55 1/5 nemme måder at øge produktiviteten i dag

Okay, lad &'; s ansigt det. Vi &';. Re alle forsøger at gøre mere med mindre

Og chancerne er, at du og din virksomhed allerede har gjort de store, svære beslutninger, der er nødvendige for at strømline driften. Men hvad med de små ting?

Du kan stadig sætte skub både personlige og team produktivitet i masser af mindre måder, der er let at implementere og giver øjeblikkelige resultater. Læs videre for hurtige tips om at komme mere fra hånden.

1. Ramme jorden kører. Don &'; t spilde den første time på dagen. Så snart du ankommer, fokusere på at få noget gjort før du selv synes om at kontrollere Facebook eller slippe ind på en kollega.

2. Afvis et møde. Møder er nødvendige. Hvert møde er ikke. Don &';. T accepterer automatisk hver mødeinvitation, du modtager, især hvis der ikke er nogen klar dagsorden eller resultat

3. Luk din e-mail. Har du slippe hvad du &'; re gør, hver gang du hører den nye e-mail-lyd eller se, at ikonet for lille konvolut i systembakken? Luk Outlook og fokus på opgaven ved hånden. Bedre endnu, slukke advarsler og meddelelser i din e-mail-program.

4. Brug voicemail. En altid ringer telefonen er en produktivitet morder. Hvis noget er værd at din tid, vil den, der ringer efterlade en besked. Lad det gå til telefonsvareren, når du &'; re fokuseret

5.. Institut kontortid. Hvis du har en konstant strøm af mennesker slippe af, overveje at oprette regelmæssige timers daglig tilgængelighed. Så holde sig til det.

6. Sig “. Nej &"; Som virksomheder forsøger at gøre mere med mindre, der &'; s god chance for, at du &'; ll nødt til at skære ned på lavere værdi aktiviteter. Don &'; t være bange for at falde opgaver, nyresten &'; ta god brug af din tid. (Første gang du gør dette, vil være den sværeste.)

7. Hold en tid log. Har du en god idé om, hvordan du bruger din tid hver dag? Hvis du don &'; t, skal du bruge et papir tidslog eller spore din tid i Outlook, så du ved, hvordan din dyrebare minutter og timer bliver brugt. The Journal er fantastisk til dette.

8. Hjælp dit team prioritere. Sørg for, at de ved, hvad &'; s vigtigt, så de kan afsætte deres tid og energi på passende vis. Hjælp dem hjælpe dig.

9. Sætte mål. Når prioriteter er krystalklar, skal du sørge for at sætte nogle målbare mål. Passende, opnåelige mål vil hjælpe med at holde dit team bevæger sig i den rigtige retning.

10. Tage en interesse. Gøre mere med mindre, kan føre til mindre diskretionære tid og mere stress. Vis dit folk, som du har en interesse i dem ud over deres rolle som medarbejder. Hvis de ved, du holder af, de &'; ll mere engageret i det, de &';. Re gør

11. Delegeret. Er du den eneste, der kan gøre en given opgave? Hvis ikke, overveje at passerer det til nogen, der &'; s også i stand. Din tid er for værdifuld til opgaver, don &'; t kræver dine evner og ekspertise.

12. Definer roller. Sørg for, at alle på dit hold ved, hvem der er ansvarlig for hvad. Manglende klarhed vil føre til mindsket produktivitet.

13. Fail hurtigt. Selv når ressourcerne er begrænsede, er det &'; s vigtigt at fortsætte med at tage risici. Don &'; t være bange for at fejle, men hvis noget gør ikke &';. T arbejde ud, være forpligtet til at undlade hurtigt og bevæger sig på

14. Se fremad. Den højere oppe i organisationen du er, jo mere du skal se fremad. Hvis du dvæle ved fortiden eller køre fast i detaljerne i dag, vandt dig &'; t plan effektivt for hvad &';. S ned ad vejen

15. Spørgsmålstegn ved alt. Rethink opgaver, store og små. Don &'; t bare antage, at fordi det &'; s på din liste det skal gøres. Hvis der kan gøres nedskæringer, gøre dem.

