Produktivitet Coaching - Email Effektivitet & Etikette

Måske den mest anvendte og misbrugt kommunikationsværktøj der findes i dag, er e-mail. Vores evne til at arbejde produktivt ville blive drastisk reduceret, hvis vi didn &'; t har adgang til e-mail. Men fordi vi har adgang til e-mail vores liv hele tiden afbrudt, ofte med ubrugelige stykker information.

Nøglen til at få mest muligt ud af e-mail er at sikre, du finder et system, der hjælper dig med at holde styr på tingene korrekt og også filtrerer de ikke-vigtige elementer, der kan få dig til at switchtask

Følgende er et par tommelfingerregler TimeGym klienter har fundet meget nyttigt at gøre e-mail en velsignelse og ikke en forbandelse:.

1. Kopi eller CC sparsomt
. For nylig hørte jeg om en medarbejder, der forværres hendes chef til det punkt i hendes bliver fyret. En af de vaner, hun havde, var at næsten altid kopi hendes chef, når du sender e-mail – måske i forsøg på at se travlt. Når du tilføjer folk til en kopi liste, skal du sørge for at oplysningerne er virkelig værdifulde for deres position og er nødvendigt for dem at gøre deres arbejde ordentligt. Hvis du har brug for at opdatere en kollega om de ting du har gjort, gemme det til en ugentlig e-mail fordøje eller et personligt møde.

2. Vær meget forsigtig med at bruge “ Svar til alle &";
. Svaret på knappen Alle sender en e-mail svar til alle i “ Til &"; og “ CC &"; Liste over den oprindelige e-mail. Generelt kun ramt “ Svar til alle &"; da e-mailen skulle være en gruppe diskussion, og kun hvis dit svar er værdifuld og relevant for enhver anden person, der er anført i e-mailen. Ellers risikerer du tilstopning e-mail-indbakker af andre, der ikke har behov eller ønske om at se dit svar.

3. Brug “ Blind Carbon Copy &"; eller “ BCC &"; for blandede grupper
. Vi har alle modtaget en sjov eller hjertevarmende email sendt til os fra en elsket. Men hvis du beslutter du absolut ikke kan modstå at sende et billede af en killing klædt som kaptajn Jack Sparrow, skal du sørge for at sende det ud til dine modtagere ved hjælp “ Blind Carbon Copy &"; Dette beskytter e-mail-identitet, der modtager e-mailen, og hjælper med at minimere spam.

4. Begræns antallet af emner inden for en e-mail
. Har du nogensinde sendt en e-mail til en person med en række spørgsmål kun for at finde de reagerede på kun tre af de sytten point du møjsommeligt dækket? Altid huske denne lov af e-mail: jo kortere e-mail, at jo mere sandsynligt er det læses
Prøv at bryde forskellige begreber i forskellige e-mails.. Hvis du skal have flere emner inden for en enkelt e-mail, så prøv at bryde dem op i korte små tanker. I det mindste, skal du sørge for at bruge punktopstillinger eller afsnit afstand mellem forskellige begreber.

5. Anvende effektive emnelinjer
. Ofte vil jeg se emnelinjer, der er tom, eller der ikke er relateret til kødet af e-mailen. Mens dette kan synes hurtige eller klog, det skaber et problem senere, når din modtager forsøger at søge efter din samtale. Dårligt skrevet emnelinjer også gøre det sværere for den, der modtager e-mailen for at forstå, hvilke foranstaltninger de skal udføre. Vær særlig opmærksom på emnelinjen, hvis en e-mail samtale ændrer kurs. Hvis samtalen skifter fra reklamekampagnen til at lave en ny leje, tage et øjeblik til at ændre emnelinjen. Dette vil hjælpe dig og din læser undgå forvirring og gøre e-mail-hentning lettere i fremtiden.

6. Lad historie inden din email
Nogle mennesker vælger at deaktivere at vise den foregående person &'; s. E-mail i historien, måske i et forsøg på at reducere ord rod. Problemet er det gør det svært for nogen at følge tråden i samtalen. For eksempel, hvis du skriver tilbage til en e-mail med en kort svar som “ lyder som en god idé, &"; men der er ingen historie af samtalen bliver det meget vanskeligt for modtageren at vide præcis, hvad du refererer til. Modtageren kan derefter nødt til at forbruge ekstra tid og kræfter til at gå ind i deres e-mail historie, og find hvad ideen var de sendte i første omgang. Selv om det kan synes rodet, altid forlade historien på og ikke slette afsenderen &'; s tidligere e-mail
.