Bliv organiseret: Sæt procedurer på plads

Jeg elsker akronymet for SYSTEMET, Gem din Self tid energi og penge. Mens det handler om at finde den mest effektive måde at gøre tingene, er det også om at vide specifikt, hvordan tingene gøres. Med andre ord, du har brug for dokumentation af trin-for-trin proces eller procedure for, hvordan dine systemer er færdig.

Den bedste måde til at dokumentere dette er ved at have en procedure manual for hvert job position inden din virksomhed. Hvis du ikke er ansvarlig for andre i din virksomhed, så fokusere på at skabe en procedure manual til din individuelle job position.

Det er vigtigt at bemærke, at en procedure manual er meget anderledes fra en jobbeskrivelse. En jobbeskrivelse skitserer det ansvar. Proceduren manuelle detaljer trin-for-trin, hvordan man udfylder dette ansvar.

Hvordan at have en procedure, manuel fordel du? Først og fremmest, vil du få en altomfattende billede af de systemer, du bruger. Fra denne øjebliksbillede, kan du vurdere din nuværende systemer og foretage ændringer for øget produktivitet er relevant.

For det andet, på dage din hjerne kan være en stor tåget, behøver du ikke at tænke! Du kan bladre din procedure manual åbne og det fortæller dig trin-for-trin, hvad de skal gøre! Det er en kæmpe timesaver især for de projekter eller opgaver, du gør kun lejlighedsvis eller sjældent. Med den procedure manual, du ikke genskabe hjulet hver gang du gentager et projekt eller en opgave.

For det tredje kan nogen gøre dit job i dit fravær. Flere år siden, da jeg havde planer om at tage barselsorlov med mit første barn, jeg oprettet en procedure manual til min position. Ved at have en procedure manual, jeg var sikker min stedfortræder ville styre min position på den korrekte måde. Mindre messer for mig at rydde op, da jeg vendte tilbage fra orlov! Desuden, hvis jeg var syg og ude af arbejde, kunne min assistent bladre gennem proceduren manual og punt i mit fravær.

For det fjerde, da jeg fratrådte min ansættelse med min arbejdsgiver, det gjorde uddannelse og overgangen til den nye medarbejder så meget lettere. Livet handler om relationer, og jeg ønskede at forlade min arbejdsgiver med en positiv bemærkning.

Endelig himlen forbyde, hvis der var en slags ulykke, og du eller en af ​​dine medarbejdere, hvor ikke er i stand til at fortsætte i deres stilling, kunne virksomheden gå videre. Det ville være let for nogen til at træde til og holde tingene oven vande.

September er National beredskab måned. Det er det perfekte tidspunkt at begynde at dokumentere procedurer
.