8 Dokumenteret strategier til at forbedre din tid ledelseskvalifikationer

Det er ikke let at planlægge, når du er i “ reaktion &"; tilstand. Når du er organiseret, du har tendens til at føle sig mere trygge og i kontrol, og langt mindre stressede eller overvældet. Du er i stand til at se det større billede for at tænke strategisk og vurdere dine prioriteter og tidslinjer mere objektivt. Effektiv planlægning sætter dig op til at være proaktiv snarere end reaktiv, når det kommer til håndtering af din tid og dine prioriteter. Her er 8 strategier til at hjælpe dig med at få kontrol over din tid:

1. Planlæg din næste dag plus de følgende 2 dage. Ved slutningen af ​​hver arbejdsdag, som du planlægger de kommende 3 dage, skal du sørge for at sætte en nøjagtig tid skøn ud for alt du planlægge ind i din kalender. Dette hjælper dig med at holde fokus og realistisk om, hvad du kan udrette på en dag. Når du organisere din næste dag plus 2 dage ud, kan du få virkelig klar på dine højeste prioriteter og de vigtigste elementer.

2. Bestem de øverste 2-3 emner, du vil udrette hver dag. Hver dag, som du planlægger ud den næste dag, fastlægge de øverste 2-3 ting, du vil udrette. Jeg sætter disse 2-3 elementer på 2 eller 3 indlæg it noter og placere post it noter på min computer som en konstant påmindelse om at få dem gjort den dag. Jeg fokuserer på at færdiggøre dem så tidligt som muligt i dag, så jeg ikke har dem hængende over mit hoved, og jeg ikke forlader mit kontor, indtil disse 2-3 opgaver er afsluttet. Det er meget givende at rive den udfyldte post it note fra min computer, når opgaven er slut behandlet.

3. Afsætte tid første ting om morgenen for de væsentligste punkter på din opgaveliste. Udgifterne 30-60 minutter om de vigtigste punkter på din to-do liste, især før du læser dine e-mails, vil blive din bedste tid brugt. Ofte de vigtigste punkter på din opgaveliste er ikke haster, så det er en udfordring at komme til dem. Ved at fokusere på dem først ting om morgenen, før du får et sidespor, vil sikre at du får tid til dem. Du kan også overveje at blokere off tid hver morgen for disse meget vigtige projekter eller opgaver.

4. Anslå den tid det vil tage at fuldføre en opgave, og værdien af ​​at tage på opgaven. Når det besluttes, om der skal planlægge en opgave, så spørg dig selv ikke kun “ hvor lang tid vil denne aktivitet tage &"; men også overveje, hvad tilbagebetalingstiden eller fordele af at tage på opgaven vil være for dig og din virksomhed. Vi har ofte tillader andre menneskers &'; s prioriteter og dagsordener til at arbejde i vores kalendere uden at overveje den sande værdi af aktiviteten. Når du har bekræftet, at aktiviteten er vigtig, gå videre og planlægge et passende anslåede tid til at fuldføre det.

5. Separate store projekter i mindre tid bidder. Nogle gange tror vi, at vi er nødt til at blokere en hel dag til at tackle et stort projekt. Tager et stort projekt og chunking det ned i mindre tidsrammer giver mening. Overvej 30 minutter eller 1 time tid bidder at begynde at arbejde på et stort projekt. Tager mange mindre skridt i retning af at udfylde en stor opgave vil give dig mulighed for at gøre fremskridt og føle sig mere i kontrol. Start små, fastholde fokus på det endelige resultat, og holde sig til det. Før du ved af det, vil du har fuldført opgaven og nået dit mål.

6. Bestem din mest produktive tid og planlægge dit arbejde at drage fordel af, når du arbejder bedst. Du kan være en tidlig fugl eller foretrækker at arbejde ind i de små timer. Hvis du kan, planlægge dit arbejde i overensstemmelse hermed, så du kan optimere din kvalitet og produktivitet.

7. Hold en tid log. Spor den tid, du bruger på opgaver i en periode på 2-4 uger. Dette er en fantastisk måde at fastslå, hvor du bruger din kostbare tid. Du vil blive overrasket over, hvor meget tid synes at være forsvundet eller brugt på aktiviteter, der er bare ikke så vigtigt. Gør denne øvelse selv når giver dig enorm indsigt til at foretage ændringer om, hvordan du bruger og planlægge din tid.

8. Skema 45 minutters møder i stedet for en time møder. Farende fra det ene møde til det næste uden nogen tid mellem kan virkelig gøre dig føle, at du kører på en hamster hjulet. Tager selv 15 minutter mellem møderne vil give dig mulighed for hurtigt tjekke beskeder eller e-mails, i stedet for under møder, samt giver dig mulighed for at nærme dine møder i en mere afslappet og i kontrol måde.

En fælles klage jeg hører fra ledere og ledende medarbejdere er, at de går fra møde til møde hele dagen lang og aldrig komme til de ting, de havde håbet at tackle. De føler sig overbebyrdede og over reserveret. Bare husk, at du kan tage kontrol over din kalender til enhver tid. Valget er dit. Sørg for at du gør dig selv, og hvad der betyder mest, prioriteres først
.