Anthony Ricigliano - Elektroniske Business Communications

Da det bedste praksis hurtigt skifter fra gode ideer til lovkrav, er virksomheder konstateringen af, at fastholde og arkivering forretningsmæssige kommunikation er en nødvendighed i modsætning til en nice-to-have. For at være klar, arkivering er ikke det samme som at sikkerhedskopiere din e-mail-server. En backup er typisk kun bruges til at gendanne systemet efter en fejl eller at vende tilbage til en tidligere tilstand. Et arkiv er semi-permanent lagring af missionskritiske dokumenter og andre e-mails, der kræves for at blive holdt for overholdelse af lovgivningen eller andre årsager. Lad &'; s tage et nærmere kig på dette voksende bekymring:

Industri forordninger

Visse industrier er forpligtet ved lov til at opretholde registreringer af visse transaktioner, for meget specifikke tidsperioder eller står strenge sanktioner. For at komplicere sagen, kan en individuel virksomhed står over for et andet sæt regler om lokale, statslige, føderale og endda internationalt niveau. Selv om disse love don &'; t henviser generelt til e-mails specifikt er dette medie nu anerkendt som standard mekanisme for handel både oplysninger og dokumenter. I stedet for de, der blev set i en tidligere æra bredden af ​​arkivskabe, bør virksomheder med streng Anthony Ricigliano Industri Myndighedskrav nu opretholde en bank af servere dedikeret til ikke blot at lagre forretningskritiske e-mails, men også giver en hurtig og nem søgning og hentning metode Salg

Virksomheder, der don &';. t overholde reglerne, når det kommer til at fastholde kopier af juridiske dokumenter og finansielle transaktioner risikerer at sanktioner, som organisationer som Securities and Exchange Commission, Sarbanes-Oxley, og en række andre statslige organer. Ikke alene kan disse agenturer pålægge strenge bøder, kan de også standse virksomhedens drift i mange tilfælde.

Anden Juridisk Problemer

Mens det store flertal af virksomhederne ikke falder i skyggen af ​​statslig regulering, enhver virksomhed løber en risiko for sagsanlæg som en generel omkostningerne ved at drive forretning. Disse dage, selv de mest upåklageligt-ledet virksomhed har stort set ingen chance for opholder sig ud af retssalen evigt. Som tidligere nævnt, er e-mail blevet den accepterede standard for både erhvervs- og personkommunikation. Med denne udvikling, har retten bestilt opdagelse bevægelser begyndte at bede om kopier af e-mails flere og hyppigere.

Hvis en organisation kan bevise, at det har en streng politik om altid permanent at slette e-mails under visse omstændigheder, ligesom efter en bestemt periode, kan de være i stand til at overbevise retten om, at de e-mails kan simpelthen ikke gengives. Men hvis der er endda en undtagelse fra denne regel, kan virksomheden være underlagt sanktioner og endog miste tilfældet, hvis de ikke producerer den ønskede beviser under opdagelsen periode. Selvfølgelig en etisk virksomhed har intet at tabe ved at producere de ønskede e-mails, og de dokumenter, kunne tjene en dom i deres favør. Uden dem, kunne det være en meget anderledes resultat.

Archival og genfinding Issues

Selv om de fleste virksomheder indser, at Anthony Ricigliano Archival og genfinding Spørgsmål om forretningskritisk email kommunikation er nødvendig, mange tilflugtssted &'; t taget de nødvendige skridt til at gennemføre et effektivt system. Nogle virksomheder er afhængige af individuelle brugere til at opretholde deres eget system for at spare vigtige e-mails. Historisk set har de etableret størrelse begrænsninger på bruger-niveau postkasser at tvinge enkeltpersoner til at indgive kritiske meddelelser og slette uvigtige kommunikation i rette tid eller få problemer forarbejder deres indgående og udgående meddelelser. Som dokumentformat er vokset dramatisk, denne metode er ikke nær så effektiv som det var engang som brugere tilbringe en uforholdsmæssig meget tid styre deres postkasser.

En mere effektiv metode indebærer en automatisk arkivering system, gennemskueligt flytter e-mails til arkivet serveren efter en vis tid. Selvom oplysningerne er ikke længere fysisk er lagret i brugerens &'; s primære postkasse, fortsætter de med at kunne få adgang til e-mails i tide gennem hentning proces. Brugeren &'; s ikke længere spilde tid på at administrere deres postkasse, virksomheden har en pålidelig arkivering metode på plads, og alle juridiske krav er dækket

En ulempe ved denne metode er, at mange virksomheder oplever en dramatisk vækst. i krav til opbevaring. For at bekæmpe dette problem, er der behov for nyere metoder til separate missionskritiske forretningsdokumenter fra møde bekendtgørelser, dag-til-dag kommunikation og personlige meddelelser. I stedet for at programmere disse komplicerede politikker i det arkiv rutine, kunne etableres dedikerede postkasser til at holde juridiske dokumenter og andre vigtige meddelelser.

For at beskytte virksomheder mod juridiske og lovgivningsmæssige konsekvenser, effektive metoder til både arkivet og hente forretningskritisk emails skal gennemføres. Ved at forsømme denne vigtige opgave, virksomhederne risikerer sanktioner, bøder, og tabte retssager
.