Er din Uorganiseret kontor koster dig penge?

John er en travl, selvstændig, VVS entreprenør. Hans virksomhed holder ham i marken fem til seks dage om ugen, så den eneste gang han har at tage sig af papirarbejdet er om aftenen og i weekenden. Han deler sit hjem kontor med sin kone, som arbejder uden for hjemmet, men administrerer husstanden regnskab fra denne kontorplads så godt. Alle forvaltnings- detaljerne i hans lille, men voksende virksomhed er op til John.

John er en typisk lille virksomhed ejer arbejder fra sit hjem, og som John, kunne du være ved at miste penge, fordi du ikke har enkel og effektiv office systemer, der er oprettet med henblik på at håndtere papirarbejdet. Du kan blive betalende sanktioner for forsinkede betalinger, kunne vigtigt papirarbejde gå tabt i bunker af uåbnet post, og så er der den spildtid prøver bare at finde ting. Din lille virksomhed kontor er kernen i din virksomhed, det center, hvor nye ordrer og papirarbejde bliver genereret dagligt.

Forskning fra IDC, en førende global leverandør af markedsinformation og rådgivning for informationsteknologi, telekommunikation, og forbrugernes teknologimarkeder, hedder det, at der er mellem 34,3 millioner og 36,6 millioner husstande hjemmekontoret alene i USA. Disse omfatter indkomstskabende hjemmekontorer (18,8 mio til 20,3 mio) med resten udgøres af virksomhedernes husstande Telecommuter.

Er historien om dit kontor en af ​​effektivitet og produktivitet, eller er det en trist historie om tab
og forvirring? Hvis dit kontor er i en tilstand af kaos, er der fire centrale områder af dit kontor, som du kan forbedre lige nu, og tage din virksomhed til det næste niveau.

Time Management

Udvikle en tid management system, så kostbar tid ikke går til spilde går i cirkler, fordi du don &'; t vide, hvor man skal begynde. Time management er ikke om at arbejde hurtigere – det er praksis for at bruge mere tid på de rigtige ting.

Først skal du nødt til at være i stand til at erkende, hvad der er vigtigt for dig, og forstå forskellen mellem vigtigt og hastende

Vigtige opgaver:.
Hjælp os med at nå langsigtede mål, eller har andre langsigtede betydning

presserende opgaver:.
Kan brug for øjeblikkelig opmærksomhed for at undgå en krise, men er ikke nødvendigvis betydning på længere sigt

Gør følgende fem. tid forvaltningsstrategier i vaner og du vil begynde at se din produktivitet stigning og kaos faldet.

1. Sæt dine prioriteter – Skriv ned dine mål, og don &'; t være vag. Være meget specifik med hvad du vil, når du ønsker det, og de trin, du skal tage for at komme dertil. Bryde dit mål ned til håndterbare bidder, og giv dig selv specifikke opgaver for at opnå hvert trin.

2. Lav lister - Begræns din daglige to-do liste til 6 punkter eller mindre. Hvis din liste er for lang, vil du føle besejret, når du ikke er i stand til at fuldføre den. Prioriter de punkter på din liste og forsøge at afsætte 80% af din tid og energi på de vigtige opgaver. Selvfølgelig vil der være nogle dage, at intet vigtigt bliver gjort, fordi de presserende emner dominerer.

3. Eliminer distraktioner – Folk, telefoner, rod, sult, E-mails, du navngive det; de kan spise op hele arbejdsdage. Vær opmærksom på, hvad dine distraktioner er, og lære at filtrere dem ud. Tage sig af de nødvendige oplysninger, før du sætter dig ned for at starte et projekt, og husk den vigtige vs presserende regel.

4. Planlæg tid til planlægning – Udvikle den vane at planlægningen til i morgen, aftenen før. Tag et par minutter til at rydde op dit arbejdsområde, gøre din to-do liste, fremrykning eventuelle opgaver, som ikke bliver afsluttet, og mentalt forberede sig til næste dag. Din underbevidsthed vil hjælpe med at organisere dine tanker, mens du sover. For at citere Alan Lakein, forfatter Sådan får kontrol over din tid og dit liv, “ Undlade at planlægge planlægger at mislykkes &";.

et register

The Wall Street Journal ( Marts, 1997) rapporterer den gennemsnitlige amerikanske udøvende affald 6 uger om året søger efter malplacerede information fra rodet skrivebord og filer. Det svarer 5 timer om ugen eller en time om dagen. På $ 60,000 /år i lønninger, der er næsten $ 8000 /år i spildt tid på jobbet.

