5 tips om Sådan finder du din Papirarbejde I 30 sekunder eller mindre

mængder af information bliver kastet på os hver dag, vender os til “ information overload zombier &"; . gør det vanskeligt at afgøre, hvad de skal gøre med alle disse oplysninger

Hvad mener jeg med “? information overload &"; Det &'; s de oplysninger, der enten indsamles, fordi vi har et projekt at gøre, nyhedsbreve, oplysninger, der sendes til os af andre, eller vi udskrive det, hvis vi “ måske &"; brug for det senere. Whoa! Nu hvad gør vi med alle disse oplysninger, og hvordan vi kategorisere det?

Og gør du indser, at folk bruger op til 1 time om dagen bare på udkig efter ting (over 6 uger om året)? Det gør ikke &'; t mener vi finder det, det betyder bare, at vi &'; re leder efter det. Bare tænke over, hvordan mængden af ​​papirarbejde er overvældende, isn &'; t det

Her er 5 tips, der vil hjælpe dig med at beslutte, hvordan man sortere og kategorisere dine papirer i, hvad jeg kalder en “? Pæn rod &"; &handel; . Det &'; s enkel. Det &'; s let – når du ved, hvordan

1.. Først skal du beslutte, hvilke typer af oplysninger, du modtager hver dag: Så fyldes op generelle kategori navne, som du har brug for at handle på: Data Entry, Call Backs (mennesker, du &'; ve opkald og afventer svar), Møder (“ Møde Munchies &"; – gør det sjovt), Opfølgning (Gotta Do eller Else), læse senere, hvad ville jeg gøre, hvis jeg Vandt Lotto ?, bare for mig osv Sørg for at holde ikke mere end 7 kategorier
.

2. Du vil måske at farve kode disse filer. Jeg synes, at folk relaterer til “ farver &"; første, “ billeder &"; sekund, og derefter “ ord &"; sidste. Beslut hvad farver er bedst for dig.

3. Tag hvert papir og beslutte, om du virkelig har brug for det, kan bruge det nu, eller du kan få det fra en anden kilde senere, hvis du virkelig har brug for det. Hvis du tror, ​​du kan bruge den senere, titel et stykke papir kaldes, “? Hvor Har jeg sætte det &"; Skriv datoen i 1. kolonne, beskrivelsen af ​​varen i 2. kolonne, og i 3. kolonne, hvor du &'; d sted at information (en mappe i Word eller et bogmærke og /eller hjemmeside-adresse, biblioteket eller andet sted i dit kontor). Så drop hvert stykke papir i disse kategorier, indtil du kan komme til dem.

4. For de papirer, der har brug for at følge op med det samme, sætte disse elementer i en skrabekæder system, og skriv datoen i øverste højre hjørne du skal tage handling på. Sætte disse oplysninger i juli Pendaflex hængende fil (for eksempel) eller i en desktop-fil mappe (Jan-december 1-31) i en desktop plastbeholder på toppen af ​​dit skrivebord. Så skriv hvor du sætte det papirarbejde på dit papir kalender eller input til din elektroniske kalender. Hvis det &'; s møde, jeg kan lide at sætte oplysningerne i min skrabekæder systemet dagen før den egentlige mødedato, så jeg kan indsamle yderligere oplysninger, som jeg kan have glemt

5.. Nu, &'; s hvad jeg kalder en “ pæn rod &"; &handel ;. Placering af papirarbejdet i kategorier i en beholder eller fil skuffe som &'; s specielt med henblik på at kategorisere det papir, som du nemt kan referere senere, er nøglen til at finde dine papirer i 30 sekunder eller mindre

Husk børnehave. ? De har “ aktivitet zoner &" ;: Blokke, Reading, etc. Som voksne, er vi nødt til at skabe et arbejdsmiljø, &'; s baseret på “ børnehave metode &"; af aktivitet zoner baseret på, hvordan vi forholder os til vores papirer og ting, som vil hjælpe os til at blive mere effektiv og stress mindre, fordi vi &';. re mere organiseret

Vær kreativ. Have det sjovt og begynde at dreje DINE “. Bunker i filer &";
.