Hvorfor et Excel regneark er ikke nok, hvis du virkelig ønsker at være produktiv

Er det ikke &'; t det sjovt, hvordan vi opdager ting i livet, som vi havde ingen idé var muligt? Ofte vi don &'; t ved vi don &'; t ved, men nogle gange er vi ved, at vi don &'; t ved, og at &'; s, når vi kommer til at holde et åbent sind og ophold ivrige efter at lære. Og når du &'; re den ene gør undervisningen, det &'; at s sjovt at åbne en anden &'; s sind til mulighederne. Det &'; s sjovt at oplyse vejen

Det er noget jeg kommer til at nyde regelmæssigt, når jeg underviser de strategier fra Taskology &handel; i forbindelse med brug af Microsoft Outlook ® og jeg får at gøre det hver dag med mine private kunder. Men mens jeg kan &'; t arbejde 1: 1 med alle, (hvilket er grunden til I &'; m starte min Taskology &handel; Boot Camp snart!), Kan jeg bruge min e-zine og blog artikler til at forsøge at belyse vejen for andre, der don &' ; t endnu vide, at der &'; s bedre måde at styre deres dag ved hjælp af de værktøjer, de allerede har

Jeg har for nylig talte med en professionel her i Baltimore, som havde deltaget i en af mine præsentationer.. Han &'; s interesseret i at tage sit arbejde dag produktivitet til det næste niveau, og han spurgte om min e-bog, og" Få mere fra hånden … ! Nu &"; Han spekulerede på, om det ville hjælpe ham med hans opgave management.

Før jeg svarede, jeg gravede lidt dybere, og spurgte ham et par spørgsmål om, hvad der præcist han gør i dag til at styre sine opgaver. I stedet for at besvare mit spørgsmål direkte, at han først ville fortælle mig, at han anser sig selv meget organiseret og produktiv, og at han &'; s læst en række bøger, der har hjulpet ham på hans produktivitet, som lød stor! Så gik han mig gennem en liste over andre arbejdsdag praksis, at han var stolt af, og der lød som de arbejdede for ham og jeg begyndte at spekulere på, hvorfor han havde brug for at tale med mig overhovedet!

Jeg holdt spørge flere spørgsmål om, hvad der var ikke &'; t arbejde, så jeg kunne finde ud af hvor jeg potentielt kunne hjælpe ham og udover at finde ud af, at han &'; d skabte en e-mail-mappe for alle, der &'; nogensinde r sendte ham en e-mail (en praksis jeg helt fraråde, ved den måde) Jeg fik svaret på mit opgavestyring spørgsmål: Han &'; s ved hjælp af en Excel-regneark til at holde styr på sine opgaver

Aha.! Dette er en jeg tilflugtssted &'; t hørt i lang tid. Og ja, ville min e-bog hjælper

Så jeg begyndte med at rose ham – og I &'; ll rose nogen af jer også, der gør det samme – fordi der i mindst dig &'; re at få dine gøremål, påmindelser og projekter ud af dit hoved og ind på noget andet. Uanset om det &'; s på papir eller i et regneark som den i Excel, det &';! Sa god start

Men der er så mange fordele ved at bruge en elektronisk Opgaveliste – som den i Microsoft Outlook ® – der langt opvejer fordelene ved at bruge et Excel-regneark. Du &'; vil være i stand til at spare mere tid, tømme din indbakke hurtigere og bruge en lettere, mere strømlinet opgaveliste som &'; s. Del af et større integreret system

Når du bruger et Excel-regneark, her &'; s hvad du &'; re mangler og hvorfor du &'; re vil ønsker at droppe dette system som en varm kartoffel

Du kan &';.. t tømme din indbakke nemt
Da mange gøremål, påmindelser, information udnævnelse, og kontaktoplysninger venter på dig i din indbakke, det &'; s afgørende at være i stand til nemt at overføre data fra din e-mail til andre vigtige “ spande &"; i din integrerede e-mail-system, ligesom Kalender, Kontakter og Task listen

