Tjekliste for travle ledere

Tjekliste for travle ledere
10 tips til organisationen

af Mary Sigmann, Certified Professional Organizer ® bedre tidsstyring, effektivitet og;

1. "Bookend" din dag med planlægning og tilrettelæggelse.
Når du starter din dag med en plan og en organiseret kontor, er du i stand til at ramme jorden kører og udrette så meget mere. Hver morgen, anmeldelser og revidere din "at gøre" liste. I slutningen af ​​dagen rette op dit arbejde rummet og skabe din tidsplan for den følgende dag.
2. Fokus på opgaven ved hånden.
Det er svært at gøre mere end én opgave godt på et tidspunkt. Sæt din energi i at gøre en ting til højre og gå videre til den næste ting, når du er færdig. Hvis det er nødvendigt, efterhånden en liste over, hvad der skal gøres som nye opgaver dukker op.
3. Braklægning en blok af uafbrudt tid i løbet af dagen.
Lad alle, du arbejder med, at du er tilgængelig for telefonopkald, aftaler eller spørgsmål, og i løbet af denne tid. Brug din uforstyrret tid til at reorganisere eller fange op på opgaver, du normalt ikke har tid til
4.. Tag kontrol over din email.
Slet e-mails på en regelmæssig basis, tjekke e-mail kun på bestemte intervaller, og holde så lidt i din in-box som muligt. Hvis du føler at du er ved at drukne i e-mails, der er afsat en blok af tid bare for opgaven med at få dem under kontrol.
5. Udvikle en "kort opkald" tankegang.
Forventes Courtesy i erhvervslivet samtale, men du kan stadig gøre kortfattethed din hensigt uden at være uhøflig. Erstat "Hvordan har du det?" med "hvordan kan jeg hjælpe dig?" Åbne spørgsmål som: "Hvordan har du det?" invitere længerevarende reaktioner.
6. Etablere grænser på hvor længe du vil tillade møder for at holde.
Nøglen til en effektiv (og kortfattet) mødet er forberedelse. Lade alle vide før tid, hvor længe mødet vil vare, de emner, der vil blive tale om, og de oplysninger, du forventer hver person til at bidrage. Hold dig til planen og modvirke sidetracking.
7. Lav en enkelt side liste over ofte kaldte telefonnumre og sende det i nærheden af ​​din telefon.
Det tager længere tid, end du er klar over at slå op et nummer på din computer eller Rolodex. Har de numre, du har brug for oftest på spidsen af ​​din opkald finger.
8. Gruppere lignende opgaver for maksimal effektivitet.
Returning telefonopkald, besvare e-mails, skrive personlige noter, og løbe ærinder er alle kategorier af opgaver, der er gjort lettere, hvis grupperet sammen. Når du foretager et telefonopkald det er lettere at bare holde bevæger sig ned på listen.
9. Føre separate in-bokse til forskellige kategorier af papirer
Prøv at adskille dine papirer ind i disse kategorier:. Elementer, der er umiddelbar og vigtig; elementer, der er "på hold" eller verserende; elementer, der er klar til at blive indgivet, videre til en anden eller anmeldt på et senere tidspunkt. Hold i-kasser på en overflade i nærheden af ​​dit skrivebord.
10. Hold dit skrivebord uden rod.
Holde din hæftemaskine, tape dispenser, ekstra penne og andre forsyninger i en skuffe i stedet for på toppen af ​​dit skrivebord. Display fotos, priser og nips på vægge eller hylder, og forbeholde toppen af ​​dit skrivebord til det væsentlige - din telefon, computer og dagens papirarbejde
..