Top Tredive Best Practices for Planlægning din dag og indstilling Udnævnelser

1. Afgøre, om du virkelig har brug for at mødes personligt. Hvor mange gange har du deltaget i et møde og spurgt dig selv: "Hvorfor er jeg her?" Forhåbentlig har du begyndte at beskytte din tid fra hver person, der ønsker et stykke af det. Hvis mine klienter ønsker at mødes personligt, jeg oplade et konsulentfirma gebyr. For telefonopkald, uden beregning. Halvfems procent af tiden, vil en telekonference tilstrækkeligt. Ekstra rejsetid og omkostninger er involveret når møde personligt, så undgå det, medmindre der er behov dialog og brainstorming.

2. Har mødeindkaldelser og svar gå til din delegerede, ikke til dig. Må ikke vade igennem alle svarene; det er derfor, du har en assistent (hvis du gør). Under Funktioner, Indstillinger, delegerede, skal du vælge "Send mødeindkaldelser og reaktioner kun mine delegerede, ikke for mig." Strålende.

3. Opret en privat kalender for at skrive aftaler, du ikke ønsker andre skal se. Vi er alle brugt til at e-maile mapper, hvor vi fil email. De fleste mennesker, men har aldrig skabt en kalender mappe. En kalender mappe er en ny kalender. Hvis du vil oprette en, skal du følge den samme boremaskine til at oprette en e-mail mappe (højre-klik på Kalender i mappelisten og vælg Ny mappe). Men sørg for mappen indeholder "Kalender Elementer" i drop-down boksen. Giv din nye kalender et navn som "Kids Summer Schedule" eller "Lauras personlige kalender." Jeg holdt øje med mine børn 'sommeraktiviteter i en, så min mand ville vide, hvor hans tidsplan var påvirket til kørsel pligt.

4. Eller tjek dine aftaler som private, når du ikke ønsker at andre skal læse teksten. Ja du kan! The Private boks er en lille, lille boks i nederste højre side af skærmen (Outlook 2003), når du opretter en ny aftale. Mennesker, der deler din kalender, vil stadig se en blok og at du er tilgængelig, men de kan ikke læse aftalen teksten.

5. Brug kategori boksen for at angive projektet, team eller udvalg. Hver gang du planlægge en aftale eller acceptere en mødeinvitation, oplyse, hvilke projekter det er relateret til i kategori kassen. Brug Master Kategori List til at tilføje dine etiketter. "Tag" hver aftale med en eller flere kategorier. Derefter under menuen Vis, vælg Arranger efter, Aktuel visning, Efter kategori. Derefter kan du se alle møder, fortid og nutid, du havde med en bestemt gruppe, person projekt, udvalg mv

6. Brug Kontaktpersoner til at finde Møder. Kan ikke finde en kommende møde med nogen, du ved, du planlagt? Træt af at søge din kalender manuelt for at finde det? I stedet komme ind i vaner ved at bruge boksen Kontakter nederst til venstre på hver udnævnelse, for at angive, hvem du holder møde med (kan være flere personer). For at finde alle kommende møder med en bestemt person, gå til den pågældende kontakt adresse-kort, skal du vælge fanen Aktiviteter, og i drop-down boksen, skal du vælge Kommende Opgaver /Aftaler. De mennesker skal indlæses i din personlige liste Kontakter (ikke blot din virksomheds globale adressebog) for at dette virker. Hvis der anvendes en mødeinvitation, denne funktion er automatisk, og du behøver ikke at vælge de navne.

7. Som en ekstra service til dine kolleger, sende en mødeinvitation i stedet for en e-mail, når du gerne vil tilslutte. Snarere end at sende en mail kolleger og spørge: "Hvad er din tidsplan i dag? Kan vi mødes i 30 minutter?" tage et minut til at planlægge en mødeinvitation. Mens der i din kalender, skal du vælge Handlinger, New mødeindkaldelse, planlægning Tab, Tilføj Andre, Tilføj fra adressebogen, og vælg deltagere. Tjek deres tilgængelighed på kalenderen (dette forudsætter, at du har fået adgang til deres kalender), og finde en åben tid (eller vælg AUTOPICK at lade Outlook finde den næste tilgængelige dato /tid). Send mødeindkaldelsen. Når inviterede modtager det, kan de blot klikke på Accepter, og Outlook flytter udnævnelsen til deres kalendere for dem. Det sparer modtageren tid, og også sparer dig fra at forsøge at koordinere flere kalendere manuelt.