Men et Excel-regneark isn &';. t en del af noget andet system, så der &'; s ingen forbindelse mellem dine opgaver og e-mails eller noget andet. Og nej, jeg &'; taler ikke om brugen af flag system, som jeg kan &'; t står. I &'; m blot at tale om at være i stand til nemt at overføre oplysninger og vedhæftede filer til en opgave, når det er nødvendigt, som for mine klienter er hele tiden

Dette er et vigtigt skridt, du kan simpelthen &';. T undvære, når du ønsker at være mere produktive, og det &'; s skridt du kan &'; t gøre, når du bruger et Excel-regneark. Når du &'; re fast med denne begrænsning, det &'; s meget sværere at skille dig af e-mail for god, prioritere alle dine opgaver, og være mere produktive
Du kan spilde tid du kan &';. T råd til at spilde <. br> Hvis du &'; re brug af et Excel-regneark til opgavestyring, kostbar tid er utæt ud af din dag. Der er flere måder, du kan spare tid ved at bruge en eksisterende opgave liste i din e-mail-system, især som den i Microsoft Outlook ® ;.

Hvis du er nødt til at omprioritere (læs: re-sortere) dine opgaver på Excel-regneark, hver gang du tilføjer en opgave, du &';. re spilde tid

Hvis du ofte re-sortere din liste af forskellige parametre som handling dato, forfaldsdato, beskrivelse, projekt, program, job , klient, eller en anden parameter, hver gang du ønsker at se dine opgaver forskelligt, du &';. re spilde tid

Hvis du er nødt til (eller gerne) format /re-format din Excel-regneark, når du tilføjer nye oplysninger, du &'; re at spilde tid. Du kan finde dig selv ved hjælp af de mange formateringsindstillinger til rådighed for dig:. Indpakning, centrering, begrunde, farvestoffer, eller vælge skriftstørrelser, fed tekst eller understregning

Brug en eksisterende, elektronisk Opgaveliste betyder formateringen er allerede gjort for dig og eliminerer behovet for det, hvilket forenkler din proces. Det betyder: mindre tid brugt på formatering og mere tid faktisk gør dine opgaver
et Excel-regneark er ikke så strømlinet eller let at læse
Hvad mener jeg med det..? Nå, når du &'; re at kigge på et Excel-regneark, du &'; re at kigge på hver en bid af oplysninger, herunder opgaven, din handling dato, du &'; re “ grund &"; dato (hvis der er en), dine noter, hvis du har en kolonne for “ noter, &"; og flere kolonner for ting som projekt, program, job eller klient, hvis du har tilføjet dem. Medmindre du &'; re skjule rækker, du &'; re sandsynligt at se på en masse oplysninger – mere end du virkelig har brug

Ikke alene er mange af disse oplysninger unødvendigt, når du bruger Taskology &handel; metode til opgavestyring, men bruger det med Outlook mindsker behovet for at se på alt det visuelle rod i et regneark. Der &'; s allerede en nem at læse, eksisterende struktur til en Taskology &handel; opgaveliste. Det &'; s strømlinet, kortfattet og overskuelig. Du behøver kun at se dine opgaver for i dag, mens blot skjule fremtidige dage med et klik på musen

Og for dag &';. Opgaver, alt du behøver at se er opgaven og handling dato og resten, ligesom dine noter, relaterede e-mails og andre detaljer, kan skjules, indtil det øjeblik, du rent faktisk arbejder på denne opgave. Ingen grund til at se tonsvis af visuelle rod, som kan være svært for øjnene, distraherende og måde mere end du har brug for at se eller tænke over

Så hvis du &';. Re brug af et Excel-regneark – eller papir – for din to-do liste, overveje at flytte til en elektronisk opgavelisten i et system, du allerede har. Begynd at reducere mængden af tid, du bruger ved hjælp af listen og i stedet bruge mere tid på at gøre, hvad &';.. S på listen