Kommunikere en ændring i din Projects Go-Live Dato

Dit projekt go-live dato er ændret – hvad nu? Uanset årsagerne til ændringen (og lad os se det i øjnene, "datoen er ændret" normalt fortolkes som "den dato er gledet"), der er seks trin, du skal tage, når du kommunikerer en ændring i go-live-dato dit projekt:

1. Overvej sammenhæng.
Det er vigtigt at overveje, i hvilken sammenhæng optræder ændringen. Hvis det er tidligt i projektet lifecyle, kan ændringen ikke være kritisk, fordi der er tid nok til at tilpasse projektplanen. Det kan dog underminere folks tillid til projektet planlægningsprocessen. På den anden side, hvis projektet er allerede godt i gang, bliver du nødt til at være klart, hvordan den nye dato påvirker levering af komponenter og fordele, der blev lovet i projektet indledende fase.

2. Overveje publikum.
Som med enhver kommunikation, først er du nødt til at overveje dit publikum. Hvem vil være på den modtagende ende af denne meddelelse? I de fleste tilfælde, vil du have flere grupper, herunder projektets interessenter, projektgruppen medlemmer og andre påvirket af projektet. Hver gruppe har sine egne behov, og du er nødt til at overveje, hvordan ændringen påvirker hver gruppe.

3. Opret meddelelsen.
Det er afgørende at være klar og konsekvent over den besked, du kommunikerer. Hvad er årsagen til ændringen? Vil senere at gøre projektet mere succes ved at give mere tid til krav indsamling eller tilpasning eller uddannelse? Eller er ændringen vedrører budgettet eller ressource tilgængelighed?

Vær forsigtig med at have en "officiel" meddelelse, der er forskellig fra den "rigtige" årsagen til ændringen. Meget ofte den egentlige årsag vil sive ud i organisationen alligevel og underbyde atmosfære af tillid, du forsøger at skabe. Ærlighed – især upfront snarere end efter sandheden opdages - er den bedste politik.

Budskabet skal være klart og præcist – ikke mere end et par sætninger. Og det bør være skræddersyet til hver enkelt målgruppe: "her er årsagen til ændringen, og her er, hvordan det påvirker dig."

4. Vælg en talsmand.
Hvem kommunikerer budskabet afhænger af din projektets kommunikationsplan og forvaltningsstruktur. Det afhænger også af publikum. For eksempel, hvis projektet sponsor jævnligt kommunikerer status til styregruppen eller bord projekt, og projektlederen normalt kommunikerer til resten af ​​organisationen, så de personer bør meddele ændringen til deres respektive publikum som en del af de regelmæssige statusopdateringer.

Hvis der har været lidt kommunikation om projektet, kan du gøre denne meddelelse den første i en række regelmæssige projekt opdateringer. Projektet sponsor kunne introducere den første opdatering, og derefter projektlederen eller en anden udpeget person kunne fortsætte med følgende opdateringer.

5. Overvej, hvordan budskabet vil blive meddelt.
Der er mange måder, du kan kommunikere ændringen, fra en særlig all-selskab møde til en linje i din månedlige projekt statusrapport. Du skal følge den proces, som du har skitseret i dit projekt kommunikationsplan og mener også, at hvordan du kommunikerer budskabet er lige så vigtigt, hvis ikke mere, end hvad du kommunikerer.

For eksempel, hvis du holder en særlig all-selskab møde at annoncere ændringer i dato, vil folk få den forstand, at ændringen er en big deal. På den anden side, hvis du bare smutte det i sidste linje af et projekt opdatering, der bliver lagt ud på et sjældent besøgte hjemmeside, mennesker kan enten ikke se det eller tror du forsøger at skjule det.

Hvis meddelelsen formidles i person, være opmærksom på talerens nonverbale kommunikation, såsom øjenkontakt, ansigtsudtryk og tonefald. Disse ikke-verbale elementer bør formidle oprigtighed, tillid og empati: "Jeg fortæller sandheden, jeg ved, hvad jeg taler om, og jeg tænker på hvordan det påvirker dig." Også beslutte på forhånd, hvor spørgsmål vil blive behandlet og af hvem.

6. Opfølgning efter kommunikationen.
Det er vigtigt, at der er hyppig opfølgning efter kommunikation for at sikre, at folk har modtaget meddelelsen og til at besvare eventuelle spørgsmål eller bekymringer. Denne feedback vil hjælpe dig med at afgøre, hvad /hvordan man kommunikerer næste. Er uformelle kommunikationskanaler værdifulde her, fordi folk kan være mere åbne om deres opfattelse af projektet, når de er stående omkring vandkøleren eller på parkeringspladsen, end når de er i formelle møder projekt status.

Projekt ændringer ske. Kommunikere en ændring i go-live-dato projektets behøver ikke at afspore dit projekt. Det kan være en mulighed for at gense (eller oprette) kommunikation, risikostyring og forandring forvaltningsplaner dit projekts. Under disse planer på plads, vil hjælpe med at sikre, at ændringerne ikke forstyrrer projektet eller hindre dens endelige succes.

Copyright (c) 2008 Gilda Bonanno LLC Alle rettigheder forbeholdes
Du kan genoptrykke hele denne artikel, og du skal indeholde copyright info og følgende erklæring "Gilda Bonanno er en højttaler, træner og coach, som har specialiseret sig i at hjælpe enkeltpersoner og organisationer at bryde ud af deres komfort zoner og blive mere succesfuld, end de troede muligt. Kontakt hende på www.gildabonanno.com. . "