIGT

du sletter den, slippe af med det!

Nu er alt du skal gøre er at overføre dine prioriterede opgaver for i dag på en tidsplan, der passer til den måde, du repræsenterer tid, din personlighed, din livsstil ... en tidsplan, der virker for dig! Jeg ser alt for mange mennesker med A5 eller A4 dagbøger eller notesbøger de sjældent eller aldrig bruger; mennesker, der fortæller mig, at de bruger deres telefoner, Outlook, eller bare deres hoveder for at holde styr. Ha! Jeg siger. Vi behandler over 60.000 tanker om dagen; tilfældige tanker om alle mulige ting. Og du fortæller mig, du stole på din hjerne til at huske alle de ting, du skal huske? Selv Einstein skrev ting ned!

Jeg selv og de fleste af mine klienter arbejde virkelig godt med en simpel excel ark som dette, hvor du kan spore din uge (se mandag Example):

MONDAY

6.30-7

breakfast

7-8am

Emails/calls

8-10am

client

10-11am

Blog Indlæg

11:00 til 01:00

Træning og lunch

1-3pm

client

3-4pm

client

4-6pm

dinner

6-8pm

Review . morgendagens tidsplan /gåtur i parken

Men du kan eksperimentere med forskellige typer af tidsplaner, indtil du finder en, der passer dig bedst Så hvad du skal gøre er at tage dine presserende & Vigtige ting først, og slot dem på . din tidsplan (brug en farve pen, der betegner uopsættelighed) Derefter tager ikke-hastende &. Vigtige ting, og overføre dem til din tidsplan med en anden farve kuglepen derefter overføre Urgent & Ikke-vigtige ting (ting, der skal få gjort, men ikke nødvendigvis i dag eller nu, eller af dig).

Hvis du mener, at en opgave vil tage dig en time, når du overfører det på din tidsplan tildele den en time og tyve minutter eller deromkring . Altid tilføje 10-20minutes "buffer" tid Hvorfor Fordi ting sker;.? trafik, et telefonopkald, en banke på døren ...

Ved den tid, du har udfyldt din ugeplan, hvad du kommer til at indse, er, at du har mere tid i dine hænder, end du troede, du havde! Derefter, og først derefter kan du overveje tid wasters ...

Sørg for det meste af din tid er brugt på to øverste kvadranter i matricen: Jeg garanterer du vil begynde at føle gladere om dit liv og mere kontrol over tingene

Jeg foreslår, at du vise din tidsplan et sted du kan se det og henvise til det hele tiden, og eventuelt gøre en få eksemplarer at bringe med dig, når du forlader huset /kontoret. Efterhånden som du kommer igennem din dag /uge, vil jeg anbefale dig afkrydse tingene, som du får dem gjort, og mærke den følelse af realisering og tilfredshed det bringer.

Opsætning af et par minutter hver lørdag eller søndag til at udtænke din plan for ugen vil frigøre tonsvis af tid og mentale rum, som du kan bruge til at blive mere effektiv i din virksomhed og dit liv. Samt at gøre dette, vil jeg foreslå du holde en månedlig kalender (en væg kalender med bokse, du kan skrive på er stor), hvor du også kan holde et overblik over de fire uger før, så vel som at holde styr på det lille billede, er du også klar over det store billede. Og hvis du virkelig ønsker at gøre nogle store ting til at ske i år, så en årlig væg planner kan gøre en enorm forskel for

Glade planlægning
 !!;