Kom Email Under Control

Styring af strøm af e-mails, som de fleste af os har brug for at interagere med på daglig basis er en voksende udfordring
Ingen &'; s. volumen er faldende. At “ Dyret er ude af laden, &"; og vi &';! re ikke vil være i stand til at skubbe den tilbage i
Så få styr på det med en god systematisk tilgang er afgørende for opholder sane

Hvis du er i den lille mindretal af. folk i øjeblikket i stand til at opretholde mindre end en skærm fuld af e-mail det meste af tiden (fordi din volumen er lav og /eller du behandle dem hurtigt og konsekvent), er formentlig fint som-er dit system. Hvis du jævnligt har mange flere end det bor i din email in-box, du &' (hundreder, tusinder?), Re faretruende underlagt stress og følelsesløshed i forhold til din digitale kommunikation verden

På grund af omfanget af diskrete. beskeder og den hastighed, hvormed de dukker op, e-mail synes at være en unik dæmon,
med sit eget liv. I det væsentlige, men e-mail er ikke anderledes end en desktop in-bakken eller en telefonsvarer – det &'; s simpelthen en samling boks til indgående kommunikation og information, der skal vurderes, behandles og afholdes efter behov. Og kontrollere e-mail involverer den samme udfordring som administrerende din fysiske indbakke – ofte for meget ting, vi don &'; t har tid eller lyst til at behandle og organisere som det kommer i Så det nemt bliver en sump af “. Iscenesat &"; eller “ verserende &"; elementer – kiggede på, måske endda læse, men ikke besluttet om eller effektivt organiseret (jeg har afdækket så mange som 7.000 e-mails stadig betændt i en klient &'; s in-bakke).

The Big Challenge

Som e-mail er simpelthen en in-box, skal det tømmes regelmæssigt for at være maksimalt funktionelt. “ Tøm &"; betyder ikke, efterbehandling alt det arbejde indlejret i dine e-mails – det betyder, at beslutninger om, hvad hver enkelt betyder og organisere det i overensstemmelse hermed. De samme procedurer gælder for alle i-box – uanset om det &'; s bakken på dit skrivebord eller din telefonsvarer. De bør behandling stationer, ikke lagerbeholdere. Da lydstyrken i computeren er meget større end en lyd- eller papirbaserede “ i, &"; Men at få det til nul synes særligt skræmmende. Men der er ingen lys for enden af ​​tunnelen, hvis du blot lader tingene hober sig op der. Det tager mindre indsats for at starte hver dag eller to fra nul i din in-box, end det gør at fastholde “ amorfe klatter &"; af akkumuleret og uorganiserede “ stuff &"; der skal hele tiden være genlæse og revurderes for, hvad de betyder.

Grundlæggende

Vi har set hundredvis af unikke måder folk er kommet op med at administrere deres e-mail, og mange arbejder fint – så længe intet er tabt, opgørelsen ikke fortsætte med at stige, og nogen kan nemt se de e-mails, de har brug for at tage handling på. Her er nogle grundlæggende procedurer, der normalt arbejder for alle:

Brug DELETE-tasten
lethed, hvormed vi papirkurven ting fra vores fysiske post gør ikke &'; t synes at oversætte til computeren for mange! folk – måske fordi emails don &'; t tage meget fysisk plads, og de er så let parkeret et sted, at &'; s ikke umiddelbart i vores ansigt. De &'; re optage psykiske rum, dog, og slette alt det, vi don &'; t virkelig har brug for, som vi støder på det, er afgørende for at styre oversvømmelsen. Når du er i tvivl, smide det ud. Hvis du &'; ve lade e-mails hober sig op, udrensning er den første ting at gøre. Nogle gange er det lettere at rengøre huset ved at klikke på ldquo &; Fra &"; knap, som vil sortere dem efter deres kilde –.! du kan ofte dumpe flere ad gangen på den måde