16. Tænk bundlinjen. I den simpleste form, der er virkelig to sider til en succesfuld virksomhed: spare penge og tjene penge. Hvis hvad du laver gør ikke &'; t hjælpe din virksomhed gøre det ene eller det andet, give nogle alvorlige overvejelser om, hvorvidt det &';. Oven god brug af din tid

17. Give muligheder. Når vi beskæftiger os med dine kammerater eller højere-ups i din organisation, don &'; t blot påpege problemer. I dag &'; s virksomheder har brug for løsninger. Hvis du &'; re kommer til at opdrage et problem, bringe et par mulige løsninger og anbefalinger sammen såvel

18.. Være til rådighed. Med tunge arbejdsbyrder og økonomiske angst, dine medarbejdere er under betydeligt stress. Sørg for, at de ved, du kan kontaktes for at drøfte eventuelle spørgsmål, de måtte have … stor eller lille.

19. Segment opgaver. Hvis et projekt er for stort til at få dit hoved omkring, lave en liste over de første par skridt til at få dig i gang.

20. Forsvar din tid. Vi &'; re alle at få gode til at styre skrumpende budgetter, men hvorfor nyresten &'; t vi mere beskyttende af vores tid? Don &'; t bare give dig væk til nogen, der spørger. Være selektiv.

21. Træne på den billige. En tre-dages tur ud af staten til et seminar eller en konference er måske ikke i budgettet i år, men du stadig don &'; t vil have folk at få rusten. Hold øje med billigere, mindre tidskrævende uddannelsesaktiviteter som telefonmøder og webinarer.

22. Træn hinanden. I stedet for at stole på traditionelle, formelle træningsmetoder, overveje at trykke dit hold. Lad dine folk skiftes deler deres ekspertise med gruppen gennem en uformel præsentation. Eller tackle en business bog sammen og fordøje resultatet bagefter.

23. Brug checklister. Det &'; s forbløffende, hvor en simpel tjekliste kan holde en opgave bevæger sig langs. Når det er muligt, oprette en liste til at løse tilbagevendende behov.

24. Mød smartere. Don &'; t sidde ned på et møde uden en dagsorden. Start på tid, ender på tid, og ophold på opgaven i mellem.

25. Brainstorm smartere. Nogensinde deltage i en brainstorm, der blev til en lang, noget går frit for-alle? Hvis du har brug for at få de kreative safter flyder, ophold på sporet ved at have et klart mål for øje og arbejder hen imod det konsekvent i hele sessionen.

26. Samarbejd smartere. Brug din sunde fornuft, når samarbejde. Don &'; t vade gennem en 15-siders e-mail-streng, forsøger at løse et problem, der kunne løses med en to-minutters telefonsamtale eller en hurtig hold synch-up

27.. Gennemfør en opgave forfærdeligt. Hvis du &'; re at have en hård tid at komme i gang med noget, – såsom at skrive et brev eller udarbejde en rapport – tage et par minutter, og gør et helt forfærdeligt job. Bare komme i gang er halvt fuldendt. Du &'; ll finde, at det er ganske nemt at omdanne din sjuskede første udkast til førsteklasses arbejde

28.. Udvid horisonter. En udfordrende business landskab er den perfekte tid til at forbedre mulighederne i dit team. Hvis nogen viser interesse for noget ud over deres jobbeskrivelse, overvejer at finde måder at få denne person involveret. Giv dine faste kunstnere mulighed for at banke dine sokker ud.