Du skal være i stand butik og hente dokumenter effektivt. Dette omfatter papir og computerfiler. Hver virksomhed har sin egen arkivering behov, og hver virksomhed ejer har deres eget arbejde stil, så udvikle et passende system til din virksomheds behov. Du bør være i stand til at lægge hænderne på en given dokument eller oplysning i 30 sekunder, eller mindre.

Du skal bruge et system til at håndtere arbejder filer, samt permanente filer. De permanente filer skal være mærket med en specifik søgesystem i tankerne, såsom efter kategorier, alfabetisk, numerisk eller hvad systemet er egnet til dine krav. Vælg inventar og kabinetter, der bedst imødekomme dine filer samt særlige opbevaringsbehov, til særlige elementer såsom fotografier eller tegninger.

En perfekt arkivering og papir management system vil kun tjene dig, hvis det vedligeholdes på en regelmæssig basis. Planlæg tid hver uge for at håndtere filer, både papir og elektronisk. Prøv at udvikle den vane at håndtere et givet dokument bare én gang – det vil sige, beskæftige sig med det, når du modtager det, så filen med det samme. Anvende den samme hovedforpligtede til din e-mail-management.

En bogføringssystem

Gode bogholderi praksis er afgørende for en række årsager. Du får brug for præcise oplysninger for regnskaber, som er nødvendige for business lån eller kreditlinjer. Når du kan spore alle dine fradrag, kan du betale mindre i skat. Du vil være i stand til at forudsige din konjunkturer, når du har nøjagtige optegnelser, og hvis du beslutter at sælge din virksomhed, vil du har brug for præcise oplysninger for at fastslå den sande værdi af virksomheden.

QuickBooks og Quicken fra Intuit, tilbyder en bred vifte af regnskabs-programmer for næsten enhver virksomhed. Microsoft Money er en anden stor mulighed. Disse programmer er nemme at bruge og i slutningen af ​​året, alle dine data er klar til at hente til indkomstskat. En anden mulighed for at overveje, er en bogholderi service til at tage sig af oplysninger, du måske ikke har tid til. Du har måske en levende, aktiv virksomhed, men hvis du don &'; t holde sig ajour og nøjagtige optegnelser, du kan miste penge og ikke engang kender det

Clutter Kontrol

Hvor distraherende er. den til at sidde ned på dit skrivebord for at finde resterne af gårsdagens &'; s frokost, magasiner, bjerge af papir og ingen fornemmelse af hvor man skal begynde? Det &'; s ikke kun distraherende, men også dyrt i form af din kostbare tid går til spilde, fordi du ikke er på opgave, mens blander bunker, eller hovedrengøring bare for at komme til skrivebordet.

Få dit skrivebord sat op, så der er et bestemt sted for alt. Arbejdsgrupper filer kan være tilgængelige, uden at blive spredt overalt. Hold visitkort i et kort fil eller en Rolodex, så de er ryddelige og let at finde, eller bedre endnu, scanne dem med et kort scanner, der vil fange alle de oplysninger og synkronisere den med din foretrukne kontakt management program. Sortér din mail hver dag siden af ​​papirkurven og shredder. Smid junk, før det bliver til rod. Don &'; t Lad dit kontor være en losseplads.

Dit kontor er så vigtigt for sundheden for din virksomhed. Don &'; t lade en uorganiseret kontor holde dig tilbage fra vækst og succes, du fortjener. Når dit kontor er effektiv og organiseret, vil du blive mere produktiv med din tid, og du vil reducere niveauet af stress i dit liv. Du vil være stolt af at bringe kunder til dit kontor til møder og konsultationer, fordi det vil afspejle dine høje faglige standarder og en glat køre operation
.