Hvad er den nederste linje? Hvordan at sende e-mails, der går til Chase & Skær ned på din e-mail Load

Chancerne er gode, at du &'; re at modtage tonsvis af e-mails som alle andre, men har du holdt op med at overveje, om du &'; re at bidrage til e-mail overload, fordi du &'; re at sende for mange e-mails eller hvis det, du &' sender dig er formuleret effektivt

Er du sender den slags, der kommer til bundlinjen hurtigt eller er du tilføje til de endeløse mængder af frem og tilbage e-mail-strings derude
Jeg ser mange typer af e-mail overbelastning bidrag, når jeg arbejder med klienter. Min klient eller deres kolleger, chefer og medarbejdere er ofte …

Kopiering folk til døden, når de don &'; t brug for at vide
Misbruger fordeling virksomheden listen med for mange vittigheder eller meddelelser
afsendelse e mails, der er for lange
Afsendelse af e-mail, når oplysningerne kunne vente til næste møde eller ugentlig rapport
Afsendelse af e-mail, når de skal virkelig bruge telefonen

Jeg ser alle disse situationer og mere som jeg arbejder med mine klienter, som er på begge sider af hegnet, som overbelastet, og også overbelastning andre.

Men en af ​​de ting, jeg ser alt for ofte er mine kunder, som er i ledende stillinger , stille spørgsmål andres i en e-mail, når de burde være mere proaktiv og mere direktivet

De skriver op e-mails, nyresten &';. t som effektiv som de kunne være, fordi de &'; re ikke tænke fremad om alle de mulige scenarier eller udfald fra deres første spørgsmål, og de &';. re ikke formulere deres e-mail på en sådan måde, at det tilskynder hurtige fremskridt eller bliver til en konklusion hurtigere

Det forårsager langt mere e-mails, der skal sendes frem og tilbage end nødvendigt

Her &';. s et eksempel fra en oplevelse med en af ​​mine klienter …

Min klient ønskede at få et dokument lastet til virksomhedens intranet . Han var ikke &'; t sikker på, om det var der, men var sikker på at han ville have det læsset, hvis det var ikke &'; t allerede er der. Han formulerede hans oprindelige e-mail til den anden person ved at sige:

“ Har du set dette dokument på intranettet? Vil du vide, om det &'; s der &";?

Jeg stoppede ham og mindede ham om, at han sagde, at han virkelig ønskede dette dokument på virksomhedens Intranet – og vi &'; re antager vi ønsker den seneste, up-to-date version – så hvorfor stille et ja eller nej spørgsmål

Er du virkelig at sende en e-mail, der vil få de mest effektive, effektive resultater

Hvis du &';?? re 80% eller mere sikker på, at det &' ; s allerede der, så gå videre og spørge din ja eller nej spørgsmål. Ellers, hvis det kunne være 50/50, at få en “ nej &"; vil forlade dig at skulle sende yderligere e-mails for at få det læsset og verificeret. Og selv en “ ja &"; kunne rejse nye spørgsmål som “ Er det den rigtige version &";??

Så hvorfor ikke skære til chase

Bare send en direkte, proaktive e-mail og beder om, at det indlæses og kontrolleres for at være den rigtige version. Jeg anbefalede denne besked i stedet, efter en ordentlig hilsen:

“ indlæse venligst dette dokument til virksomhedens intranet, hvis du don &'; t se det der. Sørg for, at det &'; s den mest up to date version, og lad mig vide, når vores team kan få adgang til det &";.

… og gøres med det

Denne nye meddelelse dækker alle mulige. scenarier og gør ikke &'; t efterlade dig med forsinket udvikling, hvis det var en “ nej &"; eller “ ja, men jeg don &'; t vide, om det &'; s den rigtige &";.

I sidste ende de mere proaktive dine e-mails formuleret og jo færre du sender, jo færre du &'; re tilbøjelige til at modtage til gengæld, og nødt til at administrere, som jeg kender dig &'; d værdsætte. Så skæres til chase … bundlinjen det … holde det kort og søde og andre vil sætte pris på at modtage og håndtere mindre, også
 !;