29. Lav en offentlig løfte. Nogle gange er den bedste måde at få noget gjort, er at oplyse dit mål offentligt. Hvis du fortæller dit team, du vil gennemgå deres jobbeskrivelser ved udgangen af ugen, du &'; være ll mindre tilbøjelige til at sætte det på lavt blus

30.. Set forventninger. Når nogen anmoder om noget af dig eller dit team, enige om en tidsramme for færdiggørelsen. Det vil hjælpe dig med at administrere dine prioriteter og yde en bedre service, hvis du don &'; t har en stor stak af ASAP projekter med uklare frister

31.. Hjælp andre hjælpe sig selv. Hvis nogen beder dig om at gøre en opgave, som de skal gøre på egen hånd, tilbyde støtte uden at indvilge i at gøre arbejdet. Fortæl din rekvirenten, at du &'; d være glade for at gennemgå et udkast eller vejer ind på et team møde, men at du nyresten &'; t til rådighed til at arve projektet. Du kan ende med meget begrænset engagement. Og nogle gange, du &'; ll finde, at med projektet var ikke &'; ta prioritet efter alle (gå figur)

32.. Konsekvent arbejde hen imod den store gevinst. Nogle gange er du &'; ll have en stor idé, der aldrig kan synes at vinde trækkraft takket være alle de dag-til-dag problemer konkurrerer om din opmærksomhed. Udelade nogle daglig eller ugentlig tid til at arbejde hen imod det store mål, uanset om det &'; s skrive en bog, udvikle en højt profileret initiativ, eller bygge en hård business case. En time om ugen nu kan tilføje op til store ting nede ad vejen.

33. Planlægge aftaler med dig selv. Don &'; t bare bruge Outlook til dine daglige aftaler. Hvis du har brug for at skabe sig tid til at arbejde på noget bestemt, sætte det på dine opgaver og blokere ud tid ligesom du ville et møde med en virkelig person. Don &'; t stå dig op

34!. Sætte økonomien i perspektiv. Med alle de økonomiske doom og dysterhed i nyhederne i disse dage, er en masse mennesker bærer rundt alvorlig finansiel stress. Hjælp dit team forstå, hvor din virksomhed står i ordningen ting. En realistisk idé om, hvor tingene står, vil betyde mindre nagende angst og bedre produktivitet.

35. Anerkend præstation. Især når tingene bliver hektisk, det &'; s let at gå glip af muligheder for at rose de mennesker på dit hold. Når finansielle muligheder er begrænsede, kan en lille anerkendelse for et veludført stykke arbejde gå langt.

36. Beløn ofte. Selv om det &'; s bare købe en runde morgen bagels eller uddelingen af lejlighedsvis gavekort, se efter muligheder for at belønne læsefærdigheder, både individuelt og som gruppe

37.. Segment opgaver. Hvis du aldrig kan synes at få bolden op på et stort projekt, tænk på det som en serie af mindre opgaver. Arbejdet vil virke mindre skræmmende, og du &'; ll have en god luns gjort før du ved af det

38.. Stoppe med at gøre noget. Nogle gange, serøs prioritering betyder at give slip på visse opgaver eller ansvarsområder. Hvis noget isn &'; t tilføre værdi til organisationen, det &'; at s tid lade det gå

39.. Være i kundeservice. Vi er tilbøjelige til at tænke på vores arbejde i forhold til de ting, vi skaber – rapporter, dokumenter mv Prøv at tænke på dig selv som en tjenesteudbyder, der fokuserer på relationer, hurtig svar, og en stærk rapport med andre.

40. E-mail effektivt. Hvis du &'; re at få et væld af e-mails hver dag, det &'; s sandsynligvis dræbe din produktivitet. Opmuntre dit team til at gemme deres tanker hele dagen og slippe dem i en enkelt besked. Du kan besvare med ét slag i stedet for 17.

41. Minimer afbrydelser. Don &'; t gøre det til en vane at slippe alt, når nogen stopper ved dit skrivebord eller ringer til dig på telefonen. Høfligt men fast direkte ikke-presserende spørgsmål til et senere tidspunkt, hvor du kan give sagen din fulde opmærksomhed, uden at gå på kompromis med, hvad du &'; re gør. Planlæg mødet, mens de ser.

