Sådan Minimer Tid i telefon Tag helvede - Coaching for advokater

Som så mange teknologier, voicemail er både en velsignelse og en forbandelse. Vi er afhængige af det, men vi &'; re ofte frustreret over det. Så hvordan kan du bruge det mere effektivt? Hvordan kan du minimere mængden af ​​tid, du bruger på at spille telefon tag?

Først bliver mere opmærksom på, når du kan bruge voicemail til at flytte en samtale fremad. Hvis du &'; re at nå ud til en ny person, eller du &'; re at kontakte nogen om et nyt emne, der &'; s ingen samtale til at opretholde, at &'; s sandt. Men i det mindste, kan du lade den person vide, når du &'; d lide dem til at forsøge at komme tilbage til dig. Eller du kan, afhængigt af arten af ​​dit opkald, bede dem om at komme tilbage til din assistent med svaret. Eller du kan lade din e-mailadresse og tilbyde det som en mulighed for en tilbagevenden kommunikation

Men det store flertal af voicemails håndtere igangværende situationer inden de eksisterende relationer – og alligevel alt for mange mennesker blot spille telefon tag. “ Susan, det &'; s Larry. Giv mig et opkald tilbage. Jeg har et spørgsmål om den seneste revision af klausulen buyout &"; Den slags budskab er kun et skridt op fra “ Tag. Du &';. Re det &";

Spørg dig selv, “ Hvad kan jeg sige i det budskab, jeg forlader, som vil øge sandsynligheden for den person at komme tilbage til mig med de oplysninger, jeg &'; m leder efter &";

For at besvare dette spørgsmål, du har til at give nogle tanker om det; du er nødt til at planlægge for muligheden (sandsynligheden?), som du &'; ll få dit mål &'; s voicemail. Tag 60 sekunder, før du afhente telefonen til at organisere erklæringen – og anmodningerne – at du &'; ll forlade

Hvis du &';. re søger oplysninger, praksis er mere specifik end dig &'; ve været i fortiden. . Vær specifik, også, om, hvad du &'; re at bede dem om at gøre i form af at komme tilbage til dig

For eksempel: “ Susan, det &'; s Larry. Jeg har et spørgsmål om den seneste revision af klausulen buyout. Er målrettet Konto liste henvises til i bilag A omfatter regnskabet Alan bragte med sig, da han blev ansat i selskabet i 2007? Hvis det er tilfældet, betyder det medtage dem alle? Hvis ikke, hvilke? Jeg skal være på kontoret i morgen indtil omkring 11. Hvis du don &'; t har mit nummer handy, det &'; s 555.555.5555. Hvis vi don &'; t tilslutter, bedes du forlade et detaljeret svar på min telefonsvarer. Eller min e-mail er [email protected]. Eller, er du velkommen til at ringe til min assistent, Anne, på 555.555.5555. Hun &'; s fuldt ud klar over situationen. . Tak &";

Selvfølgelig, har du sandsynligvis ønskede at tale med Susan, hvilket er hvorfor du kaldte hende, snarere end emailet hende. Men det at være parat til at efterlade en specifik meddelelse er den næste bedste ting i stedet en levende samtale

En meddelelse som den bevæger samtalen fremad og øger chancerne for, at du &';. Ll få den info du har brug for uden at skulle spille tag. Det &'; s en af ​​de mest effektive advokat time management teknikker til rådighed, og det &'; s let at lære

Så længe tid læsere af mine ugentlige tip har hørt mig sige igen og igen, det hele starter med din. tankegang, med øget bevidsthed om en ellers enkel adfærd – i dette tilfælde, at man kan skære ned på telefon tag ved at flytte samtalen fremad gennem specificiteten af ​​de voicemails, du forlader
.