8. Hvis nogen gør sende en e-mail, der ønsker at mødes, konvertere det til en aftale. Hvis dine kolleger ikke forstår mødet funktionen og insistere på at sende e-mails til aftaler, kan du hurtigt slå en e-mail til en kalender element. Højreklik på e-mail, vælg Flyt til mappe, og derefter Kalender. En ny aftale vindue åbnes automatisk, indeholder din email og eventuelle vedhæftede filer. Udfyld dato, klokkeslæt og detaljer, og derefter Gem og luk. Beskeden flyttes fra indbakken i kalenderen automatisk. Ikke flere manuelle kopiere og indsætte!

9. Brug etiketter til hurtigt "se" layoutet af din tidsplan for dagen. Højreklik på en aftale i din kalender. Vælg Label. Vælg Rediger Labels. Ændre teksten for at vise farverne som du gerne vil. Vælg farver konsekvent med dit team (rejse, flere steder, uddannelse, personlig, ferie, møde, videokonference etc.), så du hurtigt kan se, hvor teammedlemmer arbejder, og hvad de laver.

10 . Blokere tid til at arbejde. Nogle gange vil du måske rent faktisk planlægge en aftale for at arbejde. For at beskytte din tid fra andre, planlægge en opgave på din kalender (Outlook 2003). Med Task Pad visning i kalenderen viser, klik på en opgave, du gerne vil fuldføre. Hold venstre museknap nede, mens du trækker den til din kalender og frigivelse. En aftale vindue vil poppe op, automatisk indsætte opgaven i teksten del af udnævnelsen element. Udfyld den tid, du ønsker at arbejde på opgaven i din kalender. Skift Show Time som feltet til Foreløbig, hvis det ønskes. Gem og luk. Opgaven vil stadig blive holdt i din Task Pad, men nu du har blokeret ud tid i din kalender til at arbejde på det. BEMÆRK: Du må IKKE sætte ting du skal gøre på din kalender (det er hvad Opgaver er for), fordi hvis du ikke gennemfører det, vil du nødt til at flytte den manuelt (ikke så med Opgaver)

11. . Hold din kalender ajour. Det er frustrerende, når dine kolleger forsøger at oprette aftaler, og det fremgår, at du er åben, så de sender ud en mødeindkaldelse til en stor gruppe. Du reagerer, "Undskyld, jeg har en konflikt på denne dag /tid," som de reagerer ved banging deres hoveder på skrivebordet i frustration, spørger, "Hvorfor har du ikke har det på din kalender?" Sandelig, hvis en organisation kommer til at forudsigeligt bruger delt kalender til at koordinere møder, skal du holde din nuværende. Det er fint at bruge et helt almindeligt metode så godt, men hvis du planlægger noget på din "andet" kalender, så sørg for at opdatere din elektroniske én med jævne mellemrum også.

12. Medtag rejsetiden i en enkelt udnævnelse og sætte den faktiske mødetidspunkt i emnet. Hvis dit møde starter ved 11:30, men det kommer til at tage dig tredive minutter at køre der og femten minutter at komme ud af bygningen til din bil, blokere din kalender starter ved 11.00 (så andre kan ikke planlægge med dig). Skriver Så @ 11: 30 i emnelinjen, så du ved det faktiske mødetidspunkt

13.. Må ikke acceptere en mødeinvitation, hvis den anmodende ikke kan oplyse, i én sætning den præcise grund til at du er møde. For eksempel:
- informere vores afdeling for ændringer i feriepenge politik
- At sælge ledelse på vores division plan om at automatisere lønningslisten forarbejdning
- For at brainstorme den bedste måde at løse foreningens budgetunderskud.. .
- For at bestemme realistiske salg mål for hver region for næste år
-. At diskutere de kritiske færdigheder, der kræves for en vellykket præstation som et første niveau supervisor

