Den trefoldige natur Arbejde

Hvorfor gør folk klager over, at der &'; s ikke tid til at få deres arbejde gjort? Fordi der er mere arbejde at gøre, end det arbejde, de tror, ​​de har at gøre

Mange gange mennesker, vi arbejder med udtrykkelig frustration, at de “. Kan &'; t få nogen af ​​deres arbejde &"; på grund af den overvældende mængde af afbrydelser, e-mail og andre input, der vises i løbet af en normal dag. “ Jeg kan &'; t få mit arbejde, fordi der er så meget (andet) arbejde at gøre &";!

Hvis du nogensinde i den frustrerede tilstand, det kan hjælpe til at forstå den trefoldige natur, hvad derfor Deres “. arbejde &";

Du har et valg at gøre tre meget forskellige ting, når du arbejder – foruddefineret arbejde, ad hoc-arbejde, og definere dit arbejde.

1. Pre-definerede Arbejde

Dette er, hvad du ville gøre hele dagen, hvis du fik ingen nye input eller afbrydelser af enhver slags. Du vil sandsynligvis komme til at arbejde ud for den oversigt over foranstaltninger og projekter, som du kom i med – arbejde, du allerede har bestemt behov gør. Der er de telefonopkald, du skal gøre, de dokumenter, du har brug for at udarbejde, de ideer, du har brug for at skitsere på projektet mv Listen over ting at potentielt gøre, når du har nogle skønsmæssige tid, ville være udfordrende nok til at finkæmme gennem givet din volumen (de fleste fagfolk har 150-200 af disse diskrete aktioner). Men hvad du meget ofte konfronteret med, er nødvendigheden (og muligheder) for at gøre ...

2. Arbejde som det vises

Telefonen ringer. Det &'; s ikke på dine lister eller din kalender. Men du tager opkaldet, ikke desto mindre, og dermed bruge tyve minutter taler med en kunde af jeres om en potentielt vigtig, eller i det mindste en interessant, emne. Før du &'; re det opkald, din chef sender dig en onlinemeddelelse til at planlægge en halv time møde i eftermiddag for at opdatere dig på en ny udvikling og få dit input på det. Du anerkender tilbage “ OK &"; mens du &'; re stadig taler til klienten. Til dette møde, selv om, du ved med det samme, at du vil få brug for at opdatere to regneark og surfe på nettet om et selskab, der &';. S været på din radar vedrørende dette projekt, før du går i Det betyder gør det nu, eller ellers ikke spise frokost. I dette scenario du laver arbejdet, da det viser sig at blive gjort. Du er faktisk at definere dit arbejde hurtigt i denne sag, og vælge at gøre de nye ting i stedet for nogen af ​​de forudbestemte mulige aktiviteter. Mange af os har hele dage af denne art. Vi kan &';. T komme til noget på vores action lister, fordi ad hoc-karakter af dagen afviklede definere og kræver vores samlede fokus, non-stop

At, føjet til vores lager af foruddefinerede arbejde , skaber en betydelig mængde af on-dæk muligheder for ting at gøre. Men så er der &'; s e-mail hele tiden fylde din i-kurven. Og møde noter fra i aftes stadig på juridiske pad på hjørnet af dit skrivebord. Og de fjorten voicemails, du holder besparelse, fordi de betyder noget, du måske nødt til at gøre, men du don &'; t ved præcis, hvad endnu. Og flere voicemails kommer ind i løbet af dagen. Så ud over at alle de ting på dine lister og alle de ting, der kommer på dig i løbet af dagen, som du er nødt til at engagere sig med, da det viser sig, du ved der &'; s stadig den igangværende krav om at være ...

