Hjælp! My Time er helt Uncontrollable!

Jeg mødte for nylig med en klient på Denver Vand til sin 1-mod-1 “ i skyttegravene &"; udnævnelse at få organiseret. Da jeg først ankom, erklærede han, “ Jeg ville være helt organiseret, hvis det weren &'; t for andre mennesker. Som det er, min dag er så ukontrollabel, at jeg aldrig har tid nok til at få tingene gjort &"; Lyder det bekendt?

Mange mennesker sted skylden på ydre kræfter til en vis grad. Det &'; s nemt at gøre og forståeligt. Afbrydelser er meget frustrerende, især når du har en dejlig to-do liste lagt ud for dagen. Tricket er at finde ud af, hvordan at vinde nogle antydning af kontrol i en ukontrollabel miljø

Her er tre af Bob &'; s vanskelige situationer og de løsninger, vi kom op med:.
1.. Situation: Bob er leder af kunstneriske og Reproduktion grupper de. Han gør store købsbeslutninger for hans organisation på trykning, kopimaskiner, storage-løsninger, osv Derfor har han kreditorer standsning uanmeldt for at demonstrere deres produkter. Da de gjorde den lange tur derude, han følte dårlig dreje dem væk. De uplanlagte produktdemonstrationer kastede sin tidsplan for en løkke.

Løsning: Han vil gøre bedre brug af hans administrativ støtte personale, der kører repro butik. Snarere end ushering leverandører til sit kontor på ethvert tidspunkt, vil de screene leverandører. Ved ankomsten, personale vil trække sig ud Bob &'; s nye månedlige udnævnelsen tidsplan bog, hvor Bob har blokeret en halv dag to gange hver måned for udnævnelser. Da han vandt &'; t ved sælgeren selv stoppet af har han indvilget i at holde op med at føle sig skyldig for at vende dem væk. En politik med angivelse af “ Ingen walk-in udnævnelser &"; vil holde det fra at være personlig. Sælgere vil stadig have mulighed for at demonstrere deres varer, men det vil være på Bob &'; s bekvemmelighed, i stedet for den anden vej rundt.

2. Situation: Som master kunstner i sin organisation, han modtager “ i sidste øjeblik &"; anmodninger fra medarbejdere til “ hurtigt &"; udarbejde en illustration eller billede til et dokument, tegn, eller brochure. Folk har en tendens til at tænke “ F2, Poof &"; her &'; s din tegning, ikke at indse, hvor meget tid går i den kreative proces. Bob skal ofte fundere på et projekt for dage, indtil han &'; s inspireret til at skabe den perfekte illustration. Så han bliver sent og kan &'; t sove om natten, understreger ud af om fristen. Kunstværket han producerer ofte ikke kvaliteten det kunne have været, hvis han havde haft den rette tid til at afsætte til projektet.

Løsning: I de 22 år Bob har arbejdet for dette selskab, har han aldrig udgivet en “ bly-tid &"; politik. Svarende til en redaktionel kalender for et magasin, vi har arbejdet op en tidsplan. Hvis dit projekt er på grund af (w) dato, du har brug for din illustration af (x) dato, og jeg har brug for (y) tid til at fuldføre denne type arbejde, så det vil være på grund af (z), hvis (w) er at ske. Folk havde simpelthen ikke indset kompleksiteten af ​​hans arbejde før og hvor lang tid det egentlig tog. Bob var i stand til at tage presset ud af sig selv ved at udgive og pege på den politik, når folk kom ind med urealistiske deadlines. Bob kunne gøre undtagelser fra politik, når det er nødvendigt, men han var ikke længere på andre &'; Beck og opkald.

3. Situation: Kolleger ville gå lige ind i Bob &'; s kontor på uhensigtsmæssige tidspunkter, ret, da han havde en “ kreative &"; øjeblik og havde brug for lidt privatliv og tænker tid. Da de begyndte at tale uden at blive anerkendt, ville Bob miste sin tanke og hans kreative energi. Han endte frustrerede og være uhøfligt at kolleger.

Løsning: Bob havde en dør, at han kunne lukke, men han følte, at det var uhøfligt at gøre det. Så fik vi en detail-typen ur, der sagde, “ være tilbage på &"; med uret hænder og en hængende fil boks for folk at aflevere anmodninger. Bruges sparsomt, har dette været et uvurderligt værktøj for Bob. Når han er lige midt i en vigtig, kreativt projekt og ville foretrække ikke at blive afbrudt af hans “ flow, &"; han blot hænger uret på døren, sætter hænderne for en halv time eller deromkring, og lukker døren. Folk don &'; t banke, fordi de don &'; t ved, at han &'; s indeni. Da han var færdig, han straks fjerner tegnet og åbner døren. Selv folk, der har opdaget hans system don &'; t udnytte og banke, fordi de ved, at han bruger systemet retfærdigt og er snart tilgængelig igen.

Konklusion: Jeg har sjældent fundet forhold, der er 100% helt ukontrollabel. Det kan bidrage til at holde en tid log for en uge for at afgøre, hvem der afbryder dig, på hvilke tidspunkter, og til hvilke poster. Med disse oplysninger, kan du gå tilbage og tage en neutral kig på, hvad systemer, du kan være i stand til at sætte på plads til at få en vis kontrol. Hvis du gerne vil have en Time Log formular og retninger, I &'; ll være glade for at e-maile dig et Word-dokument til at hjælpe dig i denne aktivitet.

TIME TIPS og fælder

• Stop nagende dine børn om at få klar til skolen om morgenen! Jeg voksede træt af at minde Meagan (6 år) til at gøre visse ting hver morgen. Så vi satte os ned og opført ud af alle de opgaver, uanset hvor lille, der er nødvendige for at få hende ud af døren hver morgen. Vi kom op med 20 ting! Ikke underligt Jeg følte ligesom en brækket rekord. Så vi lavede en tjekliste, og nu Meagan kan helt få sig klar til skole med nogen hjælp fra mig! Hvis du &'; d gerne en kopi af vores pæn tjekliste, er du velkommen til at kontakte mig. I &'; sender dig et Word-dokument via e-mail vedhæftet fil.

• Behold kun de ting, som du rører eller bruger dagligt på toppen af ​​dit skrivebord. Alt, hvad der isn &'; t anvendes hyppigt shouldn af &'; t være ude roder dine overflader. Når du er færdig med at bruge et emne, sætte det tilbage umiddelbart

• Køb en lodret fil til at holde en fil mappe pr medlem af din familie. Få hver person til at acceptere at sætte vigtige papirer for andre medlemmer af familien i den relevante mappe. Dette vil holde flere bunker fra formning og leder efter en vare vandt &'; t kræver en søgning af hele huset. Når mail ankommer, placere hver person &'; s post i den rigtige mappe. Børn kan tømme tilladelse glide eller skolearbejde, som du har brug for at se ind i din mappe. Du kan placere telefonbeskeder i mapperne også
.