14.. Send lange læsestof mindst 48 timer i forvejen. Deltagerne udtrykker frustration med at spilde tid på møder gennemgå materialer, der var bare udleverede. De har ikke tilstrækkelig tid til at fordøje de oplysninger og formulere spørgsmål. De kunne have revideret dette dokument, mens de venter i lægens kontor i går. Spild ikke alles tid ved at tvinge dem til at sidde der og læse sammen som kindergarteners - deres tid er alt for dyrt

15.. Hvis opdatering af et møde allerede planlagt, sende en opdatering til den eksisterende aftale. Hvis du allerede har oprettet et møde og opfordrede deltagerne, sende en e-mail om mødet tvinger dem til enten kopiere og indsætte yderligere oplysninger i møde eller har to mødelokaler blokke til den samme begivenhed side om side på deres kalender, tvinger dem til at åbne to elementer til at få fuldstændige oplysninger. Hvis du har brug for at tilføje oplysninger, sende et møde opdatering. For at kontakte mødedeltagere med en påmindelse eller anden meddelelse, skal du åbne den oprindelige mødeindkaldelse, skal du klikke på menuen Handlinger, og vælg "Ny meddelelse til deltagere."

16. Undgå mødeindkaldelse svar. Hvis du sender en mødeindkaldelse til en stor gruppe, og ikke har brug for eller ønsker svar, i det åbne ny mødeindkaldelse på menuen Handlinger fjerne markeringen den linje ønsker svar. For at gøre dette standard. Funktioner, Indstillinger, e-mail-indstillinger, Tracking Optioner, "Slet tomme stemmerettigheder og møde reaktioner efter forarbejdning." Eller opret en regel (under Værktøj, Regler og beskeder, skal du starte fra en tom regel) til automatisk at slette beskeder reaktioner med visse ord i emnelinjen.

17. Planlæg tid til forberedelse og handling. Afhængigt af dit niveau af engagement i mødet, du har brug for tid til at blive klar. Du skal muligvis til at starte din forberedelse dage før, hvis du har brug for at oprette en rapport eller give en præsentation. Når du accepterer et møde, straks gå ind i din kalender og blokere mindst 15 yderligere minutter separat for prep tid, en bio pause, forfriskende drikkevarer, og overførsel tid - og tilføje flere efter behov for mental forberedelse og gennemgang. Må ikke gå ind i møde "kolde". På samme måde, blokere ud tid ved afslutningen af ​​mødet til anmeldelse handlingspunkter, aktivere dem ind i din tid management system, hvis du ikke kan fuldføre dem ret dengang, og få organiseret.

18. End møder før toppen eller bunden af ​​timen. Hvis du er den ene planlægning mødet, skal du ikke bruge standard Outlook-indstillingerne for time eller halve time blokke. Hvis et møde er fra 1:00 til 02:00, umiddelbart efterfulgt af en anden fra 2:00 til 03:00, vil du som standard være sent til din 2:00. Så brug enten: 15 eller: 45 start- og sluttidspunkter, at tillade overgang tid

19.. Begræns deltagere til møder. Mere er ikke gladere. Tænk igennem, der virkelig har brug for at være der. Må ikke bekymre dig om "at såre nogens følelser", hvis de ikke er medtaget. Hvis du blot ønsker at holde en interessent eller aktør i løkken, skal du vælge dem som "valgfri" i stedet for "kræves". Altid antage, at højere-ups har ting at gøre, der er meget bedre anvendelser af deres tid end at sidde i dit møde. Tænk på, hvor mange penge folk er betalt, og spørge, om dit møde er værd en time af deres løn PLUS hvad de ellers kunne have gjort, hvis de ikke blev hængende i dit møde. Kun invitere folk, hvis de har et direkte bidrag til at gøre til målet møde, og de ønskede beslutninger ville ikke være i stand til at ske uden dem. Hvis deres tilstedeværelse kun kræves i ti minutter, give dem de første ti minutter, og derefter lade dem nådigt afvige. Holde andre, der ikke inviteret informeret kan gøres med en hurtig email resumé eller optagelse på listen over ethvert møde noter eller minutter distribution.