42. Spis godt. Spise en reel morgenmad og en sund frokost vil hjælpe du føler dig bedre og har en mere produktiv dag. Folk, der siger, at de don &'; t har tid til at spise er fulde af hooey. Du har altid tid til, hvad du vælger at gøre en prioritet.

43. Gå rundt. Mennesker weren &'; t designet til at sidde ved et skrivebord under fluorescerende lys hele ugen. Gør det til et punkt til at komme op, gå rundt, og fange nogle solskin hele dagen. Du &'; ll blive overrasket over hvor en fem-minutters gåtur kan forbedre dit perspektiv og tage en bid af stress

44.. Batch opgaver. Don &'; t lade små, gentagne opgaver gentagne gange afbryde din dag. Skabe sig et par dedikerede minutter hver dag til at håndtere gentagne opgaver som arkivering, forarbejdning mail eller håndtering af fakturaer. Få tingene gjort i partier.

45. Tænk produktion, ikke perfektion. Perfektionisme kan være produktiviteten &'; s største fjende. Nogle gange godt nok virkelig er god nok. Gem din perfektion for når det virkelig betyder noget.

46. Være afgørende. Don &'; t spilde tiden med ubeslutsomhed. Det vil ofte tage mindre tid til at rette en fejl, end det gør at besætte over afgørelsen. Når afgørelsen &'; s blevet gjort, det &'; s lettere at bevæge sig fremad

47.. Være til tiden. Hvis du vil have andre til at respektere din tid, du har brug for at respektere deres. Plus, at være konsekvent på tid sender et budskab om, at du er pålidelig og har din handle sammen.

48. Fravælg. Det betyder at tage et pass på nogen klubber, arbejdsgrupper, udvalg, postlister mv, der kræver mere af din tid end de er værd. Don &'; t føle sig skyldig over det

49.. Undgå toksiske mennesker. Nogle mennesker er aldrig tilfredse, og er ivrige efter at fortælle dig hvorfor. De kan besætte din tid og dræne din energi. Don &'; t lad dem

50.. Være sund. En stærk, sund krop er grundlaget for produktiviteten. Spis godt, få noget motion, og tage sig af dig selv. Bedre sundhed betyder mere energi. Mere energi betyder at få mere fra hånden.

51. Hjælp dit team forstå deres bidrag. Firma lederskab kunne taler meget om virksomhedens mål og målsætninger, men det isn &'; t altid let for medarbejderne at forstå, hvordan deres bidrag indflydelse det store billede. Hjælp dem får den idé.

52. Tame teknologi. Hvert stykke teknologi har et punkt for faldende afkast. Hvis du &'; re at spilde tid på at surfe på internettet, holder øje med din BlackBerry eller opdatere dine sociale netværk profiler, tage et skridt tilbage og revurdere, hvordan du &';. Re at bruge de værktøjer

53. Brænde midnat olie sparsomt. Der vil altid være mere arbejde at gøre, end tid til at gøre det. Sætte i mange timer på kontoret eller sene aftener derhjemme bør være undtagelsen, ikke reglen. Fokusere på at få mere fra hånden i den normale arbejdstid og genvinde dit liv.

54. Organiser din plads. Rod og forvirring vil ikke kun sinke dig, men det vil dræne din energi så godt. Gør en indsats for at få dit arbejdsområde i orden og høste fordelene dag efter dag.

55. Uni-opgave. Multitasking har sin plads, men den bedste måde at få noget gjort, er med uafbrudt fokus. Vær som et frimærke … holde sig til én ting, indtil du får der

55-1 /5.. Luk ud dagen. Don &'; t spilde de sidste par minutter af dagen. Gør det til en prioritet at lukke din dag ved at organisere dig selv og prioritering for dagen til at komme.

Gør det til en produktiv dag! (TM)