To skridt til at afholde computerens filer

Ved at følge to enkle men tankevækkende trin, dine computerfiler vil altid være ved hånden.

Ligesom med vores sagsakter, vi ønsker at kunne finde, hente og lægge væk elektroniske dokumenter hurtigt og nemt . Selv om de fleste computere har temmelig effektive søgefunktioner, der stadig isn &';. T så effektiv som blot vide, hvor dine filer er

Dit digitale registreringssystem bør afspejle dit papir registreringssystem. Begrebsmæssigt sætte ting væk er den samme, uanset om det &'; s i den fysiske verden af ​​papir eller i den virtuelle verden af ​​computeren. Det giver mening derefter at bruge den samme kategori navne og filstrukturer dig &'; ve oprettet til din papir i computeren verden. Jo mere du bruger de samme strukturer og mappe stilarter, jo lettere vil det være at finde og sætte ting væk i begge steder.

Ideelt set, du ønsker at bruge de samme kategorinavne på din computer, som du gør for dit papir . Begynd ved at oprette en filstruktur – kategorier, mapper, undermapper – der er baseret på dit papir registreringssystem. Derefter åbner et nyt vindue i din computer og trække dine eksisterende mapper og filer i den nye struktur, du lige har oprettet.

Mærk dine filer metodisk. Papir arkivering er ikke ligefrem det samme som computeren, men fordi dine papirer don &'; t hver brug individuelle navne — men filerne på din computer gør. At &'; s hvorfor det &'; s så vigtigt at have effektive navngivning strategier for dine dokumenter. Du ønsker at sikre, at du navngiver dine dokumenter, så som du åbner en fil fuld af mapper, du don &'; t nødt til at søge igennem og forsøge at bestemme, hvilken en er den faktiske dokument, du &';. Re leder efter

De fleste computere nu lade dig navngive ting med en virkelig lang streng af tegn. Så at have ting i filnavnet som en beskrivelse af, hvad filen er om, versionsnummeret, den dato, den blev skabt, der skabte det – alle disse ting kan generelt passer i filnavnet selv. Når disse ting er i filnavnet kan du meget hurtigt åbne en mappe fuld af filer og meget enkelt og nemt at finde den, du &'; re leder efter uden at skulle åbne og lukke hver enkelt fil. Dette kan være en stor tidsbesparelse. Hvis du &'; ve nogensinde åbnet en mappe fuld af dokumenter, og du var nødt til at åbne og lukke hver enkelt dokument for at finde den, du &'; re leder efter, du ved, hvad et spild af tid, der er

Opret. en navngivningskonvention til dine dokumenter, som du kan følge fremadrettet. Bruge denne struktur for eventuelle filer, som du opretter; på den måde alle dine nye dokumenter vil blive tilrettelagt på en måde, der gør det meget lettere at faktisk finde dem og hente dem senere. Når du har tid kan du gå tilbage til dine gamle filer og omdøbe dem og integrere dem i dit nye registreringssystem.

For flere store produktivitet og organisere ideer, besøg www.CustomLivingSolutions.com og hente min gratis særlig rapport "De 7 Must-have Produktivitet Systems" - det er fyldt med vigtige tips, du vil ikke ønsker at gå glip
!.