20. Bekræfte alt. Jeg har ofte vist sig til et møde, og den anden person "glemt". Du vil gerne tro voksne er alle ansvarlige og vil gøre, hvad de siger, de vil gøre, men det er altid bedre at styrte et hurtigt e-mail. "Ser frem til at se dig på (dato) på (tid) på (placering). Lad mig vide, hvis noget kommer op." Jeg kan ikke få folk bekræfter, at tingene er korrekte; Jeg beder dem om at lade mig vide, hvis der sker en ændring. Sørg også for at få retninger og kortlægge det ud i god tid for at forsøge at løbe ud af døren. Jeg ser på min kalender for den næste dag, før jeg forlader arbejdet og sørg for jeg er klar til at rulle på alt. Bekræft med deltagere, også, når det er dit møde. Åbn det oprindelige mødeindkaldelsen, skal du vælge Handlinger, og derefter Ny meddelelse til deltagere.

21. Journal dit møde noter. Mange mennesker ved ikke, hvordan man bruger Journal i Outlook eller hvad det er for! Hvis du nogensinde har et uheld klikket det, får du en pop-up boks, der spørger dig, om du er sikker på du vil tænde for Journal. De fleste mennesker flipper ud og klik NO. Næste gang, skal du klikke på Ja. Åbn en ny Kassekladde, skriv dine mødenotater, sat i dag /tid for mødet, anføres i Kontakter felt, der var på mødet, og vælg en kategori for mødet navn eller projekt. Når du vælger at kontakt og klik på fanen Aktiviteter, vil du være i stand til at se journalindgange (noter) fra hvert møde, du nogensinde har haft med denne person. Du kan også trække din dagbog poster efter kategori til anmeldelse mødenotater så langt tilbage som du gerne vil. Eller give dine noter til din assistent, få ham skrive dem op i tekstfeltet af den oprindelige møde varsel, gemme og sende en besked til deltagerne (under Handlinger).

22. Undgå møder om fredagen. Mange afdelinger og teams bare beslutte som en uformel politik at planlægge møder mandag-torsdag, hvis det overhovedet er muligt. Alt for mange mennesker forsøger at tage lange weekender eller ænder ud tidligt, hvilket gør planlægning og omlægning et mareridt på disse dage, plus du vil ende op med en masse af udeblivelser. Jeg forsøger at forlade Fredage åbent for personlige aftaler. Jeg finde, hvis jeg sætter et lægebesøg i mellem forretningsmøder, noget altid sker for at afspore den ene eller den anden. Det er svært at få mit sind skiftede mellem forskellige riger som godt.

23. Altid sende eller anmode om en dagsorden og medtage den i teksten del af aftalen eller omfatte som en vedhæftet fil. En grundlæggende dagsorden skal indeholde en redegørelse for formålet (se # 13), eventuelle logistiske overvejelser, de beslutninger, der skal foretages, en liste over de emner at diskutere (i prioriteret rækkefølge), som er ansvarlig for denne post, og hvor lang tid du er færre for hver enkelt. Spørg deltagerne, om de har nogen ændringer i dagsordenspunkter at lade dig vide forud for mødet, så du kan foretage justeringer, hvis det er nødvendigt. Når du kommer ind i mødet, skal du følge dagsordenen flittigt, så du kan sikre, at alle punkter er dækket, beslutninger træffes, og målet er opnået.