File
Brug en enkel opbevaringssystem til ting, du vil beholde som arkiver og supportoplysninger . Hvis du &'; re en “ i tvivlstilfælde, holde det &"; person at &'; s fint, men don &'; t har det tilstopning din indbakke. Henvise mapper i din navigator bar og fil den slags e-mails derovre. Det &'; s meget nemmere at miste overblikket over dem blandt de 500 eller 1.000 i din in-box, end i en mappe du kan navngive. Og din Søgefunktionen kan nemt finde de fleste noget med et nøgleord. Undgå at bruge indlejrede mapper, som du skal klikke på åben for at finde filen. En enkel alfa-sorteret liste – efter emne, tema, eller en person – er normalt tilstrækkeligt og lettere at håndtere på flugt. Rense dem, når du har små vinduer af tid med intet bedre at gøre

Gennemfør < 2-minutters dem!
Berygtede 2 minutters reglen er afgørende for e-mail management. Alt hvad du kan beskæftige sig med i mindre end 2 minutter, hvis du &'; re nogensinde vil gøre det på alle, bør gøres første gang du ser det. Det tager længere tid at læse den, lukke den, åbne den, og læse den igen, end det ville at afslutte det første gang det forekommer. I en tung email miljø, ville det ikke være usædvanligt at have mindst en tredjedel af dem kræver mindre end 2 minutter til forsendelse.

Organiser e-mails, der kræver handling og opfølgning!
Hvis du &'; ve slettet, arkiveret, og færdig med din < 2-minutters mails, du &'; re tilbage med kun to slags: (1) dem, der kræver mere end 2 minutter at håndtere og (2) de, der repræsenterer noget, du &'; re venter på fra andre. En enkel og hurtig måde at få kontrol er at skabe to flere mapper i din navigator bar – “ Action &"; og “ Waiting For &"; og fil dem i overensstemmelse hermed. Disse mapper bør være visuelt adskilt fra dine reference- mapper og skal sidde i toppen af ​​din mappe liste, hvilket kan opnås ved at gøre dem alle hætter med et præfiks tegnsætning ligesom @ symbol eller en bindestreg (alt efter hvad vil sorteres mapper til toppen .)

Hvis du &'; ve slettet, arkiveret, færdig, eller sorteres dine e-mails i action-minde mapper, du &'; re tilbage med en tom indbakke. Nu, i det mindste, vil det være meget lettere at gennemgå og evaluere en mere komplet oversigt over dit arbejde ved hånden; og du &'; ll finde det &'; s meget nemmere at fokusere – på mail eller på noget andet

Den igangværende udfordring

Du skal konsekvent gennemgå handlingsrettede e-mails.. Når du får din indbakke til nul, vil det føles fantastisk. Men du kan &'; t ignorere parti ACTION e-mails du &'; ve organiseret. Problemet med computere som påmindelse værktøjer er out-of sight-out-ofmind syndrom. Hvis du &'; re ikke gennemgå dem regelmæssigt nok, vil de begynde at gnave på din psyke, skaber endnu mere undgåelse og dårlige følelser. Folk forlader emails i deres indbakke til at begynde med af samme grund de fløjls tingene på deres skrivebord, tænker, “ Hvis det &'; s foran mig, vandt &' I;. T mister eller glemmer det &"; Selvfølgelig er der tilsyneladende praktisk vane visuel cuing undergravet af mængden og flertydighed af, hvad &'; s i bunker. De skaber følelsesløshed i stedet for klarhed. Det &'; s meget lettere at vurdere din arbejdsbyrde med handlingsrettede emails organiseret på ét sted. Men det kræver den gode vane at kontrollere dem regelmæssigt for at føle sig OK om, hvad du &'; re ikke at gøre med dem i øjeblikket

Alt dette tager tid og mental energi.. Foregive, at du kan få e-mail under kontrol uden at dedikere de nødvendige personlige ressourcer til at gøre det fører til frustration og stress. Disse bedste praksis bidrage til at gøre processen så effektiv som muligt, men den frihed, der kommer af at have dem under kontrol stadig ikke er fri. Ligesom mennesker har lært at acceptere pendler tid som afgifter, de betaler for at bo og arbejde, hvor de &';. D foretrækker, skal de integrere den tid og energi til at beskæftige sig med e-mail ind i deres liv og arbejde stil

Tilpassede tilgange

Som personlig management software er fortsat med at udvikle sig, i både standard desktop samt myriader af kreative små applikationer og add-ins, Mulighederne for variationer i, hvordan du håndterer e-mail bugne. De kan kodes, farvet og automatisk arkiveret. De kan sorteres efter prioriterede afsendere. De kan udskydes til hentning på senere tidspunkter. De kan overføres og melded til opgaven, og to-do ledelsesfunktioner i andre dele af softwaren.