3. Definition Arbejde

Dette er behandling og tømme i-kurven, din email, din mødenotater mv – vurdere de nye input og
at træffe beslutninger om, hvad der skal gøres ved dem. Du må gøre nogle hurtige handlinger, som du definere dem (a la den to-minutters reglen), uddelegere ting til andre (der skal spores på din “ Waiting For ... &"; listen), og du vil sandsynligvis være at tilføje mere handling emner og projekter til din beholdning af definerede arbejde, som du gennemgår, og tænke over betydningen af ​​indholdet af disse noter. “ Oh yeah, jeg fortalte Raphael jeg ville kalde ham tilbage om mulige tidspunkter at mødes i næste uge ... &";

Denne aktivitet for at definere arbejde, baseret på den konstante strøm af nye indgående information og kommunikation, kræver
et gennemsnit på en time om dagen, for den typiske professionelle. At &'; s bare at holde dig opdateret – ikke at rydde op og behandle eventuelle efterslæb, der kan have akkumuleret før i dag.

hvad så? Alt hvad jeg har beskrevet hidtil er sund fornuft, eller i det mindste en fælles bevidsthed om den måde, tingene virkelig er. Her &'; s rub: Jeg har bemærket, at mange mennesker handler, som om (2) er en slags byrde at udholde, og (3) er en vis irrelevant aktivitet bortset fra deres arbejde. “ Jeg har min liste over ting at gøre. Hvorfor bliver jeg bebyrdet med ting, der nyresten &'; t på mine lister, og hvorfor er jeg nu ud at skulle beskæftige sig med alle disse e-mails, voicemails, samtale noter, visitkort, kvitteringer, og tonsvis af andre indgange kommer på mig fra min omverden &";?

I don &'; t få det. Det &'; s alt dit arbejde. Nogle er gjort, når den vises, og nogle er gjort, når du vælger at gøre det i stedet for, hvad &'; s dukke op. . Og forarbejdning input er påkrævet for at have tillid til, at opgørelsen af ​​din pre-definerede arbejde er komplet nok til at vurdere indholdet mod dine nye muligheder af ting at gøre

Er du virkelig foregive, at din chef gør ikke &'; t har den myndighed til at omfordele dit fokus mod en ny og uventet prioritet? Get real. Er du ærligt sige, at nu er verdens er skyld i at omkonfigurere sig til at præsentere dig med ting, du weren &'; t klar over tolv timer siden? Få fat. Og hvor længe kan du ærligt sige, at du er tryg ved at gøre noget, uden at kontrollere din telefonsvarer eller e-mail?

Det centrale er, hvor effektivt du ved, hvordan at behandle nye ting, og hvordan funktionelle dit system er for
vedligeholde og gennemgå din beholdning af forpligtelserne. Så du accepterer og håndtere input behandling som en kritisk komponent, du gennemgå hele spillet hyppigt nok til at vide (i din tarm), hvordan man evaluerer overraskelser og uventede arbejde, og du har et tilstrækkeligt funktionelt system til at opfange og styre alle de forskellige floder og vandløb i dette komplekse miljø, til at føle sig mindst OK om, hvad du &'; re ikke gør. Hovednøgle til livet.

Hvor meget af hvilken slags arbejde at gøre, når, er den evige dans af arbejdsdagen. Du kan &'; t virkelig gøre mere end én af dem ad gangen, selvom du kan få virkelig hurtigt med forarbejdning arbejde, mens du &'; re i venteposition på telefonen, og venter til møder til start. Der kan være afbrydelser der er tilladt, der ikke er funktionel eller værdifulde, men styre dem er bare taktisk til din definition af dit job. Det &'; s en evig udfordring for allokering af begrænsede ressourcer (definitionen af ​​“ management &";) – det &';. s ikke
et iboende problem

Hvor meget af din dag og uge har du brug for at antage vil være ad hoc og uventet? Hvor meget af din dag kræves virkelig til oprydning din i-kurve, så du kan stole på dit efterslæb gør ikke &'; t har landminer og usete prioriteringer lurer? Hvornår skal du afsætter kritiske udøvende tid til at opdatere dit indhold og måske forbedre din egen proces til optagelse, afklaring, organisering, og gennemgå dit arbejde?

Få dine vaner og dine systemer op til at håndtere det. Og vænne sig til det
.