24. Lad ikke Outlook vælge længden af ​​dit møde. Standarden er en time, så det er, hvor meget tid folk normalt planlægge møder! I stedet svarer til længden af ​​mødet til formålet. Hvis du har gjort en dagsorden (se # 23), og du har bestemt du kun behøver fyrre minutter, derefter planlægge for det. Tiden vil ekspandere til at fylde den tid til rådighed. Hvis du har lovet folk, du vil være ud af der, folk har tendens til at arbejde hen imod dette mål. Hvis der er slæk tid, vil mere socialt samvær naturligt finde sted, og en time vil helt vænne. Nogle mennesker forsøger at bygge i "buffer" tid - ikke hule til denne vane. Jeg målrettet under-tidsplan og annoncere målet i begyndelsen, så alle er aktivt bevæger sig fremad.

25. Ved længere møde, tillader nok pauser. Giv en pause på mindst en pause for hver time og 15 minutter, max. Lad deltagerne kender fra starten, hvad de kan forvente. Hvis du holder vidtløftige på, og de er ikke sikker på, når de får en bio pause, vil de bare begynde at komme op tilfældigt, og snige sig ud. Hvis du klart angive i starten, "Vi vil mødes fra nu og indtil 10:00, og så vil vi bryde indtil 10:10," osv Det er også almindelig høflighed at hvis du møde over en frokost time til at give mad.

26. Vær hensynsfuld af dem i andre tidszoner. Hvis du er i Stillehavet Tidszone, og nogle af dine mødedeltagere ringer ind fra øst, en 2:00 møde sætter dem i afgangstid. Erkend, at mennesker kan have børnepasning forpligtelser i slutningen af ​​dagen; en eftermiddag møde (eller omvendt for tidlige morgener på vestkysten) kan alvorligt besvær folk og mindske chancerne for fremmøde.

27. Finde en balance, når at planlægge et møde. Hvis du planlægger et møde for langt ud, får du en masse aflysninger og anmodninger om at omlægge som du komme tættere - eller du vil bare få overtrumfet af en person højere oppe. Hvis du venter med at planlægge et møde til sidste øjeblik, er det svært at finde en blok af tid, hvor de fleste mennesker er let tilgængelige. Så det er bedst at planlægge omkring en til tre uger i forvejen. Noget hurtigere end den eller videre end det er fyldt med planlægning udfordringer og konflikter.

28. Lad mødet leder kender, så snart du er klar over en konflikt med et planlagt møde. Hvis du har en ændring i din kalender, men ikke ønsker at "rock båden," du ulejlige flere mennesker jo længere du venter. Det kræver indsats for at arbejde tidsplaner omkring aftaler, så snart du kender, hæve flaget. Stolen kan afgøre, om de kan gøre det uden dig, eller hvis mødet skal flyttes.

29. Vise flere Outlook-vinduer på én gang. Måske du ønsker at se din kalender, mens du kigger på en e-mail. Mens der i din indbakke, skal du højreklikke på din kalender (enten på mappelisten eller ikonet) og vælg "Åbn i nyt vindue". Outlook vil åbne kalenderen i et separat vindue, som du kan ændre størrelse og flytte til, hvor det er mest praktisk for dig, mens du stadig er i stand til at skifte tilbage til indbakken. Dette er især nyttigt, hvis du har en stor skærm eller to skærme.

30. Tilpas din kalender til dine præferencer. Må ikke være tilfreds med standard kalender layouts - gøre det til din egen! For eksempel kan du automatisk tilføje helligdage til din kalender. I menuen Funktioner, klikke på Indstillinger og derefter Kalender Indstillinger, og klik derefter på Tilføj helligdage. De weekender er også komprimeret som standard. Hvis du ønsker at vise lørdag og søndag som separate kasser, højreklik i Kalender, og vælg Andre indstillinger. Fjern markeringen i feltet, der siger Komprimer weekenddage. Mens du er der, skal du ændre standardindstillingen for 30-minutters tidsintervaller til 5, 6, 10, 15, eller 60 minutters slots (jeg bruger 15). Ofte planlægge med folk i en anden tidszone? Undgå forvirring ved at vise en anden zone. Under menuen vælge Valg. På fanen Indstillinger, klik Kalender Indstillinger, tidszone, og "Vis en ekstra tidszone" afkrydsningsfelt. Vælg den ønskede tidszone og OK ud derfra.

Gør det til en produktiv dag! . (TM)