Hvis du opretter og begynde at vænne sig til et simpelt mappe system til handlingsrettede emails, kan du finde nogle specialiserede underkategorier nyttig. “ Læs /Anmeldelse &"; kan være en mappe til FYI-type e-mails (selvom trykte udgaver af lange dem er nemmere at administrere end på skærmen). “ at Print &"; kan være nyttigt, hvis du ikke er en printer regelmæssigt. Nogle mennesker oplever, at tage sig tid til at redigere emnelinjen i deres egne lagrede e-mails for at afspejle den specifikke aktion, de skal tage, er nyttig.

Best Practices

Men uanset hvordan du tweak det, eller hvordan cool de unikke funktioner og gode tricks er, at du måske udforske og endda integrere så konsistente funktioner i din personlige systemet, skal de centrale principper for god styring af arbejdsgange skal følges for at fremme afslappet kontrol af dyret:

Hold handlingsrettede og nonactionable emails i separate steder
Det &';. er for kompliceret og stressende for din hjerne hele tiden nødt til at re-sortere det, hver gang den ser på det. Et system fungerer meget bedre end din psyke for det. E-mails indgivet i reference- mapper, der stadig repræsenterer ting at gøre producere angst; og e-mail i in-bakke, der er kun nødvendig for hentes oplysninger vil tåge op dit fokus. Fordi de fleste mennesker don &'; t har en god action-påmindelse systemet i sig selv, forsøger de at gøre deres henvises mapper et system til at huske, hvad de skal gøre, og som aldrig virkelig fungerer. Hvis reference og action påmindelser er separate ting, det giver meget mere frihed og lethed med at holde så meget referencemateriale som du ønsker. Det er ganske enkelt bliver et bibliotek

Hold det rent
Rest ser ud til at selv-generering, men det gør ikke &';.. T selvdestruktion! Slet hvad du kan begynde med, og rense dine referencefiler regelmæssigt, som tingene kommer ud af dato og mister deres værdi for dig.

Hold dem revideret.
Som med enhver action-påmindelse systemet, hvis du don &'; t gennemgang og revurdere påmindelser om handlinger, som du måske nødt til at tage, dit sind vil tage tilbage jobbet; og det gør ikke &'; t gøre det arbejde godt. Du &'; ll så undgå at kigge på dit system og ikke rigtig har tillid til noget, du &'; re gør på grund af de skjulte aftaler med dig selv, du &';.. Ve forsømt at genforhandle

Være god til tastaturet
Vi ville være efterladende i ikke at minde dig om en af ​​de vigtigste faktorer i e-mail management – hvor hurtigt du skriver, og hvordan facile du er med genvejstaster og koder. Ikke alene er dårlig skrivehastigheden ineffektiv, det skaber en modstand til at engagere sig med e-mail, som underminerer alle de bedste intentioner for at komme på toppen af ​​det. Hvis du &';. Re ikke op til mindst 50 ord i minuttet, at komme der med en god Typing Tutor kan gøre en verden til forskel

Vi anbefaler at bruge den enkleste metode kan du klare dig med, at tilslutte sig disse grundlæggende bedste praksis, især hvis du &'; re noget starter fra bunden med at få dette område under kontrol. Hvis du er relativt sofistikerede i din e-mail management allerede, og oprette mere komplekse procedurer for dig selv har faktisk gjort det enklere, at &'; s fantastisk. Udfordringen er dog at holde det nuværende, fuldstændig og konsekvent – og ikke kræver mere tid og tænkte, end det er værd at payoff kan du få. Din proces er at være så grundlæggende og næsten automatisk, at du vil vedligeholde det, selv når du don &'; t lyst til at gøre det

E-mail, som enhver kraftfuldt værktøj, kan være en velsignelse eller en forbandelse.. Og hvis værktøjet går med jobbet, er du nødt til at investere i, hvad det tager at bruge det med omtanke og sikkert. Det er en enorm produktivitet forstærker, men når det bliver væk fra dig, det &';.. S en alvorlig erhvervsmæssig risiko